Проектирование и заполнение баз данных в субд Access

1. Создание базы данных. (Далее используется сокращение - б.д.)

   1. После запуска Access выбрать «Новая база данных»; «OK».

   2. Ввести имя файла и выбрать папку - «Рабочий стол»; «Создать».

2. Проектирование структуры базы данных.

   1. На вкладке «Таблицы» щёлкнуть «Создать»; в списке выбрать «Конструктор»; щёлкнуть «OK».

   2. Задание имени, типа и размера поля:

      • ввести имя поля – «ФИО»; (в имени нельзя использовать точку)

      • выбрать тип данных – «Текстовый»;

      • на вкладке «Общие» для свойства

        1. «Размер поля» задать «20»,

        2. «Обязательное поле» выбрать «Да» (и далее, где необходимо).

   3. Задание поля с раскрывающимся подстановочным списком:

      • задать имя поля – «Пол», тип данных – «Текстовый», размер –1;

      • на вкладке «Подстановка» для свойства

        1. «Тип элемента управления» выбрать «Поле со списком»,

        2. «Тип источника строк» выбрать «Список значений»,

        3. «Источник строк» задать через точку с запятой список возможных значений поля: М;Ж (в данном примере),

        4. «Ограничиться списком» выбрать «Да».

   4. Задание поля со значением по умолчанию и подстановоч. списком:

      • задать имя поля – «Город», тип – «Текстовый», размер – 15;

      • на вкладке «Подстановка» для свойства

        1. «Тип элемента управления» выбрать «Поле со списком»,

        2. «Тип источника строк» выбрать «Список значений»,

        3. «Источник строк» задать список значений поля Уфа;Белорецк;Бирск;Аша;Белебей (через точку с запятой);

      • на вкладке Общие задать «Значение по умолчанию» – «Уфа».

   5. Задание поля с маской ввода:

      • задать имя поля – «Тел», тип – «Числовой»;

      • на вкладке «Общие» для свойства

        1. «Размер поля» выбрать «Длинное целое»,

        2. «Маска ввода» ввести 00-00-00 (0 – для ввода любой цифры; A–обязательная буква/цифра; a–необязательная буква/цифра),

        3. «Значение по умолчанию» - убрать число 0.

32

6. Задание поля для ввода даты:

   • ввести имя поля – «Рожд»; выбрать тип – «Дата/время»;

   • на вкладке «Общие» для свойства

     1. «Формат поля» выбрать «Краткий формат даты»,

     2. «Маска ввода» ввести 99.99.99 (9 – необязательная цифра).

7. Задание поля с условием на значение:

   • ввести имя поля – «Рост(см)»; выбрать тип – «Числовой»;

   • на вкладке «Общие» для свойства

     1. «Размер поля» выбрать «Байт»,

     2. «Условие на значение» задать >=150 аnd <=200 ,

     3. «Сообщение об ошибке» - «Введите рост от 150 до 200».

8. Задание поля с объектом OLE: ввести имя поля – «Фото»; выбрать тип – «Поле объекта OLE».

9. Удаление поля щелчком правой клавиши мыши на его имени.

10. Завершение редактирования структуры б. д. Закрыть окно «Конструктор», сохранив таблицу с именем, подходящим по смыслу (напр., «Студенты» в данном случае). Ключевые поля не задавать!

1. Переименование таблицы. Щелчком правой клавиши мыши.

2. Редактирование структуры базы данных. На вкладке «Таблицы» выбрать таблицу; щёлкнуть «Конструктор».

3. Открытие базы данных. Пользователи локальной сети должны:

   1. через сеть открыть файл б. д., указанный администратором;

   2. на вкладке «Таблицы» выбрать таблицу; щёлкнуть «Открыть».

4. Заполнение базы данных. (Освоить самостоятельно.)

   1. Добавление новой записи, сдвигом курсора вниз таблицы.

   2. Перестановка столбцов таблицы перетаскиванием и изменение размеров столбцов перетаскиванием их границ.

   3. Сортировка записей по полю щелчком правой клавиши мыши.

   4. Удаление записей и копирование их через буфер обмена.

   5. Обновление содержимого открытой таблицы с помощью Shift+F9.

   6. Ввод фотографии в поле объекта OLE:

      • щёлкнув правой клавишей мыши, выбрать «Вставить объект..»,

      • установить галку «Создать из файла», щёлкнуть «Обзор…»,

      • выбрать на диске нужный файл с фотографией, щёлкнуть «OK».

   7. Редактирование объекта OLE двойным щелчком левой клавиши мыши.

Замечание. В конце работы не забудьте скопировать файл базы данных в свою локальную папку D:\Студенты\Группа\Фамилия.

33

Контрольные задания к лабораторной работе 8

1. Спроектировать и отладить базу данных «Продажи в магазине».

Указания. Задать поля со следующими параметрами:

Имя	Тип	Размер	Способ заполнения, комментарии
Дата	Дата	Крат.	Маска ввода, по умолчанию тек. дата
Товар	Текст	20	Подстановочный список, обязат. поле
Кол-во	Числ.	Байт	По умолчанию – 1
Стоим	Ден.	7	Обязательное поле, маска 9999999р.
Продав	Текст	15	Подст. список, ограничиться списком
Клиент	Текст	15	Необязательное поле
ТелКл-та	Числ.	Дл. цел.	Маска ввода, необязательное поле

В подстановочные списки внести 5 произвольных строк. Проверить заполнением спроектированную базу данных. Подправить её макет так, чтобы все поля в таблице были хорошо видны. Заполнить базу данных произвольным содержимым. Сортировать продажи по дате.

2. Спроектировать, отладить и заполнить базу данных «Знакомства». Указания. Скопировать похожую базу данных (например, «Студенты»), переименовать её и перепроектировать в режиме конструктора. В базе данных отобразить следующие характеристики: имя, пол, статус, увлечения, работа, дата рождения. Использовать подстановочные списки. Проверить базу данных заполнением.

Домашнее задание к лабораторной работе 9

3. Придумать и спроектировать какую-нибудь б. д. дома на листе бумаги так, чтобы её можно было легко и быстро реализовать в классе.

Указания. Тему выбрать из области своих интересов (можно фантастическую, но не бессмысленную). Количество полей в базе любое. Выбрать короткие (или сокращённые) имена полей и минимально допустимый размер полей. Продумать всё так, чтобы в базе данных имелись поля всех типов (текстовое, числовое, денежное, дата), а также все способы автоматического заполнения (подстановочные списки, маски ввода, значения по умолчанию, условия на значения с сообщением об ошибке) для быстроты заполнения базы. Подобрать содержимое подстановочных списков (около 5 значений), удобные маски ввода, умолчания. Подготовить данные, которыми будет заполнена база данных – не менее 15 записей.

34

Контрольные вопросы к лабораторной работе 8

1. Что такое структура данных? В чём её отличие от самих данных? Какие структуры данных вы знаете?

2. Сформулировать определение базы данных, состоящее из 2 слов.

3. Как можно представить себе базу данных?

4. Какие основные этапы работы базами данных можно выделить?

5. Что такое «маска ввода»? Для чего она предназначена?

6. Показать на примере какой-нибудь базы данных: что такое «поле» и что такое «запись»? В чём их отличие?

7. Для чего предназначен тип поля «Счётчик»?

8. В чём суть понятия «реляционная база данных»? (Пример)

9. Что обозначают символы 0 и 9 в маске ввода?

10. Какие объекты могут храниться в поле объекта OLE?

11. Как в Access увидеть изменения, внесённые в базу данных другими пользователями компьютерной сети?

12. Для чего предназначены подстановочные списки?

13. Что значит «по умолчанию»? В каком случае удобно задавать значение по умолчанию, а в каком бессмысленно? (Примеры)

14. Можно ли задавать длинные имена полей? Почему?

15. Какие данные можно хранить в числовом поле размера в байт?

16. Можно ли отменить изменения, внесенные в базу данных?

17. Как организовать заполнение базы данных пользователями по сети?

18. Access выдаёт сообщение «Недопустимое имя поля». Где ошибка?

19. Спроектированную базу данных не удается заполнить. Что делать?

20. Как правильно выбрать размер поля?

21. Как в базу данных добавить запись? Как в базу добавить поле?

22. Подстановочный список не работает. Что делать?

23. Какую маску ввода задать для автомобильного номера? Для сотового телефона? Для телефона с кодом города: (3472) 123-45-67?

24. Можно ли корректировать структуру базы данных, которая в данный момент заполняется по сети? Если нельзя, то что делать?

25. Как сохранить базу данных на диске? Как скопировать или переместить базу данных в другое место на диске?

26. В чём основное преимущество Access по сравнению с Excel?

27. Какое расширение имени файла у баз данных?

28. Какой тип поля выбрать для химической формулы? Имени файла?

29. Какие средства автоматизированного заполнения б. д. вы знаете?

35

Лабораторная работа 9