Тема 9. Сущность и виды контроля

Контроль - это процесс обеспечения организацией достижения своих целей (рис. 18). Причины необходимости контроля: - Неопределенность: изменения внешней среды, работа организационной структуры на практике может проявить свои недостатки; невозможно всегда прогнозировать реакцию людей на организационные решения; - Предупреждение кризисных ситуаций; - Поддержка успеха: организация определяет свои успехи и неудачи, и их причины, чтобы своевременно адаптироваться к изменениям внешней среды. Виды контроля: а) предварительный контроль - осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления предварительного контроля: правила, процедуры и линии поведения, разработанные в организации. Области применения: человеческие ресурсы, материальные и финансовые ресурсы, информация и достижения НТП; б) текущий контроль - происходит непосредственно в ходе работы. Средство осуществления текущего контроля - с помощью обратной связи. Функции текущего контроля: а) контроль отклонения от желаемого результата (ΔY) б) анализ отклонения; в) разработка команды на вход (ΔX) г) регулирование системы. в) заключительный контроль - осуществляется после выполнения работы, или когда истек отведенный час. Средство осуществления основан тоже на обратной связи. Функции заключительного контроля: - Получение информации для выполнения аналогичных работ в будущем; - Средство для мотивации.

Контроль проходит в следующие этапы: а) установление стандартов. Стандарты - это целые предприятия, прогресс которых поддается измерению. Цели, которые используются как стандарты для контроля должны соответствовать показателям результативности. Результативность - это: - Временные рамки; - Конкретный критерий для измерения (прибыль, объем производства). Если цели не возможно определить количественно, тогда они измеряются косвенно, через величины которые с ними связаны; б) сравнение достигнутых результатов с установленными стандартами. Деятельность по этому сравнению: 1) установление масштаба возможных отклонений; 2) измерение результатов: выбор единицы измерения скорости, периодичности, точности; 3) передача и распространение информации. Информация должна быть точной, своевременной, доведена до известной ответственных за конкретную работу в том виде, который позволяет принять решение и действовать; 4) оценка информации о результатах. Цель оценки - принять решение не принять; в) действие - это выбор адекватного поведения человека. Варианты действия - Ничего не действовать; - Устранение отклонений (корректировка). Суть корректировки - понять причины отклонений, и возвращения организации к планируемой деятельности. Пути устранения отклонений: а) совершенствование функций управления: совершенствование внутренней среды; совершенствование аспектов и видов управления; б) совершенствование внутренних сфер деятельности организации: финансы, маркетинг, кадры, производство, поставка; в) пересмотр стандартов. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь следующие характеристики: а) стратегическая направленность: контроль должен содержать основные ориентиры в организации; б) ориентация на результат; в) соответствие контролируемому виду деятельности; г) своевременность - это время между проведением измерений и оценок, он должен быть адекватным контролирующим явлениям; д) гибкость - это умение быть настроенным на изменения; е) простота - это соответствие возможностям людей, которые реализуют систему контроля; ж) экономичность: преимущества системы контроля должны превышать затраты на ее создание и работу. Расходы должны приближать организацию к поставленной цели.