Задание 4 Автоматическое подведение общих и промежуточных итогов. Работа со структурой таблицы
Скопируйте из папки Common в свою папку файл Итоги.хls и создайте в нем 2 новых рабочих листа.
Присвойте новым рабочим листам имена Итоги и Вычисления.
Скопируйте рабочий лист Исходный на лист Итоги, введите в ячейку G5 нужную формулу и выполните вычисления в столбце Объем продаж.
На листе Итоги приведены данные по реализации лицензионного программного обеспечения двумя продавцами фирмы "Юпитер".
Требуется вычислить суммарное количество программ, реализованных каждым продавцом, объем продаж для каждого продавца и подвести итоги в целом по фирме.
Для решения этой задачи удобно использовать средства Excel для автоматического подведения общих и промежуточных итогов - команду ДАННЫЕ - Итоги.
Выполните следующую последовательность действий:
отсортируйте данные в таблице по столбцу Продавец;
выделите всю таблицу - диапазон ячеек A4:G22 и введите команду меню ДАННЫЕ - Итоги;
в диалоговом окне Промежуточные итоги из списка При каждом изменении в: выберите столбец Продавец;
из списка Операция выберите функцию Сумма;
в списке Добавить итоги по: выберите столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, - Количество и Объем продаж;
щелкните по кнопке ОК.
Обратите внимание на появление в таблице новых строк с итоговыми данными.
Выделите итоговые данные полужирным курсивом и размером шрифта 12 пт..
Сохраните работу.
Общие и промежуточные итоги динамически связаны с исходными (детальными) данными, и все изменения в исходных данных будут автоматически отражаться в итоговых результатах.
Внесите какие-либо изменения в ячейки столбца Количество продаж и проанализируйте результат.
При подведении итогов автоматически создается структура таблицы.
На листе Итоги символы структуры отображаются слева от номеров строк (рис. 3).
Номера
уровней структуры
Показать группу
Линейка уровня
Скрыть группу
Рис.3.Символы структуры
На листе Итоги имеется три уровня структуры -1, 2 и 3.
Щелчок по номеру уровня позволяет скрыть детали уровней с большими номерами и показать детали этого уровня и всех уровней с меньшими номерами.
Для того чтобы показать все данные в таблице, нужно щелкнуть по самому большому номеру. Чтобы скрыть детальные данные всех уровней структуры, нужно щелкнуть по номеру 1. Данные уровня 1 скрыты быть не могут.
Линейки уровней показывают, какие группы строк или столбцов входят в каждый уровень структуры.
Исследуйте возможности работы со структурой таблицы на листе Итоги. Скройте все детальные данные и отобразите только результаты подведения итогов.
Сохраните работу.
Задание 5 Выполнение вычислений и построение диаграмм на основе итоговых данных
На основе таблицы с итоговыми данными можно выполнять дополнительные вычисления.
Скопируйте рабочий лист Итоги на лист Вычисления.
Определите эффективность работы каждого продавца, его вклад в общий объем продаж.
Для этого в итоговую таблицу на листе Вычисления добавьте заголовок нового столбца Н - Доля, % и введите формулу для расчета процентной доли каждого продавца в общем объеме продаж.
Отформатируйте таблицу с итогами уровней 1 и 2 рамками и заливкой.
Откройте все уровни структуры щелчком по номеру уровня 3 и скопируйте формулу во все ячейки столбца Доля, %, используя маркер автозаполнения.
Сохраните работу.
Проверьте правильность расчетов, используя функцию Автовычисления. Для этого выполните следующие действия:
выделите необходимый диапазон ячеек таблицы;
щелкните правой кнопкой мыши по полю для автовычислений в Строке состояния Excel;
выберите из меню функцию Сумма;
просмотрите результат в строке состояния в поле для автовычислений и сравните их с данными в таблице.
На основе таблицы с итоговыми данными можно построить диаграмму, использующую только видимые элементы структуры.
Скройте в таблице все детальные данные, щелкнув по номеру уровня 2, и постройте объемную столбчатую диаграмму на основе данных столбцов В и Н.
Диаграмма может обновляться, скрывать или показывать данные в соответствии с тем, скрываются или показываются с помощью символов структуры отдельные детали таблицы.
Откройте в таблице одну из групп детальных данных и обратите внимание на изменение диаграммы.
Сохраните работу.