Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в_________году в структурном подразделении

_________

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой “ЭПК”
1	2	3	4

постоянного

___________________________________________________________________________________

временного

(свыше 10 лет)

___________________________________________________________________________________

временного

(до 10 лет включительно)

___________________________________________________________________________________

Итого:

_____________________________________________________________________________________

Наименование должности

ответственного за подпись инициалы,

делопроизводство фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в службу документационного обеспечения управления министерства, ведомства

Наименование должности подпись инициалы,

передавшего сведения фамилия

Дата

1 Далее везде министерства.

2 Порядок работы с секретными документами, письмами, заявлениями и жалобами граждан регламентируется специальными инструкциями.

3 Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с утвержденной структурой министерства и положением о службе ДОУ (Управление делами. Управление по обеспечению работы аппарата, Административно-контрольное управление и др.)

4 Постановление может применяться в составе протокола.

5 Правила подготовки ведомственных нормативных актов утверждены постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 23.07.93 ¹ 722.

6 Не указывается на письмах.

7 Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения — автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о наличии приложения; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, место составления или издания: фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно); отметка о поступлении: ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др.

8 Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

9 Указ Президента Российской Федерации “О нормативных актах центральных органов государственного управления Российской Федерации” от 21.01.93 № 104; постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации “О регистрации и опубликовании ведомственных. нормативных актов” от .13.04.93 № 307.

10 В данном пункте и последующем тексте организация — обобщенное название учреждений, государственных и иных предприятий, банков, др. структур.

11 В документах, оформленных не на бланках, наименовании министерства, структурного подразделения в реквизите “подпись” включается в состав наименования должности.

12 Общий порядок подготовки названных документов определен Постановлением Совета Министров РСФСР “О порядке подготовки проектов законодательных актов РСФСР и решений Правительства РСФСР” от 26.01.91 № 47; Положением о подготовке проектов постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства Российской Федерации (утверждено постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 28.01.93 № 74); распоряжением Президента Рос опиской Федерации от 05.02.93 № 85-рп.

13 Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.

14 Включает фамилию исполнителя, помор его служебного телефона и помещается на лицевой или, при отсутствии места, на оборотном стороне последнего листа документа.

15 В отдельных случаях при ограниченном объеме документооборота и компактном расположении подразделений министерства возможна централизованная регистрация документов.

16 Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.

17 В отдельных случаях при ограниченном документообороте и компактном расположении подразделений министерства возможно централизованное формирование дел в службе ДОУ.