4.2 Колонтитулы

При оформлении больших текстовых документов их принято разбивать на ряд разделов. Для каждого раздела оформляется свой колонтитул, информирующий, например, о названии раздела.

Колонтитул – это повторяющийся от страницы к странице фрагмент текста в рамках раздела. В колонтитул может быть также включен номер страницы, рисунок и пр.

Команда создания колонтитула – ВИД/Колонтитул. При ее выполнении предоставляется возможность оформления верхнего и нижнего колонтитулов.

Область действия команды – раздел.

Допускается оформление различных колонтитулов в рамках раздела для четных и нечетных страниц, а также отличного от других колонтитула на первой странице. Чаще всего его просто исключают, так как первая страница раздела содержит название раздела и нет смысла повторять его в колонтитуле.

Правило оформления разных колонтитулов для первой, четных и нечетных страниц определяется под управлением команды ФАЙЛ/Параметры страницы (вкладка Макет) или с помощью специальной клавиши на панели инструментов создания колонтитулов.

Включение в колонтитул номера страницы осуществляется путем активизации специальной кнопки с символом «» на панели инструментов «Колонтитулы».

Примечание 1. Начинать формирование колонтитулов нового раздела необходимо с установки параметров страницы (макета).

Примечание 2. При формировании колонтитулов второго и следующих разделов следует отменять режим «Как в предыдущем». Иначе формирование нового колонтитула данного раздела приведет к изменению колонтитула предыдущего раздела.

4.3 Создание оглавления, перечней, предметного указателя

В текстовом процессоре WORD представлены средства автоматического составления оглавления, предметного указателя, перечней рисунков, таблиц и формул. Назовем рисунки, таблицы, формулы объектами документа.

Тогда оглавление, предметный указатель, перечень рисунков, таблиц или формул представляет собой список объектов (заголовков, названий таблиц и рисунков, выделенных для включения в предметный указатель терминов) с указанием номеров страниц.

Автоматической сборке таких элементов предшествует оформление составляющих их объектов с помощью специальных кодов полей. Так, например, для сборки оглавления необходимо предварительно оформить заголовки с использованием стилей заголовков 1-го, 2-го и следующих уровней. При этом, помимо различного форматирования абзацев с заголовками, им приписываются коды, управляющие впоследствии сборкой оглавления при реализации команды ВСТАВКА/Оглавление и указатели (вкладка Оглавление).

При изменении структуры текстового документа, приведшем к изменению номеров страниц, на которых расположены начала разделов, или к изменению количества заголовков, их уровней, обновление оглавления осуществляется при нажатии клавиши F9 после его активизации (выделение оглавления не требуется). Обновление возможно также под управлением контекстного меню «Обновить поле».

Модификация структуры документа может быть осуществлена в режиме «Структура», устанавливаемом под управлением команды ВИД/Структура. Работая в этом режиме только с оглавлением, можно переместить разделы документа, перенумеровать заголовки, переопределить их уровни. Преобразование структуры оглавления приводит к изменению структуры документа.

При наличии в документе большого числа таблиц, рисунков целесообразно включить в документ их перечни. Управляется процесс их создания командой ВСТАВКА/Оглавление и указатели (вкладка Список иллюстраций).

Сборке перечня предшествует автоматическое формирование названий тех объектов, для которых он создается. Название может состоять из двух частей. Постоянная часть как обязательная составляющая, повторяющаяся от объекта к объекту, формируется под управлением команды ВСТАВКА/Название. Из списка названий должно быть выбрано одно, соответствующее типу объектов, для которых создается перечень: рисунок, таблица или др. При формировании названий они автоматически нумеруются. К постоянной части названия может быть добавлен любой текст, раскрывающий существо объекта.

Процесс создания названий объектов сопровождается вставкой полей, под управлением которых и происходит сборка перечня.

Обновление перечня после редактирования текста осуществляется по общему правилу – при нажатии клавиши F9 или с использованием контекстного меню.

Предметный указатель – это список выделенных в документе понятий с указанием номеров страниц, на которых они встречаются.

Вставка полей к выделенным в тексте понятиям может осуществляться двумя способами: с использованием стиля «Указатель» по аналогии с оформлением заголовков или при нажатии клавиш Alt/Shift/X(латынь).

Автоматическая сборка предметного указателя осуществляется также под управлением команды ВСТАВКА/Оглавление и указатели (вкладка Указатель). Автоматическая сборка нового варианта указателя после редактирования текста происходит при нажатии клавиши F9 или с использованием контекстного меню.

Любая сборка объектов осуществляется под управлением специальных полей, коды которых приписываются к объектам перед их сборкой:

• К заголовкам приписываются коды полей, различные для заголовков разного уровня, при оформлении их стилями заголовков. Они формируются в режиме скрытого текста и не могут быть увиденными.

• Коды полей названий таблиц и рисунков приписываются при их автоматическом формировании. Их можно наблюдать, включив режим «Коды полей» при выполнении команды СЕРВИС/Параметры вкладка Вид. Например, код названия таблицы - {SEQ Таблица \* ARABIC}.

• Термины для предметного указателя отмечаются кодами полей при их оформлении - {XE “термин”}.

В свою очередь, при включенном режиме отображения кодов полей собранные элементы текста заменяются их кодами:

• оглавление, перечень – полем {ТОС},

• предметный указатель – полем {INDEX}.