5.2.3. Настроювання критеріїв відбору записів

При створенні запиту можна задати критерії, внаслідок чого по запиту буде здійснений відбір тільки потрібних записів. Щоб знайти записи з конкретним значенням у будь-якому полі, потрібно увести це значення в дане поле в рядку бланка QBE „Условие отбора” (рис.3.3).

Критерії, що встановлюються в QBE – області, повинні бути поміщені в лапки. Якщо Microsoft Access ідентифікує уведені символи як критерії відбору, то заключає їх в лапки автоматично, а якщо ні, то повідомляє про синтаксичну помилку.

Наприклад, як показано на рис.3.3, побудований запит, в якому з даних успішної здачі іспитів будуть вибрані прізвища і імена студентів з оцінками тільки 4 і 5.

5.3. Види критеріїв

Для створення запиту з декількома критеріями використовують різні оператори.

5.3.1. Логічна операція или

Можна задати декілька умов відбору, з'єднаних логічним оператором или (or), для будь-якого поля одним з двох способів:

 можна увести всі умови в одну комірку рядка „Условие отбора”, поєднавши їх логічним оператором или (or). У цьому випадку будуть обрані дані, які задовольняють хоча б одній з умов. Наприклад, запис 4 or 5 відповідає тому, що будуть обрані прізвища студентів з оцінками по іспитам не нижче 4 або 5. 

 увести другу умову в окрему комірку рядка или. Якщо використовується декілька рядків или, то щоб запис був обраний, достатньо виконання умови хоча б в одному з рядків или, як, наприклад, показано на рис. 3.4.

 

Рис 3.4. Приклад запису умови з використанням оператора или (or).

При такій умові запису, також будуть обрані прізвища студентів з оцінками по іспитам 4 або 5.

5.3.2. Логічна операція и

Логічна операція и (and) використовується в тому випадку, коли потрібно виконання двох умов одночасно, і тільки в цьому випадку запис буде обраний. Наприклад, записавши умову

>2 and <5

будуть вибрані тільки оцінки „3” і „4”.

Щоб об'єднати декілька умов відбору оператором и (and), потрібно записати їх в одному рядку. Наприклад, на рис 3.5 показано як можна задати умову для вибору прізвищ студентів, що проживають в місті Уфа, і які вчаться тільки на „5”.

 

Рис 3.5. Приклад запису умови з використанням оператора и (and ).

Виключити групу даних зі складу аналізованих запитом записів, дозволяє наступний критерій:

< > 4.

В цьому випадку можна не використовувати лапки.

Оператори и і или можуть застосовуватись як окремо, так і в комбінації. Необхідно пам'ятати, що умови пов'язані оператором и мають пріоритет і виконуються раніше умов, поєднаних оператором или.

5.3.3. Оператор Between

Оператор Between дозволяє задати діапазон значень, наприклад:

between 10 and 20

Оператор In дозволяє задавати використовуваний для порівняння список значень. Наприклад:

in (“первый”,”второй”,”третий”)

5.3.4. Оператор Like

Оператор Like корисний для пошуку зразків в текстових полях, причому можна використовувати шаблони:

* - позначає будь-яку кількість ( включаючи нульовий) символ;

? - будь-який одиночний символ;

# - вказує що в даній позиції повинна бути цифра.

Наприклад: для вибору прізвища, що починається з букви П і з закінченням „ко” можна записати:

like П*ко

5.3.5.Оператори для дати і часу

Можна увести дату і час, при цьому значення повинні бути розміщені між символами #. Наприклад:

#10 травня 2008#

>#31.12.08#

В Microsoft Access використовується ряд інших функцій, які допоможуть задати умови відбору для дати і часу, наприклад:

Day(дата) – повертає значення дня місяця в діапазоні від 1 до 31.

Month(дата) – повертає значення місяця року в діапазоні від 1 до 12.

Year(дата) – повертає значення року в діапазоні від 100 до 9999.

5.4. Сортування даних в запиті

Дані можна впорядкувати по зростанню або убуванню. Для упорядкування відібраних записів доцільно скористатися можливостями сортування самого запиту у рядку „Сортировка” вікна „Конструктора запиту” (рис 3.3).

5.5. Обчислювані поля

Можна задати обчислення над будь-якими полями таблиці і зробити обчислюване значення новим полем у запиті. Для цього в рядку „Поле” бланка QBE уводиться формула для обчислення, причому імена полів поміщають в квадратні дужки. Наприклад:

=[ Оклад]*0.15

У виразах можна використовувати наступні оператори:

 арифметичні: * множення; + додавання; - віднімання; / ділення; ^ зведення у ступінь;

 з'єднання частин тексту за допомогою знака & (амперсенд), наприклад:

=[ Прізвище] & “ “&[Ім'я]

В лапки вставлений пробіл. Це зроблено для того, щоб запис не був злитим.