Понятие об учетных регистрах и правила записи в них операций.

Все поступившие в бухгалтерию первичные документы проверяются в части законности и целесообразности оформленных в них операций и правильности арифметических подсчетов. После этого осуществляется регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов. С этой целью данные о хозяйственных операциях из соответствующих документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. В зависимости от строения учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических учетных регистрах операции записываются в последовательности их свершения. В систематических - операции группируются по установленным признакам. Учетные регистры ведутся в форме книг, журналов, ведомостей, карточек, отдельных листов, машинограмм и т.д. Записи в регистрах производятся как вручную, так и при помощи средств вычислительной техники. Учетные регистры должны вестись аккуратно, без помарок и подчисток. Обнаруженные ошибки подлежат исправлению в установленном порядке.

Способы исправления ошибок в документах и учетных регистрах.

Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете существует несколько способов:

1. Корректурный способ исправления ошибок заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписывании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Исправление должно быть оговорено и подтверждено: в документе - подписями лиц, подписавших документ, в учетном регистре - лицом, производившим исправление. Этот способ применяется для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, или записи операций не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке.

2. Дополнительная проводка - применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной.

3.Способ красного сторно - применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или записи большей, чем следовало суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами, и при подсчете итогов вычитается.

Формы бухгалтерского учета.

Строение учетных регистров, применяемых в учете, их взаимосвязь, последовательность и способы записи в них хозяйственных операций определяются формой бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета - это совокупность учетных регистров для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей.

В России наибольшее распространение получили мемориально- ордерная, журнально-ордерная, таблично- автоматизированная и компьютерная. В связи с формированием большого количества малых предприятий получила развитие упрощенная форма бухгалтерского учета на малых предприятиях.

При мемориально- ордерной форме синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях, а для аналитического учета используются книги, ведомости и карточки. На каждую операцию составляется мемориальный ордер, главным содержанием которого является бухгалтерская проводка, дата ее составления и сумма. составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, им присваиваются порядковые номера. После этого данные мемориальных ордеров заносятся в Главную книгу. В Главной книге данные собираются в разрезе дебета и кредита счетов. Итоги по дебету и кредиту переносятся в оборотную ведомость, которая используется для составления бухгалтерского баланса. Эта форма учета достаточно проста, но ее недостатком является то, что необходимо составлять большое количество мемориальных ордеров. В процессе развития мемориально- ордерной формы были разработаны регистры, основанные на группировочных и накопительных ведомостях, книги были заменены свободными листами. Так появилась журнально- ордерная форма учета.

Основным учетным регистром при журнально- ордерной форме являются журналы- ордера, в которые на основании первичных документов или накопительных и группировочных ведомостей заносятся хозяйственные операции. Журналы- ордера обеспечивают хронологизацию и систематизация хозяйственных операций, поэтому журнал регистрации хозяйственных операций не ведется. В основу построения журналов- ордеров положен кредитовый признак отражения операций, при котором данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. Итоги журналов -ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, по данным которой составляется сальдовый бухгалтерский баланс. Широкое использование средств вычислительной техники, и особенно компьютеров, привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Основная их особенность заключается в возможности составления на основе компьютерных программ в автоматизированном режиме учетных регистров, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления установленной бухгалтерской отчетности. С переходом к более прогрессивных формам учета изменяется характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов учета, контролеров и аналитиков.

Сущность и значение отчетности. Подтверждение ее достоверности.

Бухгалтерская отчетность - это единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основании данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Бухгалтерская отчетность организаций состоит из:

- бухгалтерского баланса;

- отчета о прибылях и убытках;

- пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках, включающих: отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, приложение к бухгалтерскому балансу, пояснительную записку и другие формы отчетов, предусмотренные нормативными актами;

- аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту.

Все формы утверждаются Министерством финансов РФ. Организации по результатам своей работы составляют месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность. При этом месячная и квартальная отчетность является промежуточной.

Организации представляют утвержденную отчетность в установленные сроки участникам или собственникам их имущества, территориальным органам государственной статистики, другим органам исполнительной власти, банкам, финансовым органам налоговой инспекции и другим пользователям, на которые в соответствии с действующим законодательством РФ возложена проверка отдельных сторон деятельности предприятия.

При составлении отчетности необходимо:

- соблюдение в течение года принятой учетной политики отражения хозяйственных операций, имущества и обязательств;

- достоверное и полное представление информации о б имущественном и финансовом положении организации и результатах ее деятельности;

- чтобы данные вступительного баланса соответствовали показателям утвержденного заключительного баланса за период, предшествующий отчетному;

- исправление ошибок обязательно подтверждать подписью лиц, их осуществляющих, с указанием даты исправления.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличии, состояние и оценка.