7. Організація прес-конференцій

Прес-конференція - це зустріч журналістів з представниками державних установ, суспільно-політичних структур, що має на меті надати ЗМІ фактографічну (цифри, імена, прізвища і т.д.), проблемну та коментують інформацію. Основне призначення прес-конференцій полягає у адресному поширенні інформації (новин, документації, фотографій) серед редакцій ЗМІ.

Підготовка прес-конференції передбачає узгодження низки організаційно-технічних і творчих питань. Насамперед слід визначити що і точний час проведення зустрічі з журналістами з урахуванням існуючого графіка випуску світло більшості газет. Запрошення на прес-конференцію надсилаються редакціям, як правило, протягом тижня. Найчастіше запрошення надсилаються факсом.

Якщо запрошенні буде позначена прохання відразу підтвердити участь, то організатори будуть заздалегідь знати, скільки журналістів будуть бути присутнім на залі, наскільки “персон” готувати фуршет чи коктейль. У запрошенні також потрібен чітко вказати цю тему і, наскільки можна, імена основних доповідачів. Бажано також повідомити деякі подробиці, які б переконати редактора у висвітлення події, але не повідомляти занадто багато деталей, оскільки у разі може відпасти потреба у присутності на прес- конференції.

Якщо прес-конференція представляє загальний інтерес, необхідно підібрати що і час, які усі органи друку. Ранкові газети не люблять публікувати матеріали, що напередодні було надруковано вечірніми газетами, або про які повідомлялося у вечірніх випусках радіо- і телепрограм. Зазвичай прес-конференції призначають на 11.00-11.30 чи 14.30-16.00.

Кожна прес-конференція має власний план, свою структуру, що включає послідовність низки подій. Сценарій прес-конференції містить перерахування всіх подій майбутньої зустрічі із зазначенням виконавців, і часу ( до хвилин), відведеного кожну з двох частин єдиного заходи: відкриття, уявлення господарів (організаторів) прес- конференції; вступне слово ведучого; інформаційні повідомлення; питання й відповіді; закриття; неофіційна частина, куди входять перегляд слайдів, відеороликів тощо. Загальна тривалість прес- конференції неповинна перевищувати 30-50 хвилин. Виступи на прес-конференції готуються заздалегідь. Вони може бути просто зачитані, виучені напам'ять чи сказані імпровізованої формі. Характер цих виступів, їх структура залежить від цілей прес- конференції. Суспільно-політична проблематика вимагає розгорнутого заяви з обґрунтуванням позиції, повідомленням нову інформацію, подробиць і деталей. Організаторами прес-конференцій заздалегідь готується інформаційний пакет документів (прес-кіт), добір в папки. До пакета документів входять прес-релізи, тематичні огляди друку на тему прес-конференцій, довідкові матеріали, офіційними документами, які стосуються темі зустрічі, коментарі експертів.

Що ж до виступів представників фірми, вони повинні бути інформаційними, лаконічними і короткими якщо передбачається, що багато запитань. Досить часто виступи супроводжуються показом слайдів.

Залежно від подій, що обумовлюють місце проведення прес- конференцій, зустрічі журналістів із головними поділяють на кілька видів.

Оперативні прес-конференції проводять у нагальному порядку, за підбиттям підсумків голосування, закінчення переговорів.

Регулярні прес-конференції організуються в попередньо оголошений час у спеціально пристосованих зустрічати приміщеннях.

Якщо організаторами зустрічі з журналістами передбачається демонстрація відеоматеріалів, то найкраще провести перегляд після закриття прес-конференції. Пояснюється це тим, що відеоматеріали несуть додаткову, деталізовану інформацію, та його показ під час прес- конференцій обов'язково зачіпає час зустрічі, що не влаштовує журналістів.

Після закінчення офіційної частини прийнято пригощати журналістів. І хоча погляд фуршет не такою важливою частиною зустрічі, це не така. Такі неформальні зустрічі мають великий змістовний зміст і відіграють істотне значення. Пояснюється це передусім тим, що тут відкриваються величезні змогу встановлення заснованих на виключно взаємній довірі ділових контактів, відкриваються нові джерела обміну інформації та послуг, як із боку журналістів, і зі боку представників ділових кіл, окремих громадських, комерційних і введення державних структур.