3 Организация автоматизированного учёта расчетных операций в ооо «раевская» альшеевского района

3.1 Информационное обеспечение автоматизированной обработки данных

Ведение бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в ООО «Раевская» осуществляется в соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129 (с изменениями и дополнениями от 23.07.1998 г.) и Положениями по ведению бухгалтерского учета (ПБУ).

Учетный процесс на Предприятии обеспечивает принципы, изложенные в п.6 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 09.12.1988 г. №60, а именно:

• активы и обязательства организации и активов и обязательств других организаций (допущение имущественно обособленности);

• организация будет продолжать свою деятельность и обозримом будущем и у нее отсутствует намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности и, следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке (допущение непрерывности деятельности);

• принятие организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому (допущение последовательности применения учетной политики);

• факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими (допущение временной определенности факторов хозяйственной деятельности).

Учетный процесс на предприятии предполагает приоритетность:

• большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности).

Вопрос о форме бухгалтерского учета является одним из важнейших в технике учета, так как от применения наиболее рациональной формы учета зависит возможность его упрощения и удешевления, применения вычислительной техники и компьютеров.

Бухгалтерский учет ведется на основе Плана счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности предприятий и инструкциями по его применению, утвержденного приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат реквизиты, перечисленные в ст.9 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.2007г.№129 ФЗ, а также по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом.

Несмотря на сложности, применение информационных технологий позволит предприятию решить множество проблем: от оперативности формирования баз данных и различных отчетов, осуществления быстрого поиска и вывода в удобочитаемом виде различной информации, до своевременной передачи финансовой информации клиентам и существенного снижения трудоемкости бухгалтерских операций.

Современные тенденции развития программного обеспечения и экономики предприятий показывают, что универсального и однозначного рецепта выбора стратегии автоматизации бухгалтерского учета пока не выработано. Ведущие производители программного обеспечения предоставляют возможность реализовать как комплексного подхода, так и использования узкоспециализированных обособленных программ.

В настоящее время в экономике происходит становление новых технологических укладов, базирующихся на повсеместном использовании информационно – коммуникационных технологий, которые позволят ей выйти на новый качественный уровень. Развитие средств автоматизации бухгалтерского учета идет по пути отказа от использования узкоспециализированного бухгалтерского программного обеспечения на рабочих местах, в пользу внедрения комплексных, многокомпонентных систем автоматизации всех типовых задач бухгалтерского учета в составе единой автоматизированной системы управления предприятием. Поэтому к автоматизации такой важной составляющей бухгалтерского у чета, как чет оплаты труда, необходимо подходить комплексно, рассматривая его в рамках автоматизации всей финансово – хозяйственной деятельности предприятия.

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно по окончании операции.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации или отраслевых инструктивных нормативных документах, утвержденных в установленном порядке.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в данной организации графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота в ООО «Раевская». График документооборота представлен в учетной политики учреждения. Он должен способствовать усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ. Однако в учреждении, график документооборота не соблюдается в должном порядке.

Документы бухгалтерского учета ООО «Раевская» составляют на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободные место прочеркивают.

Запись в документах делают шариковой ручкой. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Поступившие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего, проводят проверку по форме, в процессе которого устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечиваются их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются, а папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывает наименование организации, название и порядковый ее номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве.

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера.

Перечень и сроки хранения документов в учреждении:

-документы со сроком хранения 1 год – переписка о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;

-со сроком хранения 5 лет - квартальные балансы, отчеты предприятия, контрольные книги, журналы и ведомости, кассовые книги, главные книги и журналы;

-со сроком хранения 10 лет - годовые балансы и отчеты ООО «Раевская» с объяснительными записками, инвентарные описи.

Таким образом, документы бухгалтерского учета в ООО «Раевская» составляют на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив.