Швидке заповнення записів, що повторюються, в стовпці

Для прискорення введення даних в Excel використовується засіб автозавершення. При введенні послідовності символів у вічко, співпадаючої з послідовністю, раніше введеною в цьому стовпці, бракуюча частина набору буде вироблена автоматично. Закінчений запис по формату повністю збіжиться з існуючим записом, включаючи символи верхнього .и нижнього регістра. Варіант введення також можна вибрати із списку записів, які вже є в стовпці в поруч розташованих вічках. Аби проглянути список, натискуйте клавіші Alt+стрелка вниз або натискуйте праву кнопку миші і виберіть в контекстному меню команду Вибрати із списку, що розкривається.

У Excel автоматичне введення виробляється лише для тих записів, які містять текст або текст у поєднанні з числами. Записи, що повністю складаються з чисел, дат або часу, необхідно вводити самостійно.

Редагування даних

Редагувати вміст вічка можна декількома способами: 1. виділити вічко і редагувати його в рядку формул, перемістивши курсор на потрібне місце. 2. двічі клацнути вічко мишею або виділити вічко і натискувати клавішу F2. В цьому випадку редагування даних можна виробляти безпосередньо у вічку, або в рядку формул. Завершивши редагування вічка, натискуйте клавішу Enter або кнопку Введення (Enter) у рядку формул. Якщо ви помилилися під час введення даних у вічко, то натискуйте клавішу Backspace і видалите непотрібні символи.

Для відміни введення даних у вічко натискуйте клавішу Esc або кнопку Відміна (Cancel) у рядку формул.

Аби очистити вічка, рядки або стовпці, виділите їх і натискуйте клавішу Delete або в меню Правка (Edit) виберіть команду Очистити (Clear) а потім одну з команд: Все (All), Формати (Formats), Вміст (Contents Del ) або Примітки (Comments). Якщо виділити заповнене вічко і ввести в нього символи, то ці символи замінять дані, які знаходилися у вічку раніше. Аби вносити зміни прямо у вічку, а не використовувати для внесення змін рядок формул, виберіть в меню Сервіс (Tools) команду Параметри (Options) відкрийте вкладку Правка (Edit) і встановите прапорець Правка прямо у вічку (Edit directly in cell) .

Так само, як при роботі з іншими програмами Microsoft Office, якщо, при редагуванні документа ви зробили помилку і хочете її виправити, виберіть команду Відмінити (Undo) у меню Правка (Edit) або натискуйте клавіші Ctrl+Z. Для відміни останніх дій, виберіть команду Повернути (Redo) у меню Правка (Edit) .

Форматування вічок

К оманда Формат вічок (Format Cells) є в контекстному меню, яке відображується після клацання правою кнопкою миші виділеного вічка.

Використовуючи вкладку Вирівнювання (Alignment) діалогового вікна Формат вічок (Format Cells) можна виконати горизонтальне і вертикальне вирівнювання тексту і чисел у вічках. Можливість розташувати вміст вічок не лише горизонтально, але під заданим кутом дозволяє звільнити більше місця для перегляду даних. При зміні вирівнювання тип даних залишається тим самим. У полі із списком, що розкривається по горизонталі (Horizontal) можна вибрати один з наступних елементів:

•  за значенням (General) — параметр вирівнювання вмісту вічка, використовуваний за умовчанням. Коли встановлений цей параметр Excel вирівнює текст по лівому краю, числа — по правому, а логічні значення або повідомлення про помилки вирівнюються по центру;

•  по лівому краю (відступ) (Left (Indent)) — вміст вічка вирівнюється по лівому краю (вічко С1);

•  по центру (Center) — вміст вічка вирівнюється по центру (вічко D1);

•  по правому краю (Right) — вміст вічка вирівнюється по правому краю (вічко А2);

•  із заповненням (Fill) дозволяє заповнити вічко символами, що повторюються, які знаходилися у вічку на момент вибору. Наприклад, якщо у вічко буде введений символ «&123» після вибору цього параметра, то вічко заповниться символами «&123&123» (вічко В2);

•  по ширині (Justify) — вміст вічка вирівнюється по лівому і правому краю. У випадку, якщо текст не поміщається по ширині в одному рядку, то він розбивається на декілька рядків (вічко СЗ);

•  по центру виділення (Center across selection) — вміст вічка центрується не лише по центру самого вічка, але і по центру виділеного діапазону, що дозволяє вирівняти заголовки. Необхідний діапазон має бути виділений до вибору команди і вибору елементу списку (діапазон А5:с7).

Вибравши елемент списку натискуйте кнопку ОК.

Обертання тексту

Дані в стовпці часто займають значно менше місця, чим заголовок стовпця. Аби не створювати невиправдано широкі стовпці і не використовувати скорочення в заголовках стовпців, можна обернути текст, задавши в групі Орієнтація (Orientation) розташування тексту у вічках під кутом до горизонталі. Кут повороту задається в полі градусів (Degrees) або переміщенням до необхідного значення стрілки після слова Напис (Text). Текст у вічку можна розташувати вертикально (у вигляді стовпчика) (вічко Е1 на мал. 15.5).

Форматування символів

Перелік всіх встановлених на комп'ютері шрифтів наводиться в списку Шрифт (Font). За умовчанням в цьому полі встановлений шрифт Anal. Вибравши шрифт, натискуйте кнопку миші.

Використання рамок і ліній, що обрамували, у вічках

Рамки і лінії, що обрамували, допомагають наочніше оформити створюваний документ. У групі Лінія (Line) виберіть, який варіант лінії ви хочете використовувати.

•  У групі Все (Presets) можна відмовитися від проведення кордону, вибравши ні (None) або провести лінії: зовнішні (Outline), внутрішні (Inside).

•  У групі Окремі (Border) клацанням миші натискуйте кнопки ліній, які ви хочете провести або зняти. Наприклад, аби провести лівий кордон, що обкреслює блок, натискуйте кнопку із зображенням цієї лінії . Для проведення діагональних ліній натискуйте кнопки і .

•  У списку, що розкривається колір (Color) виберіть колір кордону рамки.

•  Натискуйте кнопку ОК після того, як ви зробите необхідні установки.

Д ля застосування рамок до виділених вічок, що містять повернений текст, використовуйте кнопки Зовнішні (Outline) і Внутрішні (Inside) на вкладці Кордон (Border). Рамка буде проведена на кордонах вічок, повернених на той же кут, що і текст.

Для зміни типа лінії вже існуючої рамки виділите вічка, на яких рамка відображує. На вкладці Кордон (Border) у полі Тип лінії (Line) виберіть необхідного типа, а потім в діаграмі, розташованій нижче за поле Окремі (Border) вкажіть кордон, який необхідно змінити.

Малювання кордону вічок

Для створення кордону вічок можна використовувати олівець. На панелі інструментів Форматування в списку, що розкривається, Кордону виберіть пункт Намалювати кордони. Використовуйте олівець для створення необхідного кордону. Є можливість зміни кольору, товщини і стилю лінії а також відображення сітки по кордонах вічок.

Вибір узору і кольору фону вічок

Для наочнішого оформлення даних можна для вічок використовувати різні кольори фону і узори.

 У списку, що розкривається Узор (Pattern) можна вибрати шаблон узору вічок.

•  У рамці Зразок (Sample) демонструється зовнішній вигляд вічка після вибору всіх параметрів.

Закрасити фон виділених вічок у вподобаний вам колір можна також за допомогою кнопки Колір заливки (Fill Color) панелі інструментів Форматування. Колір вибирається після натиснення кнопки із стрілкою, направленою вниз, з палітри кольорів клацанням миші поля відповідного забарвлення.

Питання для самоконтролю

1. Які способи створення книг Microsoft Excel ви знаєте.

2. Які правила потрібно виконувати при вводі тексту.

3. В яких випадках можна використовувати можливість авто заповнення в Excel.

4. Як правильно ввести число в Microsoft Excel, які можливості надає числовий формат вічка.

5. Яким чином вводяться дати, які формати відображення даних існують в Excel.

6. Назвіть загальну послідовність кроків редагування даних в Excel.

7. Які можливості надає Excel для форматування даних.

Література:

1. Дибкова Л.М. Інформатика та комп’ютерна техніка: Посібник для студентів вищих навчальних закладів. – К.: Видавничий центр “Академия”, 2002.

2. Інформатика: Навч. посібн. для 10–11 кл. середн. загальноосвітн. шкіл /І.Т. Зарецька, Б.Г. Колодяжний, А.М. Гуржій, О.Ю. Соколов. – К.: Форум, 2001.

3. Фигурнов В. Э. ІВМ РС для пользователя. Краткий курс. – М.: ИНФРА, 1997.

4. Акулич И. Л. Математическое программирование в примерах и задачах: Учеб. пособие для студентов эконом. спец. вузов.-М.: Высш. шк., 1986.

5. Microsoft Excel. Руководство пользователя. - Корпорация Microsoft, 1993.

6. Гусева О.Л., Миронова Н. Н. Excel для Windows. Практические работы //Информатика и образование. 1996 №3.

5