Тема 6. Первинне спостереження , документація та інвентаризація.

Основні питання теми:

1.Первинні документи, вимоги щодо їх оформлення

2.Групування первинних документів

3.Зміст та вимоги щодо опрацювання первинних документів

4.Організація документообігу.

5.Інвентаризація, її завдання і види.

6.Порядок проведення інвентаризації.

7..Порядок визначення та відображення в бухгалтерському обліку розмірів збитків від нестач, крадіжок та псування матеріальних цінностей

1.Первинні документи, вимоги щодо їх оформлення.

Будь-яка операція повинна відображатись на місці її здійснення у відповідних бухгалтерських документах. Така реєстрація господарських операцій називається первинним обліком, який є основою бухгалтерського обліку. Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в бухгалтерському обліку здійснюються на підставі первинних документів.

Первинні документи – це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації на їх проведення.

Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це можливо, безпосередньо після її завершення.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, а також на бланках спеціалізованих форм.

Первинні документи для надання їм сили й доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити, які повинен перевірити відповідальний виконавець до введення їх в систему обліку:

- назва документу (форми);

- номер, дата і місце складання;

- назва підприємства, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції, одиниця вимірювання господарських операцій;

- посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

За відсутності будь-якого реквізиту первинний документ втрачає доказову силу і не може бути прийнятий для здійснення записів у регістрах бухгалтерського обліку. Первинні документи можуть мати інші додаткові реквізити.

Записи в первинних документах здійснюються лише синім або чорним кольором чорнил, які забезпечили б зберігання даних записів протягом встановленого терміну зберігання.

Вільні рядки обов’язково прокреслюються.

Документи фінансово-господарської діяльності (чеки, платіжні доручення, розрахунково платіжні та платіжні відомості, документи на видачу товарно-матеріальних цінностей) обов’язково повинні підписуватись керівником підприємства та головним бухгалтером, або особами які виконують їх функції. В документах на придбання та видачу матеріальних цінностей повинна бути підпис матеріально-відповідальної особи, що відпустила або прийняла їх.

2.Групування первинних документів.

Бухгалтерські документи класифікують за такими ознаками:

- за місцем складання:

а) внутрішні;

б) зовнішні

- за призначенням:

а) розпорядчі;

б) виконавчі;

в) бухгалтерського оформлення;

г) комбіновані.

- за порядком складання:

а) первинні;

б) зведені.

- за змістом:

а) грошові;

б) розрахункові;

в) обліку основних засобів;

г) обліку особового складу;

д)обліку матеріальних запасів.

- за способом оформлення операцій:

а) одноразові; б)накопичувальні.

3.Зміст та вимоги, щодо опрацювання первинних

документів.

Після складання всі первинні документи передаються в бухгалтерію. Кожний документ бухгалтерія ретельно перевіряє за суттю, формою та арифметично.

За суттю встановлюється відповідність господарських операцій, що оформлені документами, чинному законодавству.

За формою перевіряється повнота і правильність заповнення всіх реквізитів, необхідних для цього документа, чіткість і якість текстових і числових записів, своєчасність оформлення господарських операцій і подання документів у бухгалтерію.

Арифметична перевірка полягає в перевірці правильності кількісного відображення цієї господарської операції.

Наступний етап бухгалтерської обробки документів – кодування, таксування і групування.

Кодування – це позначення показників документа діючою на підприємстві системою кодів.

Таксування – визначення грошової оцінки господарської операції (Якщо документи складаються лише в кількісних показниках, то вони переводяться в грошові).

Групування – об’єднання однорідних за змістом первинних документів у групи в накопичувальних або групувальних відомостях для визначення загального підсумку за групою.

Закінчується обробка документів погашенням документів:

- оперативне погашення для прибуткових та видаткових касових ордерів штампу „оплачено”, „отримано”;

- облікове погашення – поставлення на документі кореспонденції (проводки).