1. Основные положения

В отчете пользователь может наглядно расположить информацию, извлеченную им из банка данных в процессе анализа. В части оформ­ленния отчета система Access предоставляет пользователю разнооб­разные средства. Имеется возможность выбирать элементы информа­ции, включаемые из банка в отчет; элементы управления, позволяю­щие автоматизировать выполнение последующих операций; элементы оформления, превращающие его в законченный образец высококачест­венного документа. В Access предусмотрена стандартная структура отчета, предполагающая наличие в нем основной части и колонтиту­лов. В качестве примеров отчета могут служить, например, распеча­танный телефонный справочник, отчет о торговых операциях фирмы за квартал или список сотрудников отдела.

2. Процедуры проектирования отчетов

Пользователю доступны два способа проектирования отчета. Можно воспользоваться поддержкой Конструктора Отчетов, а можно спроектировать отчет и самостоятельно, "вручную". Если пользова­тель уже имеет некоторые навыки работы с Access-отчетами, то вто­рой способ позволяет достичь результата быстрее. Начинающим пользователям помощь Конструктора Отчетов даст возможность избежать оши­бок.

2.1. Изготовление отчетов с помощью Конструктора Отчетов

Конструктор Отчетов берет на себя управление процессом про­ектирования отчета. Он ставит перед пользователем вопросы, касаю­щиеся структуры, содержания и оформления отчета, ограничивая воз­можность непродуманных, некорректных действий. На каждый из зада­ваемых вопросов сам же Конструктор Отчетов предлагает пользовате­лю несколько вариантов ответов, сводя роль пользователя к просто­му выбору одного из возможных решений. Конструктор Отчетов поз­воляет подготовить следующие типы отчетов:

- отчет, содержащий информацию, расположенную в одну колонку;

- отчет с группированием и вычислением итоговых величин;

- адресные этикетки.

Для обращения к Конструктору Отчетов за помощью в деле про­ектирования отчета сначала в окне банка данных следует выбрать пиктограмму отчета (Report) и затем щелкнуть «мышью» на кнопке New (Новый).

В появляющемся после этого диалоговом окне New Report (Новый отчет) вводится имя исходной таблицы или запроса, из которых бу­дет извлекаться информация для построения отчета. Далее следует щелкнуть «мышью» на кнопке Report Wizards (Конструктор Отчетов), после чего Конструктор Отчетов начинает работать. Он опрашивает пользователя при помощи последовательно возникающих на экране диалоговых окон, выясняя детали содержания и оформления проекти­руемого отчета. По мере получения ответов пользователя Конструк­тор Отчетов создает прототип отчета. В последнем диалоговом окне пользователь может решить, в каком режиме он хочет видеть резуль­тат: в режиме Preview или в режиме проектирования.

Если результат не полностью отвечает представлениям пользо­вателя, то можно самостоятельно доработать отчет в режиме проек­тирования либо снова вызвать Конструктор Отчетов и изготовить новый отчет. Более того, по ходу проектирования пользователь мо­жет вернуться на несколько шагов назад и изменить одно из приня­тых им решений.

2. Создание отчета без Конструктора Отчетов

Если пользователь захочет самостоятельно спроектировать от­чет, то он должен изготовить пустой отчет, добавить необходимые указания в отношении сортировки и группировки и затем ввести в него управляющие элементы и другие необходимые для оформления от­чета компоненты.

Для самостоятельного проектирования отчета в окне банка дан­ных вначале выполните щелчок на пиктограмме отчета (Report), а затем - на кнопке New (Новый). Появляется диалоговое окно New Re­port (Новый отчет). В нем следует указать имя таблицы или имя запро­са, на которых должен базироваться отчет. Далее следует нажать кнопку Blank Report (Пустой отчет). Появляется пустой отчет (про­тотип отчета) в режиме проектирования. Окно проектирования разде­лено на несколько областей в соответствии со стандартной структу­рой отчета, в которые необходимости можно ввести управля­ющие элементы, уровни группировки и другие элементы проекта.