1.Об итогах выполнения третьего этапа реформы.

Доклад зав. техническим отделом Гришина Т.Л.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней Разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей:

«СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают пред­седатель и секретарь.

14.

Официальные документы, как правило, создаются на блан­ках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведен­ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор­ганизации — авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два фор­мата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов АЗ и А6 по ГОСТ 9327.

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное про­странство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходи­мы для подшивки документа, для проставления некоторых слу­жебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 размеры полей должны быть не менее, мм:

левое поле — 20; верхнее поле — 20;

правое поле - 10; нижнее поле — 20.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

В любой организации создается, как минимум, три вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называе­мый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации) бланк конкретного вида документа.

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следую­щие реквизиты 01 (02 или 03), 04,05,06,08,09 и необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 14,15,17,18,19,20:

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерче­ское предложение» или «деловое письмо».

Общий бланк. В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты 01 (02или 03), 08,11,14:Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08,10,14 и при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13,18,19.Бланки для конкрет­ных видов документов целесообразно создавать, если в организа­ции применяется большое количество документов этих видов (на­пример, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках. В организациях субъектов Россий­ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче­стве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации». «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и на­циональном, на одном уровне, используя продольное располо­жение реквизитов, при этом реквизиты 08,09,14 печатают на русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне

Возможно создание бланка на двух языках, если организа­ция ведет переписку с иностранными корреспондентами. В та­ких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается иска­жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных..

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовле­нии бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Помимо бланка организации в крупных управленческих ап­паратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации — автора документа Если создается бланк должностного лица, то наименован» должности размещается ниже наименования организации — автора документа

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольно и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагаю вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо п центру. При угловом расположении реквизиты занимают пло щадь (72,8х88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письма докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, о метки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

15. Прежде всего обратимся к Конституции Российской Федерации, являющейся главным документом государства и имеющей наивысшую юридическую силу на всей территории Российской Федерации. В Конституции РФ указываются виды законодательных актов, принимаемых в государстве. Кроме того, в Конституции в общих чертах прописан порядок принятия Конституции, внесения в нее поправок, пересмотра Конституции, а также порядок внесения, рассмотрения, принятия, подписания и обнародования законов. Конституция называет также виды актов, принимаемых Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством РФ:

Совет Федерации и Государственная Дума принимают постановления, а вопросы внутреннего распорядка своей деятельности отражают в регламенте;

Президент Российской Федерации издает указы и распоряжения;

Правительство Российской Федерации издает постановления и распоряжения.

Вопросы документирования нашли отражение и во всех Кодексах Российской Федерации. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском кодексе, регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений. Например, ст. 47, касающаяся актов гражданского состояния, перечисляет разновидности актов (свидетельств): рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени, смерти и порядок их регистрации, указывает порядок исправления и изменения записи актов.

Статья 52 целиком посвящена учредительным документам. Глава 7 Гражданского кодекса РФ целиком посвящена ценным бумагам. Статья 185 дает определение доверенности, указывает разновидности этого документа и требования к порядку удостоверения.

Не меньше указаний на порядок документирования и видов документов содержит Трудовой кодекс, новая редакция которого принята 30 июня 2006 г.

Прежде всего обратим внимание на то, что в самом Кодексе перечислены законодательные и иные нормативные и правовые акты, в которых регулируются трудовые отношения.

Большой раздел Трудового кодекса (III) посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, - трудовому договору, требования к которому расписаны детально.

В ст. 66 мы находим указания о еще одном важнейшем виде документа - трудовой книжке. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству".

Трудовой кодекс перечисляет виды документов, представляемые при заключении трудового договора устанавливает порядок и сроки выдачи копий документов (названы их виды), связанных с работой.

В целом значительная часть Трудового кодекса освещает именно процесс документирования трудовых взаимоотношений.

Специальная глава Трудового кодекса (гл. 14) посвящена вопросу защиты персональных данных работника. В ней мы находим определения терминов "персональные данные" и "обработка персональных данных", общие требования к обработке, защите, хранению, использованию и передаче персональных данных. Более детально вопросы защиты персональных данных раскрыты в новом Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Закон также начинается с определения терминов "персональные данные" и "обработка персональных данных", однако их сопоставление показывает, что они не совпадают.

Достаточно полно в законодательстве проработан вопрос использования изображений Государственного герба и гербов субъектов Российской Федерации на бланках и печатях. Прежде всего, это Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", который, дав описание герба, указывает категории организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках: в многоцветном, одноцветном варианте и одноцветном без геральдического щита, а также документы, на которых воспроизводится Герб РФ.

В соответствии с Законом «О языках народов Российской Федерации» в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. Государственный язык является обязательным и при опубликовании федеральных законов и иных правительственных актов, но в республиках Российской Федерации они наряду с официальным опубликованием на государственном русском языке могут быть опубликованы на государственных языках республик.

Статья 16 Закона «О государственном языке Российской Федерации» посвящена использованию языка в официальном делопроизводстве. В соответствии с этой статьей делопроизводство в республиках Российской Федерации ведется как на государственном языке, так и на языке данной республики.

Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» направлен на обеспечение конституционных прав каждого свободно получать, передавать и распространять информацию, на тайну переписки, почтовых, телеграфных и иных сообщений, устанавливает систему правовых гарантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации.

Федеральный закон «О наименованиях географических объектов» от 18.12.1997 № 152-ФЗ устанавливает правовые основы деятельности в области присвоения наименований географическим объектам и переименования географических объектов.

Государственное регулирование норм работы с документами распространяется и на конфиденциальную информацию. Это прежде всего Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне", Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» определил перечень сведений, составляющих коммерческую и государственную тайну, и порядок засекречивания этой информации.

Для любой организации, в которую могут обратиться граждане, важен Федеральный закон Российской Федерации от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Закон разграничивает и определяет, что понимается под обращением, заявлением, предложением, жалобой граждан. В нем изложены требования к письменному обращению:

- указание, кому направляется обращение (название государственного органа или органа местного самоуправления; фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица; должность соответствующего лица);

- фамилия, имя, отчество автора обращения;

- почтовый адрес для направления ответа;

- личная подпись;

- дата.

Следовательно, это требование исключает анонимность обращения.