2.3. Связывание таблиц

Access позволяет строить реляционные банки данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой отношениями. Отно­шение между таблицами можно объявить при наличии в связываемых таблицах одинаковых полей. Именно через эти поля и будет осущест­вляться связь. При наличии отношения между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в отчетах, зап­росах и формулярах.

Для связывания таблиц в окне банка данных необходимо из Edit-меню выбрать директиву Relationships. На экране появится ди­алоговое окно с перечнем возможных первичных (родительских) и вторичных (дочерних) таблиц, участвующих в отношении.

После выбора родительской и дочерней таблиц следует определить тип отношения между ними. Если одному блоку первичной (родительской) таблицы соответствует один блок связанной (дочер­ней) таблицы, то речь идет об отношении типа 1:1 (One). Отношение типа 1:n (Many) означает, что каждый блок данных в главной табли­це может быть связан с любым количеством блоков данных в связанной таблице.

Поля, через которые осуществляется связь, в первичной и свя­занной таблицах могут иметь разные имена. Необходимым условием установления связи является совпадение типа данных и размера связываемых полей.

Имеется возможность установить контрольный индикатор опций проверки ссылочной целостности Enforce Referential Integrity. Эта проверка позволяет избежать ряда ошибок при удалении блоков данных из первичной таблицы и при вводе данных в связанную таблицу.

Между двумя таблицами может быть объявлено только одно отношение. Если дается определение другому отношению между теми же таблицами, то оно заменит уже имеющееся отношение.

2.4. Импортирование таблиц

Наличие средств конвертирования форматов баз данных может существенно сэкономить время на перенос информации из других сред в формат таблиц Access, особенно если речь идет о достаточно больших банках данных, содержащих сотни и тысячи записей. Встроенные в Access средства конвертирования позволяют считывать и под­вергать дальнейшей обработке данные "чужих" форматов. Точно так же можно и экспортировать Access-таблицы в другие банки данных.

Для импортирования набора данных следует вызвать директиву Import в File-меню. Эта директива копирует данные из текстового файла, файла программы электронных таблиц или таблицы банка дан­ных в Access-таблицу. Она же позволяет скопировать объекты из другого Access-банка данных в активный банк данных.

Данные можно импортировать, если они представлены в одном из следующих форматов:

- Microsoft Access;

- текст с символами разделения (значения, отделенные друг от друга запятыми, табуляторами или другими символами);

- текст с фиксированным форматом (значения расположены таким образом, что каждое поле имеет определенную фиксированную длину);

- Microsoft Excel (версия 2.х, 3.0 и 4.0);

- Lotus 1-2-3 или 1-2-3/W(.wks-, wk1- и .wk3-файлы);

- Paradox (.db-файлы);

- dBASE III и dBASE IV (.dbf-файлы);

- Microsoft SQL Server.

После щелчка на кнопке Import меню File появляется диалоговое окно выбора формата импортируемого файла. Далее следуют операции по выбору исходного файла для импорта и задания опций импорта.