8.3.4. Система управления базами данных (субд) Access

Это приложение было создано для WINDOWS. В нем реализована возможность хранить в одном файле БД все необходимые объекты, относящиеся к пользовательской прикладной задаче.

Мы уже рассматривали, что причиной размещения данных в нескольких таблицах в одной БД является дублирование данных. И первоначально, процедура нормализации, которая позволяет исключить дублирование, была разработана для экономии места на диске и в памяти. В настоящее время большинство пользователей не сталкивается с этой проблемой, а нормализация выполняется по следующим причинам:

• исключение дублирования данных;

• данные должны быть организованы так, чтобы каждое исправление или дополнение делалось только в одном месте БД.;

• необходимость группировки данных по их содержанию. Каждая таблица может отвечать определенной тематике;

• принципы модульности. БД должна быть разбита на несколько унифицированных блоков, которые можно модернизировать и заменять по отдельности и даже использовать таблицы в других БД.

Основные понятия базы данных:

• таблица - основной объект БД, хранилище информации (Информация, расположенная в табличной форме);

• запись - строка в таблице;

• поле - столбцы данных (колонки) в таблице. Полю придается ряд свойств.

• ключевое поле - поле, значения которого служат для однозначного определения записи в таблице;

• ключ - одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы и организовать связи между таблицами;

• форма - средство отображения данных на экране и управления ими;

• отчет - средство отображения данных при выводе на печать;

• запрос - средство отбора (выборки) данных из таблиц при помощи условия, заданного пользователем. В СУБД Access существует несколько типов запросов.

8.3.5. Создание таблицы

Таблицу можно создавать «вручную» или использовать мастер таблиц. Существует несколько способов:

1. Режим таблицы: появляется заготовка таблицы, поля по умолчанию имеют имена (Поле 1, Поле 2, и т.д.)

Пользователь заполняет эту таблицу информацией, присваивает полям имена, несущие смысловую нагрузку (ФИО, адрес и т.п.).

Символ * обозначает новую запись.

Кнопка * создает в конце таблицы новую запись и переводит курсор на нее.

Структура таблицы внешне похожа на электронную таблицу, но только внешне: также можно изменить ширину столбца и высоту строки. Над строками таблицы можно выполнять три стандартных операции: вырезать, копировать, вставить с использованием буфера обмена (т.о. можно переместить несколько строк в другое место таблицы)

2. Режим конструктор. Используется для определения структуры таблицы.

Таблица (бланк) содержит перечень всех полей, их типов и заголовков. Имя поля, Тип данных и Описание (необязательная графа), используется для подсказки в нижней части и экрана.

Столбец Тип данных содержит поле со списком , его нужно открыть и выбрать нужный тип, далее установить свойства поля.

Рассмотрим используемые типы данных.

Текстовый формат.

Вкладка Общие со свойствами текстовых полей содержит следующие свойства:

• Размер – устанавливается в пределах от 1 до 255 символов;

• Формат поля - используется в формах и запросах и задает вид и размер вводимых строк.

Символы формата:

@ - должен быть текстовый символ или пробел

& - текстовый символ

< - преобразование символов в нижний регистр

>- преобразование символов в верхний регистр

Маска ввода также представляет собой последовательность кодовых символов:

0 - цифра от 0 до 9

9 - цифра или пробел

# - цифра, пробел, знак + или -

&- любой символ или пробел

с - произвольный символ

< - преобразование символов в нижний регистр

> - преобразование символов в верхний регистр

В маске ввода могут использоваться разделители . , : ; - /

Например, маска 99.99.00; 0; при вводе даты или телефонных номеров для упрощения ввода.

Подпись - это второй идентификатор поля (используется вместо имени).

Значение по умолчанию. Заданное значение будет автоматически подставляться во все создаваемые поля, оно используется, если при вводе повторяется одно и то же значение.

Условие на значение позволяет создать фильтр, который не разрешит вводить в данное поле, что попало, а только то, что удовлетворяет определению условию.

Обязательное поле, является логическим, имеет два значения: Да или Нет.

Если установить значение «Да» - в поле обязательно должны быть введены данные.

Пустые строки тоже логическое поле. Разрешены или нет в данном поле пустые строки. В Acсess два разных понятия: «поле, в которое ничего не было введено» и «поле с пустой строкой»

Нет необходимости задавать все свойства полей, пока в этом не возникнет потребность в процессе работы с БД.

Числовой формат

Свойства те же, что и у текстовых, за некоторыми отличиями:

Тип числового поля (размер поля) можно принимать следующие значения:

Байт - целые числа в пределах от 0 до 255;

Целое - целые числа в пределах от -32768 до 32767;

Длинное целое - целые числа в пределах от -2147483648 до 2147483647;

С плавающей точкой (4 байт) - числа в пределах от -3.402823Е38 до + 3.402823Е38;

С плавающей точкой (8 байт) - -1.79… Е308 до +…;

Код репликации - глобально уникальный идентификатор (GUID) длиной

16 байт.

Формат числового поля может определяться следующими кодовыми символами:

. - в качестве десятичного разделителя;

, - как разделитель групп разрядов;

0 - вывод цифры или нуля, если разряд незначащий;

# - вывод цифры;

$ - знак доллара;

% - вывод числа в процентном формате;

Е или е  вывод числа в экспоненциальной форме.

Например, формат: # ##0, 00, число 123456,789 в этом формате преобразуется к виду: 123 456, 78.

В формате можно задавать цвет выводимых символов. Можно задать 4 группы кодов: 1) для вывода положительных чисел; 2) для отрицательных значений; 3) нулевых; 4) для пустых полей.

Группы разделяются. Например, # [Красный]; - # [Синий]; 0 [Зеленый]; “Нет данных” (для значения температуры)

Формат «дата/время»

В этом поле в одной записи можно указать время, в другой – дату. По умолчанию значения нет. Устанавливается только первое свойство - формат поля. Остальные свойства, как у текстового поля.

Денежный формат.

По умолчанию: числа с двумя знаками после запятой, с разделением групп разрядов и обозначением <p.> в конце.

Можно указать шаблон для своего формата в строке формат поля (слово Денежный заменить, например, на # # # # $).

Формат счетчик.

Он выполняет определенную функцию - автоматическую идентификацию записей таблицы. Счетчик - это всегда число. Наращивание значения происходит автоматически, есть 2 варианта: последовательный (1, 2, 3…) и случайный (многоразрядные числа, меньше ошибок).

Логический формат.

Поле может содержать только одно из двух значений: Да или Нет (Истина/ложь, вкл/выкл). Использование может быть различным, например, в анкетах или для создания элементов управления.

Поле объекта OLE.

Имеет всего два свойства: подпись и параметр «обязательное поле». Такое поле не содержит информации, а содержит ссылки на объекты, которые могут быть включены в БД через буфер обмена (например, графические файлы). Для этого установить курсор на ячейку, в контекстном меню выбрать команду Вставить объект.

Работа с записями. Структура таблиц создается в режиме «Конструктор», теперь вернемся в режим «Таблица» для рассмотрения работы с записями..

Поиск записи. Для того, чтобы найти определенную запись (или записи) с указанными данными, например, сотрудников с фамилией Тихомиров, нужно.

выделить любую фамилию, курсор к левой границе поля, он примет вид значка +, щелкнуть мышью, щелкнуть кнопку «Найти» (бинокль) на панели инструментов, откроется окно диалога

в поле Образец ввести фамилию и нажать кнопку «Найти», выделит первую найденную запись. Для поиска следующей нажать «Найти далее». Закрыть окно.

Можно использовать Фильтры. Выделить «Тихомиров» и нажать кнопку «Фильтр по выделенному» на панели инструментов, затем «Удалить фильтр». Фильтр близок к запросам.

Перемещение полей. Выделить поле, щелкнув на заголовке и перетащить его влево (например телефон рядом с фамилиями), появляется разделительная линия, которая указывает новое местоположение столбца. Перемещение полей не влияет на данные и структуру таблицы.

Сортировка записей. Таблица БД может содержать сотни и тысячи записей. Для быстрого нахождения нужной записи используется сортировка. Можно сортировку выполнить по нескольким смежным столбцам.

Для сортировки необходимо:

• выделить поле;

• выбрать тип сортировки: по возрастанию или по убыванию;

• для возвращения первоначального вида таблицы использовать: Записи - Удалить фильтр.