- •3.2. Бланки документов
- •3.3.5. Дата документа
- •3.3.6. Индекс документа
- •3.3.7. Текст документа
- •3.3.8. Визирование документа
- •3.3.9. Подпись документа
- •3.3.10 Отметка об исполнении документа
- •3.3.11 Внешнее согласование документа
- •3.3.12. Утверждение документа
- •3.3.13. Адресование документа
- •3.3.14. Резолюция
- •3.3.15. Оформление приложений к документу
- •3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
- •3.4.1. Проекты законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства Российской Федерации.
- •3.4.2. Приказ
- •3.4.3. Указание
- •3.4.4. Инструкция
- •3.4.5. Протокол
- •3.5. Тираж документов
- •3.6. Автоматизация документирования
- •4.1. Регистрация документов
- •4.2. Построение поисковой системы
- •4.3. Подсчет объема документооборота
- •5.1. Задачи контроля исполнения
- •5.2. Сроки исполнения документов
- •5.3. Организация контроля исполнения
- •Табеля унифицированных форм документов министерства (ведомства)
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в_________году в структурном подразделении
3.3.7. Текст документа
Текстом управленческого документа является выраженное средствам:” делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание должно быть увязано с ранее изданными но данному вопросу документами.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
3.3.8. Визирование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри министерства, так и вне его.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка “Замечания прилагаются”. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в министерстве, ниже реквизита “подпись” на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.3.9. Подпись документа
Документы, направляемые министерством в вышестоящие органы, подписываются руководителем или в его отсутствие его заместителями.
Документы, направляемые сторонним организациям10 от имени министерства, подписываются руководителем или его заместителями.
Документы, направляемые организациям отрасли, подписываются руководителем, его заместителями, а также руководителями структурных подразделений министерства в соответствии с их компетенцией.
Подписание руководителями структурных подразделений министерства нормативных актов не допускается.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка 11. Например: Заместитель министра подпись И. И. Иванов. Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах•, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ, должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления “и. о.”, “зам.” вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом “за” или проставлением косой черты перед наименованием должности.