Типовые документы / Телефонограмма
.doc
ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).
Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления
Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.
Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.
Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.
В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.
Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.
Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.
В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи.
При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.
Реквизит "адресат" оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например:
Управляющим филиалами
Акционерной страховой
компании "Аско"
Кураторам муниципальных
школьных округов
Северного административного
округа г.Москвы
При адресовании телефонограммы руководителю предприятия или организации наименование предприятия включается в наименование его Должности. Например:
Начальнику муниципального ремонтно-
строительного предприятия № 15
Южного административного округа
г.Москвы
Петрову М.Ф.
Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением центрованно.
Дата оформляется цифровым способом (12.10.97) ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата. Например
12.10.97 № 49
Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать.
Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слове при составлении телефонограммы не должны применяться.
Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом). Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.
Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации-автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки. Например:
Руководитель
Департамента финансов
Правительства Москвы (личная подпись) А.Н.Фетисов
На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.
Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.
Отметки о приёме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Передал", сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например:
Передал - секретарь И.О.Петрова
Тел. 924 19 35
Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова "Передал" от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами.
Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Принял", сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема - передачи (в часах и минутах). Например:
Принял. - Инспектор канцелярии С.О.Лобова
Тел. 923 28 22
11 час. 10 мин.
На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Например:
Принял. - Инспектор канцелярии (личная подпись) С.О.Лобова
Тел. 923 28 22
11 час. 10 мин.
Пример оформления телефонограммы
ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления
20.08.97 № 46 образования Южного
административного округа
г.Москвы
Битюковой Ю.И.
22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.
Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя
Департамента образования
Правительства Москвы Л.В.Ковалев
Передал. Инспектор И.О.Гаврилова
Тел. 369 37 32
Принял.
Начальник канцелярии (личная подпись) В.С.Бутова
Тел. 154 32 18
13 час. 20 мин.
Однако, отметки о приёме-передаче телефонограмм могут проставляться в начальной части телефонограммы под автором и адресатом соответственно. В этом случае телефонограмма будет иметь вид:
Департамент образования Начальнику управления
Правительства Москвы образования Южного
административного округа
г.Москвы
Битюковой Ю.И.
Передал - инспектор Принял - начальник канцелярии
И.О.Гаврилова В.С.Бутова
Тел. 369 37 32 Тел. 154 32 18
13 час. 20 мин.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
20.8.97 № 46
22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.
Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя Л.В.Ковалев
Оргкомитет "Возрождение"
ТЕЛЕФОНОГРАММА
05.04.98
Директору ОАО "Логос" Смирнову И.В. т. 144.28-17
Совещание "Круглый стол "Возрождение" переносится в гостиницу "Славянская" (конференц-зал). Дата проведения 12.04. 98. Регистрация участников в 12.ОО.
Председатель оргкомитета Подпись А.Л. Глебов
Передал:
Референт И.С. Рогозин 05.04.98
Принял:
Секретарь А.Р. Устинова
Рис. 15. Телефонограмма
При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил:
- текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;
- после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия;
- передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;
- во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;
- после передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи;
- если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.
При приеме телефонограммы необходимо записать;
- название фирмы и номер ее телефона;
- текст телефонограммы;
- должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;
- дату и время приема.
Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.
В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.
1 -ТЕЛЕФОНОГРАММА
2 - КОМУ АДРЕСОВАН ЗВОНОК
3 - ДАТА ЗВОНКА
4 - ВРЕМЯ ЗВОНКА
5 -ДЕНЬ
6 - ВЕЧЕР
7 - КТО ЗВОНИЛ
8 -ТЕЛЕФОН
9 -КОД
10 - НОМЕР
11 -РАСШИРЕНИЕ
12 - ФАКС
13 - СООБЩЕНИЕ
14 - ПРОСТО ПОЗВОНИЛ
15 - ОТВЕТНЫЙ ЗВОНОК
16 - ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ
17 - ПОЗВОНИТ ЕЩЕ РАЗ
18 - ПРИЕХАЛ, ЧТОБЫ ВСТРЕТИТЬСЯ С ВАМИ
19 - ХОЧЕТ С ВАМИ ВСТРЕТИТЬСЯ
20 - КТО ПРИНЯЛ ЗВОНОК
Рис. 16. Бланк телефонограммы из блокнота для записи телефонограмм
"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-mail: offex@icc.spb.su