6.1.2. Техническое обеспечение системы управления персоналом

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств – совокупность взаимосвязанных единым управлением и автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.

Обычно эти технические средства подразделяются на два крупных класса: средства оргтехники и вычислительную технику.

В сою очередь, оргтехника включает в себя:

- простейшие средства оргтехники (канцелярские товары, ящики для картотек, диспетчерская доска и т.п.);

- офисную мебель (столы, стулья и др.);

- машины для фиксации данных и размножения документов (пишущие машинки, ксероксы и т.д.);

- средства связи (селектор, телефон, телетайп и др.).

К вычислительной технике относят все виды ЭВМ, используемые в управлении. Во внутрифирменном управлении, в частности управлении персоналом, применяют различные виды вычислительной техники: ЭВМ крупногабаритные и персональные, микропроцессоры, средства телекоммуникаций, электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенными микро ЭВМ, средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В системе оперативного управления персоналом ЭВМ используется для решения различных задач: хранения постоянных данных о работниках, учета выполненной работы и расчета заработной платы, анализа данных о персонале и т.п.

В управляющей подсистеме при управлении персоналом широко применяются новые технические средства: копировальные устройства со встроенными микроЭВМ (для копирования и рассылки документов), информационные базы данных для хранения различных текстов, телекоммуникационная внутрифирменная сеть, фотонаборная и диктофонная техника и т.п.

На основе взаимного проникновения оргтехники и вычислительной техники в настоящее время создаются различные информационные системы. Применительно к управлению персоналом информационная система – это набор взаимосвязанных элементов, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и передачу управленческой информации. На уровень информационных систем существенное влияние оказывают уровень технического развития организации и организационная культура.

Принципиальная модель функционирования информационной системы имеет следующий вид:

Входящая информация – Обработка – Конечная информация.

В зависимости от уровня механизации управленческого труда и степени участия в подготовке управленческих решений различают несколько видов информационных систем:

- простые – весь процесс сбора и обработки управленческой информации осуществляется вручную;

- смешанные – люди собирают и обрабатывают информацию при помощи машин и механизмов;

- информационно-справочные – процессы сбора и обработки информации автоматизированы, эти системы способны автоматически выдавать справки;

- информационно-советующие – не только автоматически обрабатывают информацию и могут выдавать справки, но и способы предлагать варианты решений в пределах заданных параметров.

Системы управления, в которых для обработки информации используются ЭВМ, получили название автоматизированных систем управления (АСУ). В настоящее время на крупных предприятиях успешно создаются автоматизированные системы управления персоналам (АСУП),

Важнейшим требованием, предъявляемым к АСУ, является общность принципов функционирования. К таким принципам относятся:

- методологическое единство – единство методов решения экономических задач (в каждом одноименном звене системы)4

- информационное единство – использование унифицированных форм отчетных и плановых документов;

- техническое единство – техническая, программная и кодовая совместимость используемых вычислительных и других технических средств.

Создание АСУП экономически оправдано только в крупных организациях, так как оно связано со значительными финансовыми затратами. Поэтому решение о ее создании, должно быть обосновано точными экономическими расчетами.