Контроль – это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации. В ней выделяют два главных направления:

• контроль за выполнением работ, намеченных планами;

• принятие мер по корректировке всех значительных отклонений от плана или самого плана.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен быть достаточно простым и своевременным, иметь стратегическую направленность и ориентироваться на результаты. В современных условиях организации строить свою работу на принципе доверия к людям, и это создаёт условия для существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами.

Контроль – функция процесса управления

Контроль – это функция процесса управления, его важнейшая часть, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе. Он связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой же – предопределяет их содержание. При организации контроля необходимо учитывать следующие управленческие функции:

• организационные – объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контролируемой функции в организационной структуре управления (кому подчиняется, права, ответственность, полномочия);

• масштабы контроля – количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;

• контрольная информация – объём, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации;

• затраты на контроль – средства, связанные с организацией контрольной функции и её информационным обеспечением.

Этапы процесса контроля

Являясь составной частью процесса управления, контроль обладает всеми процессными характеристиками и может быть представлен в виде составляющих его этапов.

Установление стандартов, норм, заданий

Измерение показателей деятельности

Сравнение стандартов, норм, планов

Оценка результатов и корректиров-ка действий или стандартов

На первом этапе устанавливаются параметры организации, по сравнению с которыми будут оцениваться её деятельность и направления дальнейшего движения. Стандарты, нормы, планы, конкретные цели.

Устанавливая стандарты, нормы, плановые задания, каждая организация исходит из представления о своём предназначении, из чётко сформулированных видения и миссии, а также целей функционирования и развития. Видение, миссия и цели отражают тот путь, который намечен на будущее, и диктуют главные направления.

Чтобы выполнить контрольную функцию, стандарты должны быть конкретными, в противном случае сравнение с ними достигнутых результатов невозможно. Стандартом устанавливается результат, который должен быть получен в течение определённого периода времени.

На втором этапе процесса контроля осуществляется изменение достигнутых показателей работы организации в соответствии стандартам, нормам, правилам и плановым заданиям.

На третьем этапе осуществляется сравнение фактически достигнутых данных с запланированными, что даёт возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону, выявить факторы и условия и перейти к следующему, последнему этапу контроля.

На четвёртом этапе производится окончательная оценка полученных результатов, и предпринимаются действия по корректировке. По параметрам, оцениваемым в процессе контроля, могут быть получены результаты трёх видов:

• положительные;

• отрицательные;

• нейтральные.

Виды контроля

Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения его долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой.

Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров на длительный период, а, следовательно, и проведение контроля их выполнения.

Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации, неразрывно связанных с её стратегией. Все сравнения достигнутых показателей с запланированными охватывают в первую очередь показатели, отражающие состояние внутренней среды организации: её ресурсов, структуры, культуры. Тактический контроль осуществляется службами, создаваемыми в составе структуры управления. Главная задача служб – своевременное выявление отклонений от стандартов и целевых установок и проведение корректировочных мер. Наряду с указанным контролем в организации проводится самоконтроль.

Оперативный контроль осуществляется ежедневно и по определённым периодам.

Подразделяется на 3 вида:

Предварительный – осуществляется до начала работы по трём ключевым видам ресурсов (человеческим, финансовым и материальным), например, набор и наём работников согласно квалификации, уровню образования, стажу работы, проверка качества материалов (их соответствие ГОСТу, техническим условиям), финансовый (баланс между выделенными средствами и их расходами).

Текущий (производственный) контроль – осуществляется по ходу выполнения всех этапов, процедур, технологий.

Заключительный – контроль качества продукции, услуг.

Тотальный контроль характеризуется тем, что он охватывает все этапы процесса организационного контроля и связывает контроль с другими управленческими функциями – планированием, организовыванием, координацией, стимулированием. Главным в подходе – понимание необходимости совместной работы по улучшению качества и привлечение к ней всех работников предприятия.