8.5 Защита электронных документов

8.5.1 Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки ЭД, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию разработчики ЭД должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по защите ЭД (установка пароля, ключа).

8.5.2 Файлы дипломного (курсового) проекта могут быть открыты только для чтения.

8.6 Удостоверение подлинности электронных документов

8.6.1 Удостоверение подлинности ЭД в БГАТУ осуществляется посредством удостоверяющего листа (УЛ).

8.6.2 УЛ выполняется на бумаге и должен содержать:

- наименование и обозначение ЭД;

- даты создания и утверждения ЭД;

- контрольные характеристики ЭД или их частей (при необходимости);

- подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование, утверждение, нормоконтроль ЭД и печать.

Пример удостоверяющего листа дан в приложениях Р и С.

8.6.3 На стадии обращения функции удостоверяющего листа может выполнять бумажная копия ЭД, заверенная разработчиком и заведующим кафедрой.

8.7 Формы представления электронного документа

8.7.1 Электронный документ имеет форму внутреннего и внешнего представления.

8.7.2 Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.

8.7.3 Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отдельном от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком.

8.7.4 В БГАТУ обязательными формами внешнего представления электронных вариантов дипломных (курсовых) проектов (работ) являются:

- копия пояснительной записки на бумажном носителе;

- воспроизведение графической части на экране дисплея и копия на бумажном носителе формата А3 или А4, размещаемая в приложении к пояснительной записке.

8.7.5 На защиту дипломных проектов электронный вариант представляется в следующем составе:

- титульный лист проекта;

- лист задания;

- копия пояснительной записки на бумажном носителе с отзывом руководителя и рецензента;

- удостоверяющий лист;

- машинный носитель, на котором представлен электронный документ в соответствии с этикеткой в конверте.

На конверте помещается копия этикетки. Конверт приклеивается к папке с документами.

8.7.6 Студент и руководитель несут ответственность за полноту и правильность представляемых файлов и содержащуюся в них информацию.

8.7.7 Файлы дипломного (курсового проекта) должны быть заархивированы одним из следующих архивов: Win Zip или Win Rar. Допускается использование самораспаковывающихся архивов.

8.8 Порядок внесения изменений

8.8.1 Изменения могут вноситься в ЭД только на стадиях создания и обращения.

8.8.2 Изменения в ЭД, созданные в соответствии с требованиями к конструкторской, программной, технологической и другой проектной документации или в соответствии с требованиями УСД, вносятся согласно нормативным документам на эти виды документов.

8.8.3 Изменение ЭД можно осуществлять путём замены документа. При этом составляется новый удостоверяющий лист.

8.8.4 При замене ЭД в целом изменяемые ЭД аннулируются.

8.8.5 При изменении частей ЭД, заверенных УЛ, должен составляться новый УЛ. Прежний УЛ при этом должен сохраняться в УМО.

8.8.6 Изменения в ЭД вносятся кафедрой, отвечающей за его разработку, и утверждаются на заседании кафедры.