2.2. Алгоритм плана подготовки мероприятий

Подготовка мероприятия включает в себя несколько этапов. Выстроенные в последовательности исполнения, эти этапы представляют из себя план проведения мероприятия. А именно:

– «рождение» идеи мероприятия или получение заказа;

– определение объема и стоимости работ;

– формирование команды;

– закрепление за каждым членом команды определенного направления и объема работы;

– поиск творческого материала (в том числе подбор видеоряда);

– материально-техническое обеспечение мероприятия;

– подготовка и размножение рекламно-информационного материала;

– организация репетиционного процесса;

– подготовка звуко-технического оснащения мероприятия;

– монтаж видеоряда;

– проведение рекламной компании;

– организация работы группы сервиса;

– обеспечение информационной поддержки мероприятия;

– оценка и подведение итогов, в том числе с помощью СМИ.

Следует все этапы подготовки мероприятия описать более подробно на примере концерта «Поющая душа России…», посвященного юбилею С.В. Рахманинова.

1. «Рождение» идеи мероприятия или получение заказа.

Этот этап подготовки мероприятия связан либо с конкретным заказом, либо с памятной датой музыкально-художественного календаря.

Студентами-сотрудниками фирмы «Камертон» было предложено несколько тем будущего мероприятия. Тема, которая была выбрана для апробации проекта связана с юбилейной датой – 135-летием со дня рождения Сергея Васильевича Рахманинова.

2. Определение объема и стоимости работ.

При обсуждении вопроса был предложен проект сметы на проведение мероприятия.

3. Формирование команды.

Для проведения концертной программы был организован коллектив, состоящий из исполнителей и администраторов проекта (см. прил. 2).???

4. Закрепление за каждым членом команды определенного направления работы и ее объема.

Этот этап подготовки связан с разведением исполнительских и административных ролей и закреплением за каждым членом команды определенного направления работы.

5. Поиск творческого материала (в том числе подбор видео ряда).

Согласно творческим возможностям исполнителей была составлена программа концерта.

Каждому исполняемому произведению было подобрано несколько репродукций с произведений русских художников.

Выбор был остановлен на картинах И. Шишкина, И. Левитана, Б. Кустодиева и др., так как они по зрительному ощущению созвучны музыке Рахманинова.

6. Материально-техническое обеспечение мероприятия.

Эффект концерта во многом определяется качеством звучания инструментов, оформлением зрительного образа артистов. Для этого было осуществлено приобретение струн, пюпитра, камертона, нот и нотных тетрадей, бумаги для размножения рекламно-информационных материалов, оформление зала цветочными композициями, пошив костюмов. Также были подготовлены благодарственные письма и подарочные букеты для участников концерта.

7. Подготовка и размножение рекламно-информационного материала.

Для успешного проведения концерта необходимо разработать проект афиши, пригласительного билета, программки. На этом этапе был разработан макет и содержание афиши мероприятия, пригласительных билетов, благодарственных писем.

8. Организация репетиционного процесса.

Репетиционный процесс определяется уровнем профессиональной подготовки членов команды, сложностью репертуара, необходимостью обеспечить ансамблевость, сыгранность исполнителей.

Формы репетиций: основной формой является индивидуальная работа исполнителя с педагогом,

– работа вокалистов и инструменталистов с концертмейстером;

– ансамблевое сыгрывание;

– техническая репетиция света и звука;

– работа с техниками сцены и группой сервиса;

– генеральная репетиция.

9. Подготовка звуко-технического оснащения мероприятия.

Для успешного воплощения замысла концерта необходимо уделить внимание звуко-техническому оснащению мероприятия. На этом этапе происходит работа со звукорежиссером концерта. Подготавливается партитура звукового оснащения концерта.

10. Монтаж видео ряда.

Для усиления образно-эмоционального восприятия необходимо создать видеоряд по теме концерта. Разрабатывается видеоматериал, подготавливается партитура видеоряла с комментариями для видеорежиссера концерта.

11. Проведение рекламной компании.

Подготовленные афиши концерта тиражируются и расклеиваются в местах массового скопления потенциальных зрителей. Группа сервиса разносит именные пригласительные билеты особо уважаемым гостям. Объявление о предстоящем мероприятии помещается на мультимедийном оборудовании университета.

12. Организация работы группы сервиса.

Группа сервиса важнейшая составляющая любого мероприятия: как встретим гостей, такое впечатление о его организаторах останется у зрителей. Задачи группы сервиса на данном мероприятии:

– встреча гостей в холе главного корпуса университета;

– раздача пригласительных билетов;

– сопровождение до актового зала;

– встреча и приветствие гостей на входах в актовый зал;

– административная работа в зале, в т.ч. рассаживание гостей, ответы на интересующие вопросы, помощь;

– административная работа за кулисами;

– вручение подарочных букетов участникам концерта.

13. Обеспечение информационной поддержки мероприятия.

Для информационного освещения мероприятия необходимо пригласить сотрудников СМИ. На данный концерт были приглашены представители теле-радиокомпании «Дальневосточная». Был создан видеоролик об этом концерте, подготовлены статьи и фото в газете.

Фотоматериалы составляют презентацию.

14. Оценка и подведение итогов, в том числе с помощью СМИ.

Для всего коллектива культурно-зрелищного мероприятия очень важно подведение итога работы. Анализ того, что удалось, а что не очень. Особое значение имеет оценка их работы прессой и зрителем. Ведь именно для зрителя создавалось это большое полотно культурно зрелищного мероприятия. В пространстве создаваемого образа эпохи происходит общение исполнителя и зрителя.