2. Процедуры создания базы данных

2.1.Открытие базы данных.

После запуска Access на экране появляется прикладное окно графической оболочки. Если при запуске не был указан обрабатываемый банк данных, то в распоряжении пользователя имеются только меню File (Файл) в строке меню и пиктограмма помощи в строке пиктограмм.

Через меню File можно открыть уже имеющийся банк данных или создать новый. Для создания нового банка данных следует выполнить следующую последовательность операций:

- открыть меню File;

- щелкнуть «мышью» на директиве New Database (Создать новый банк данных);

- в поле списка каталогов выбрать каталог, в котором должен быть сохранен файл банка данных;

- заменить предложенное системой временное имя db1.mdb в поле File на имя будущего банка данных, например Dekanat;

- щелкнуть «мышью» на командной кнопке ОК.

В результате будет создан новый файл банка данных под именем DEKANAT.MDB, который будет иметь начальный размер в 64 Кбайт, хотя еще никаких данных в него не введено. Для построения файла применяются определенные системные объекты, которые тоже сохраняются в файле банка данных. Можно рассматривать их как "накладные расходы".

Одновременно с открытием файла на экране появляется окно банка данных: в нем осуществляются все операции обработки входящих в банк данных объектов. Центральную часть этого окна занимает поле списка включенных в банк объектов. При создании нового банка данных список объектов пуст. Список объектов структурирован по категориям (типам) объектов. Для того чтобы увидеть список объектов некоторого типа, следует щелкнуть в окне банка на кнопку с соответствующей пиктограммой. Различают следующие типы объектов (и кнопки в окне банка данных):

• таблица. Для реляционной модели базы данных хранимая информация представляется в виде таблицы. В записях (строках) таблицы, сос­тоящих из отдельных полей определенного типа, хранится информация о конкретном экземпляре объекта;

• запрос. Запросы служат для селекции или фильтрации наборов данных, хранящихся в таблицах. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенно­му критерию (условию) и нужна для решения конкретной задачи;

• формуляр. Представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс заполнения банка данными, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к банку (речь здесь идет о блокировании индикации служебных или засекреченных полей);

• отчет. Как правило, выбранная из банка информация должна быть представлена в виде распечатки - отчета, оформленного соответствующим образом. Доступные способы оформления информации в отчетах Access весьма разнообразны и эффективно используют технологические возможности как оболочки Windows, так и современных лазерных принтеров;

• макрокоманда. При обработке больших объемов данных часто приходится выпол­нять длинные последовательности действий. Любые действия могут быть оформлены как макрокоманды. Вызов макрокоманды приводит к выполнению соответствующую данной макрокоманде последовательность действий. Применение макрокоманд позволяет автоматизировать про­цессы заполнения базы, выбора информации и т.д.;

• модуль. При решении достаточно сложных задач пользователь сталкивается с ограничениями технологии построения директивных макрокоманд. Для преодоления возникших трудностей можно написать собс­твенную процедуру обработки информации на языке Access Basic. Такая процедура оформляется как модуль.