- •3.2. Бланки документов
- •3.3.5. Дата документа
- •3.3.6. Индекс документа
- •3.3.7. Текст документа
- •3.3.8. Визирование документа
- •3.3.9. Подпись документа
- •3.3.10 Отметка об исполнении документа
- •3.3.11 Внешнее согласование документа
- •3.3.12. Утверждение документа
- •3.3.13. Адресование документа
- •3.3.14. Резолюция
- •3.3.15. Оформление приложений к документу
- •3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
- •3.4.1. Проекты законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства Российской Федерации.
- •3.4.2. Приказ
- •3.4.3. Указание
- •3.4.4. Инструкция
- •3.4.5. Протокол
- •3.5. Тираж документов
- •3.6. Автоматизация документирования
- •4.1. Регистрация документов
- •4.2. Построение поисковой системы
- •4.3. Подсчет объема документооборота
- •5.1. Задачи контроля исполнения
- •5.2. Сроки исполнения документов
- •5.3. Организация контроля исполнения
- •Табеля унифицированных форм документов министерства (ведомства)
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в_________году в структурном подразделении
4.2. Построение поисковой системы
4.2.1. Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел (разд. 7).
4.2.2. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
4.2.3. При передаче документов на хранение в центральный архив министерства передаются и поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки на документы, подлежащие и не подлежащие последующей передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.
4.2.4. Поисковые системы должны обеспечивать доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, сотрудникам министерства, гражданам, государственным органам и общественным организациям. Граждане, в соответствии с законодательством, имеют право на доступ к информации о них, на уточнение информации и знание целей сбора.
Порядок доступа к ведомственным документам должен быть доведен до сведения организаций и граждан.
4.3. Подсчет объема документооборота
4.3.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных министерством за выбранный отрезок времени (год, месяц).
Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. При подготовке Табеля унифицированных форм документов подсчет и анализ объема документооборота обязателен.
Результаты учета объема документооборота обобщаются службой документационного обеспечения управления и представляются руководству министерства для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
4.3.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро. По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.
Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.
Поступающие документы и создающиеся в министерстве подсчитываются отдельно.
4.3.3. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, переписка, письма граждан, финансовые и др.
Подсчет документооборота может проводиться по министерству, по отдельному подразделению.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.
Работа проводится специально выделенной группой сотрудников службы ДОУ.
5.