42. Упорядкування і фільтрація даних. Яким чином задаються обмеження?

Процес упорядкування БД називається сортуванням.

Для сортування елементів у БД необхідно виконати такі дії:

Ø Клацнути на будь-якій комірці БД.

Ø Вибрати команду Сортування з меню Дані, в результаті чого Excel розкриє діалогове вікно Сортування діапазону.

Ø Клацнути на стрілці в групі «Сортувати за» і вибрати головний ключ сортування (поле, по якому повинна бути виконана сортування).

Ø Вибрати висхідний «за зростанням» або спадний «за спаданням» упорядкування, клацнувши по перемикачу справа.

Ø Якщо потрібно виконати ще одне упорядкування всередині першого, клацнути на стрілці в такій групі «Потім по» і вибрати друге поле сортування і потім - висхідний або низхідний порядок.

Ø При необхідності подальшого ієрархічного упорядкування вибрати поле і порядок упорядкування в останньому списку «В останню чергу, по».

Ø Для відмови від вибору полів і порядку сортування досить, не виходячи з цього діалогового вікна, знову відкрити список полів та вибрати «(не сортувати)».

Ø Клацнути на ОК або натиснути Enter.

Excel відсортує зазначені записи. При необхідності відмовитися від хибної сортування слід вибрати Правка - Скасувати Сортування або натиснути <Ctrl + Z> для відновлення записів БД в колишньому порядку

Форма даних є зручним засобом пошуку записів у БД, поки критерії пошуку прості. Однак набагато більш зручним інструментом цього призначення є фільтри. Фільтр обробляє весь список в електронній таблиці і відображає на екрані тільки ті дані, які потрібно. Перевага цього підходу полягає в тому, що з такою вибіркою можна працювати автономно як з новою таблицею, не завантажуючи екран надлишковою інформацією.

Для активізації потрібного фільтра слід виконати такі дії:

Ø Клацнути де-небудь у БД.

Ø Вибрати Дані - Фільтр - Автофільтр, в результаті чого Excel додасть список, що розкривається до кожної осередку з іменем поля в рядку заголовків.

Ø Клацнути на кнопці списку поля, по значенням якого потрібно виконати відбір записів, і вибрати один із запропонованих варіантів фільтра, клацнувши по ньому.

Після цього Excel покаже тільки записи, що містять у цьому полі вибране значення (всі інші будуть тимчасово приховані). Відфільтровані записи можна скопіювати на інший лист робочої книги або видати на друк. Для цього потрібно просто:

Ø відзначити клітини;

Ø вибрати команду Копіювати з меню Правка (або натиснути <Ctrl + C>);

Ø перемістити табличний курсор до першої комірки таблиці на новому аркуші, клацнувши по ярличку «Лист2» ​​в нижній частині екрана;

Ø натиснути Enter.

43. Що називається базою даних в електронній таблиці? Які дії можна виконувати з інформацією в базі даних?

База даних (date base) - це сукупність збережених в пам'яті комп'ютера даних, які відображають стан деякої предметної області. Дані взаємопов'язані і спеціальним чином організовані.

При такому інформаційному відображенні предметних середовищ упор робиться не на самі об'єкти і їх властивості, а на відносини між ними, що відповідає так званої реляційної точці зору на бази даних.

Excel вміє складати, віднімати, множити, ділити і виконувати безліч інших операцій. Excel дає можливість попередньо проаналізувати наслідки прийняття тих чи інших рішень при конкретних обставинах. Excel дозволяє автоматизувати не тільки розрахунки як такі, але дозволяє створювати і працювати з різноманітними картотеками, системами обліку, базами даних і т.п. Питання збору даних, їх зберігання, обліку та обробки можна вирішити, маючи систему управління списками. Термін список використовується в Excel для позначення бази даних. База даних - це особливий тип робочої таблиці, в якій не стільки обчислюються нові значення, скільки розміщуються великі обсяги інформації у зв'язаному вигляді. Наприклад, можна створити базу даних із прізвищами, іменами, адресами та номерами телефонів ваших знайомих або список групи з усією інформацією про підсумки сесії і про розмір відповідної стипендії або її відсутності. База даних являє собою послідовність записів, що містить однозначно визначену за категоріями та послідовності інформацію. Під кожну категорію даних у записі відводиться окреме поле, якому присвоюється ім'я і відводиться стовпець.