2.2. Определение таблиц базы данных

При проектировании базы данных следует определить, какая информация должна входить в базу данных. Здесь же следует решить, должна ли вся хранимая в базе информация располагаться в одной таблице или лучше разделить ее на несколько таблиц. Каждая строка таблицы содержит один блок данных. Количество полей в записи и их тип определяет пользователь при проектировании. Например, для случая таблицы адресов следует включить в состав записи (блока) поля данных для фамилии, адреса, почтового индекса, названия населенного пункта и т.д. При проектировании таблицы каждому полю выделяется определенное место. Его величина зависит от типа поля, от количества символов для текстовых полей, которые позднее (при заполнении базы) могут быть введены в поле. Следует следить за тем, чтобы размер поля не был слишком мал: для почтовых индексов необходимо минимум 6 символов. Не следует также задавать слишком большой размер поля (например, 50 символов для фамилии), поскольку при этом непроизводительно расходуется память (она резервируется в полной мере, независимо от того, будет заполнено поле целиком или только частично).

К проектированию новой таблицы можно приступать сразу после открытия (создания) банка данных. Приведем последовательность действий при этом.

- Нажать кнопку с пиктограммой таблицы в окне банка данных.

- Щелкнуть мышью на командной кнопке New. На экране появится пустая спецификация блока (записи) таблицы и Access перейдет в режим проектирования таблицы.

Спецификация блока содержит описание его полей. Для каждого поля необходимо указать:

- ИМЯ (первая колонка - Field Name);

- ТИП (вторая колонка - Data Type);

- КОММЕНТАРИЙ (третья колонка - Description).

В качестве ИМЕНИ поля следует использовать слово английского или русского языка, дающее смысловую характеристику хранимых в поле данных.

Для каждого поля в колонке ТИП возможен выбор из следующего списка типов:

Text - сохраняет цепочку алфавитно-цифровых символов (длиной не более 255 символов).

Memo - сохраняет текст, длина которого может быть до 32 000 символов.

Number - сохраняет числовые значения (целые или десятичные числа).

Date/Time - сохраняет дату и время.

Currency - сохраняет числа в "денежном" формате.

Counter - сохраняет уникальное значение, которое в каждом новом блоке данных Access автоматически увеличивает на 1.

Yes/No - сохраняет логические значения (истинно/ложно).

OLE-Object- сохраняет OLE-объекты и иллюстрации.

КОММЕНТАРИЙ - может содержать пояснения на русском или анг­лийском языках, уточняющие назначение поля,

Обязательным условием нормальной обработки таблицы банка данных является однозначная идентификация каждого блока данных. Для этого каждому блоку данных приписывается собственный уникаль­ный номер записи - ключ. Access допускает автоматическое создание и ведение ключа путем выбора в качестве типа поля значения Coun­ter (Счетчик). Содержимое поля этого типа Access увеличивает на 1 для каждого нового блока данных. С помощью пиктограммы ключа поле номера записи может быть объявлено полем первичного ключа. Такое объявление автоматически устанавливает для параметра Indexed значение Yes (No Duplicates) (Да, без дубликатов). Благодаря этому две разные записи в таблице не могут иметь одинаковые номера.

Записи можно пронумеровать и самостоятельно. В этом случае следует выбрать для поля номера записи тип Number, а для параметра Indexed значение Yes (No Duplicates) (Да, без дубликатов). При вводе данных в таблицу (при заполнении базы) пользователь может вносить в это поле любые номера. Access контролирует вводимые данные и при попытке ввести уже использованный номер записи выдает предупреждающее сообщение.