- •3.2. Бланки документов
- •3.3.5. Дата документа
- •3.3.6. Индекс документа
- •3.3.7. Текст документа
- •3.3.8. Визирование документа
- •3.3.9. Подпись документа
- •3.3.10 Отметка об исполнении документа
- •3.3.11 Внешнее согласование документа
- •3.3.12. Утверждение документа
- •3.3.13. Адресование документа
- •3.3.14. Резолюция
- •3.3.15. Оформление приложений к документу
- •3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
- •3.4.1. Проекты законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства Российской Федерации.
- •3.4.2. Приказ
- •3.4.3. Указание
- •3.4.4. Инструкция
- •3.4.5. Протокол
- •3.5. Тираж документов
- •3.6. Автоматизация документирования
- •4.1. Регистрация документов
- •4.2. Построение поисковой системы
- •4.3. Подсчет объема документооборота
- •5.1. Задачи контроля исполнения
- •5.2. Сроки исполнения документов
- •5.3. Организация контроля исполнения
- •Табеля унифицированных форм документов министерства (ведомства)
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в_________году в структурном подразделении
3.3.14. Резолюция
В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний но исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.3.15. Оформление приложений к документу
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей- форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Например:
Приложение
к приказу Министерства
путей сообщения Российской
Федерации
00.00.00 №
3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
3.4.1. Проекты законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства Российской Федерации.
Проекты законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, распоряжений Вице-президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства Российской Федерации разрабатываются министерствами в соответствии с поручениями и в инициативном порядке12.
В министерстве подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа визируется министром (руководителем ведомства), второй экземпляр — заместителем министра (заместителем руководителя ведомства), курирующим соответствующие структурные подразделения, начальниками структурных подразделений, ответственными за подготовку проекта или с которыми согласовывается проект, а также руководителями юридической службы и службы ДОУ. К проекту документа прилагается лист согласования его с заинтересованными организациями.
Доклады о ходе и результатах исполнения поручений Верховного Совета Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Совета Министров — Правительства Российской Федерации подписываются руководителями, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности.
Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации должны проходить юридическую экспертизу и редактирование в Государственно-правовом управлении Президента Российской Федерации.
Проекты законодательных актов, указов Президента Российской Федерации нормативного характера, а также проекты решений Совета Министров — Правительства Российской Федерации нормативного характера должны согласовываться с Министерством юстиции Российской Федерации.
Проект документа направляется в вышестоящие органы с сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость принятия решения и его содержание.
На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма указываются: наименование структурного подразделения министерства, фамилия и номер телефона ответственного исполнителя.
Проекты документов печатаются на листах формата А4, через полтора межстрочных интервала в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату; второй—остается в службе ДОУ; третий — у ответственного исполнителя.