Ресурсы

Ресурсы — один из важнейших элементов проекта. Традиционно ресурсами проекта считают финансы, персонал, оборудование и материалы.

Для инновационного проекта одним из важнейших ресурсов яв­ляется персонал. Именно персонал, уникальные ученые, квали­фицированные специалисты (исследователи, разработчики, про­ектировщики) являются носителями новых знаний и технологий. В рамках инновационного проекта персонал — это наиболее до­рогой и дефицитный ресурс.

Управление персоналом в рамках инновационного проекта имеет свои особенности. Так, например, если в обычном проекте одной из функций управления персоналом является отбор персонала, его стимулирование и мотивация, то в инновационном проекте эта функция превращается в задачу поиска. При поиске потенци­альных участников проекта (как правило, главных исполнителей) приходится учитывать ментальность крупных ученых, в том числе и специфику мотивации участия в том или ином проекте. Не всегда финансовая выгода играет определяющую роль в со­гласии участия в проекте, огромную роль играет возможность участия в крупных научных исследованиях, возможность исполь­зования уникального оборудования и т. п. Другая специфика за­ключается в необходимости организации взаимодействия между участниками, которые во время работы над проектом могут нахо­диться на значительном расстоянии, в том числе в разных стра­нах.

Автоматизация управления проектами

Управление проектами является одной из самых сложных и тру­доемких областей управленческой деятельности. Это объясняется сложностью логики развития проекта, большим объемом инфор­мации, используемой для принятия управленческих решений.

Эффективное управление проектом невозможно без использова­ния современных информационно-коммуникационных техноло­гий, без автоматизации. Представляется полезным сформулиро­вать основные цели, достигаемые за счет автоматизации, на каж­дом из основных этапов жизненного цикла проекта.

На этапе концепции:

• Сокращение времени разработки и согласования основных документов.

• Обеспечение эффективного взаимодействия с заказчиком. На этапе разработки коммерческого предложения:

• Сокращение времени разработки и согласования основных документов.

• Повышение эффективности выбора исполнителей, комплек­тующих, поставщиков.

• Обеспечение эффективного взаимодействия с заказчиком, по­тенциальными испблнителями и поставщиками.

На этапе проектирования:

• Сокращение времени разработки графика реализации проекта. На этапе реализации:

• Повышение достоверности и оперативности информации о состоянии проекта для решения задач оперативного управ­ления.

• Сокращение времени подготовки отчетов о ходе развития про­екта, и на этой основе строгое соблюдение установленных ка­лендарных сроков выпуска документации.

• Обеспечение эффективного взаимодействия между участни­ками проекта.

На этапе сдачи и завершения проекта:

• Сокращение времени подготовки рабочей документации.

Анализ приведенных выше целей показывает, что они условно могут быть разделены на две группы: общие и специфические.

Общей целью для всех этапов жизненного цикла проекта являет­ся сокращение времени подготовки документов и обеспечение эффективного взаимодействия участников проекта. Сократить время подготовки документов можно за счет более полного ис­пользования возможностей современных средств работы с доку­ментами (шаблоны, макросы) и автоматизации документооборо­та. Обеспечить эффективное взаимодействие между участниками проекта можно за счет более полного использования возможно­стей коммуникационных технологий.

Специфические цели достигаются за счет использования соответ­ствующих программных средств. Например, сокращение времени разработки графика реализации проекта может быть достигнуто за счет использования программного комплекса, предназначенно­го для решения соответствующей задачи.

Инструменты управления

проектами

В практике управления проектами используются как универсаль­ные, так и специализированные инструменты — программы (про­граммные комплексы).

Универсальные программные комплексы, к которым относят тек­стовый процессор, электронную таблицу и систему управления базами данных, используют для подготовки документов и расче­тов. К этой же группе относят программы подготовки и проведе­ния презентаций и коммуникационные программы: программы работы с электронной почтой, рассылки факсов, доступа и пуб­ликации WEB.

Специализированные программы можно условно разделить на специальные и "приспособленные". Специальные программы разработаны специально для решения задач управления проекта­ми. К этой группе программ относят программы бизнес-пла­нирования и программы календарного планирования. Эти два типа программ наиболее широко используются на практике. К группе "приспособленных" можно отнести программные ком­плексы, которые были разработаны как средства решения других задач, например моделирования, но которые стали использовать для решения некоторых задач управления проектами, например структурного анализа.

Анализ используемых в практике управления проектами про­граммных комплексов показал, что подавляющее их большинство направлены на автоматизацию следующих направлений управ­ленческой деятельности:

• Бизнес-планирование

• Планирование работ

• Оперативный контроль за ходом работ

• Анализ хода выполнения плана

• Внесение корректировок в план работ

Исторически сложилось так, что большинство комплексов ориен­тированы на решение типовых, тиражируемых задач и нацелены в основном на автоматизацию этапа реализации. Они позволяют получить график реализации проекта и распределить ресурсы. Декомпозиция проекта, связывание задач, распределение ресур­сов выполняется вручную, поэтому качество графика реализации проекта во многом определяется опытом руководителя проекта. В качестве модели проекта в большинстве пакетов используется сетевой график, а в качестве критерия эффективности — длина критического пути. Существуют программы, ориентированные на автоматизацию этапов замысла и концепции, которые обеспечи­вают автоматизацию, в плане выполнения расчетов, разработки бизнес-плана.

Специализированные программные комплексы

К специализированным программным комплексам относят инст­рументы, специально созданные для управления проектом на различных этапах жизненного цикла. Ниже дано краткое описа­ние программных комплексов, предназначенных для управления проектом на фазе концепции (Project Expert), системного проек­тирования (BPWin, IThink), подготовки и реализации (Microsoft Project).

BPWin

Программный комплекс BPWin позволяет построить IDF0 модель проекта, в основе которой лежит технология SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Методология моделирования IDEF0 предназначена для анализа системы как множества взаимодействующих, взаимосвязанных функций. Ориентация исключительно на анализ функций позво­ляет рассматривать функции независимо от объектов, которые их выполняют. Функциональный подход позволяет четко отделить проблемы анализа и проектирования от проблем реализации. IDEF0 — наиболее подходящий метод для анализа и логического проектирования. В основном он применяется на ранних стадиях проекта. IDEF0 позволяет выполнять описание сложных объектов с помощью простого графического языка. Простой синтаксис языка сочетается с хорошо разработанным процессом описания систем, который позволяет разрабатывать модели высокого каче­ства для различных объектов. Описание системы по правилам IDEF0 имеет четкую структуру. IDEFO-модель представляет со­бой набор иерархически упорядоченных диаграмм. Каждая диа­грамма описывает определенную функцию и состоит из несколь­ких взаимодействующих, взаимосвязанных подфункций, каждая из которых в свою очередь может быть описана диаграммой.

Project Expert

Project Expert — одна из первых и, несомненно, удачная отечест­венная разработка в области программных комплексов, ориенти­рованных на решение задач финансового анализа проекта. Разра­ботчик пакета — российская фирма "Про-Инвест Консаттинг".

Project Expert обеспечивает решение большинства задач, возни­кающих при подготовке проекта к реализации. Используя Project Expert, можно:

• описать окружение проекта и его возможное изменение в про­цессе реализации проекта;

• разработать инвестиционный план проекта;

• описать прямые и общие издержки проекта;

• определить потребности в финансировании и разработать схе­му финансирования проекта;

• получить аналитические финансовые таблицы (баланс, отчет о прибылях и убытках, Cash Flow, отчет об использовании прибыли);

• рассчитать финансовые показатели проекта: эффективности инвестиций (BP — период окупаемости, PI — индекс при­быльности, NPV — чистая, приведенная величина дохода, IRR — внутренняя норма рентабельности), показатели рента­бельности (ROI), показатели ликвидности и платежеспособ­ности;

• определить чувствительность показателей эффективности ин­вестиций на изменение различных факторов проекта;

• сформировать и напечатать финансовый план проекта.

Microsoft Project »

Программный комплекс Microsoft Project является наиболее по­пулярным в среде менеджеров малых и средних проектов. Это объясняется широкими возможностями пакета, удобным и хо­рошо знакомым большинству пользователей интерфейсом. Microsoft Project позволяет эффективно управлять проектом на различных этапах его реализации. Пакет дает возможность вы­полнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить задачи критического пути, получить график реализации проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов.

Пакет Microsoft Project поддерживает все возможные типы связей между задачами: FS (Finish-Start), SS (Start-Start), FF(Finish-Finish), а также дает возможность определить время отставания (Lag Time) и опережения (Lead Time).

График реализации проекта может быть представлен в виде диа­граммы Ганта, PERT-диаграммы или сетевого графика. Для каж­дого ресурса можно определить свой собственный календарь. Пакет обладает широкими возможностями по генерации отчетов. В нем определены десятки стандартных отчетов, имеется воз­можность определить уникальный отчет, включив в него необхо­димую информацию. Microsoft Project позволяет импортировать данные из файлов, созданных в среде других приложений, на­пример Microsoft Excel и Microsoft Access. В пакет включены средства поддержки коллективной работы. Имеется возможность отправки электронного письма ресурсу в момент назначения это­му ресурсу задачи. В пакет встроены средства, обеспечивающие формирование отчета о состоянии проекта в виде HTML-документа. Неоспоримым достоинством пакета является возмож­ность использования стандартного для офисных приложений языка программирования Visual Basic for Applications (VBA), что обеспечивает возможность разработки программных компонен­тов, обеспечивающих решение специфических задач.

Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint входит в состав пакета Microsoft Office. Она позволяет подготовить и провести презентацию. Презентация в широком смысле— это процесс представления проекта, пуб­личное выступление, сопровождаемое демонстрацией таблиц, графиков. Презентация в узком смысле — это набор слайдов, со­держащих иллюстративный материал для доклада или выступле­ния (презентации).

Слайды презентации Microsoft PowerPoint могут содержать:

• текст;

• таблицы, в том числе импортированные непосредственно из программы работы с таблицами;

• графику (схемы, иллюстрации и др.), в том числе импортиро­ванную из существующих файлов.

Если предполагается, что презентация будет проводиться с ис­пользованием презентационного оборудования, можно использо­вать анимационные возможности программы, например, возмож­ность динамического вывода текста.

Универсальные программные комплексы

К универсальным программным комплексам относят программы (приложения), которые предназначены для решения общих задач.

Project Expert

Пакет Project Expert является эффективным инструментом плани­рования и анализа проектов различного назначения, в том числе и инновационных. При помощи Project Expert можно:

• провести обобщенный анализ бизнес-идеи;

• описать налоговое окружение и его возможное изменение во время реализации проекта;

• разработать инвестиционный план проекта;

• описать общие и прямые издержки проекта;

• определить потребности в финансировании и подобрать под­ходящую схему финансирования;

• получить аналитические финансовые таблицы (баланс, отчет о прибылях и убытках, кэш-фло, отчет об использовании при­были);

• рассчитать финансовые показатели проекта: эффективности инвестиций (BP — период окупаемости, PI — индекс при­быльности, NPV — чистый приведенный доход, IRR — внут­ренняя норма рентабельности); показатели рентабельности, ликвидности и платежеспособности;

• провести анализ чувствительности показателей эффективно­сти от изменения различных параметров проекта и факторов внешней среды;

• сформировать и напечатать финансовый отчет проекта.

Цель этого раздела учебного пособия — на примере разработки проекта Консалтинговый центр показать методику использова­ния Project Expert для анализа проекта.

Проект Консалтинговый центр предполагает создание центра обучения предпринимателей малого бизнеса. На первом этапе реализации проекта предполагается организовать обучение биз­нес-планированию. Обучение будет осуществляться в малых группах (10 человек) в форме краткосрочных тренингов (4 дня по 4 часа). На втором этапе планируется оказание консультаций по составлению бизнес-плана. Для реализации проекта необходимо арендовать подходящее помещение (60—70 кв. м), приобрести компьютеры, принтер, ксерокс, мультимедиапроектор, мебель.

Microsoft Project

Программный комплекс Microsoft Project является наиболее по­пулярным в среде менеджеров малых и средних проектов. Это объясняется достаточно широкими возможностями пакета, удоб­ным, и, что немаловажно, хорошо знакомым большинству поль­зователям графическим интерфейсом.

В настоящее время наиболее широко используются версии пакета Microsoft Project: Microsoft Project 2000 и Microsoft Project 2003. Принципиальных отличий между этими версиями нет. Microsoft Project 2003 вобрал все лучшее от своих предшественников. Вместе с тем в новую версию внесен ряд дополнений: пакет ло­кализован для России, обеспечена более тесная интеграция с дру­гими компонентами популярного программного комплекса Microsoft Office, поддержка сетевых, в том числе и Интернет, технологий, стал более удобным интерфейс программы.

Microsoft Project позволяет эффективно управлять проектом на различных этапах его реализации. Он дает возможность выпол­нить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, за­дачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длитель­ность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эф­фективно контролировать загрузку ресурсов. Пакет поддерживает все необходимые типы связей между задачами: ОН (Окончание-Начало), НН (Начало-Начало), ОО (Окончание-Окончание).

Поддерживая современные информационные технологии, Microsoft Project позволяет импортировать данные из файлов, созданных в среде других приложений, например Microsoft Excel и Microsoft Access. Неоспоримым достоинством пакета является наличие встроенного языка программирования VBA (Visual Basic for Applications), что обеспечивает возможность разработки про­граммных компонентов, обеспечивающих решение специфиче­ских задач.

Методика использования Microsoft Project

Методика использования пакета Microsoft Project на этапе подго­товки проекта к реализации, целью которого является разработка графика реализации (календарного плана) проекта, может быть представлена в виде последовательности следующих шагов:

• задать дату начала проекта;

• создать (уточнить) календарь проекта;

• составить список целей, задач и подзадач (работ);

• определить связи между задачами;

• составить список ресурсов;

• распределить ресурсы.

Начало работы

Чтобы запустить Microsoft Project, надо сделать щелчок на кноп­ке Пуск и в меню Программы выбрать Microsoft Project.

Окно Microsoft Project в начале работы над новым проектом приведено на рис. 63. В заголовке окна отображается имя файла нового проекта— Проект1. В верхней части окна находится строка меню и панели инструментов. Основную часть окна зани­мает область отображения диаграммы Ганта. Слева от диаграм­мы Ганта отображается область задач. В ней перечислены про­екты, с которыми пользователь работал в последнее время, а так­же команды, обеспечивающие создание нового проекта (пустого или на основе шаблона). Чтобы увеличить место для отображе­ния диаграммы Ганта, область задач можно закрыть.

График реализации проекта

На практике график реализации проекта принято изображать в виде диаграммы Ганта, реже — в виде сетевого графика.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это способ представления графика реализа­ции проекта, при котором задачи изображаются горизонтальными

'J Pforosdft Project -Проект!

...файл Правка §ид Ьставка ©ордат . С^реис Проект Соеиестная работа Q*ho £г>рзека

п с В П В С '■ l

ф ф 4* — -^:'г. Показать. - Аг!

* Создание проекта .'V^х : Открытие проекта^

СУ« rnrt;owiMi

Создание I

# ^:: / i£; \. ' К£ . ^НеТ ГРУППИРОВКИ • ^ Q

Ж К Ч Ш]Ш M bee задачи - 'У* ^:

31 Дек "07 0? Яме "Оа

в л н с ч г, свтй;с

Q Пустой проект

Создание из имеющегося

llpOi'K I .1

S£j Выбор просите. • ■

Создание с помощью шаблона

Щ) Обыи» шаблоны..'.

^fj шябмныиаммп ваб-узда»..

#j изломы на fWj'osoft com

Q3 Добавлениеума.,, ■д) Спрашьа ЧаоиА ftojact Показывать при запуске

y.v v.-.; \\-'

Рис. 63. Начало работы над новым проектом

прямоугольниками, длина которых пропорциональна длительно­сти задач. Помимо прямоугольников на диаграмме Ганта отобра­жаются стрелки, показывающие связи между задачами, а также названия ресурсов, обеспечивающие выполнение задач.

Задачи проекта

При планировании проекта принято различать задачи и подзада­чи, а также работы.

Задача— это некоторая деятельность, которую надо выполнить для достижения цели. Различают сложные и простые задачи.

Сложная задача это такая задача, которая представляет собой со­вокупность более простых задач (подзадач). Подзадачи, в свою очередь, также могут представлять собой совокупность более простых задач.

Простая, элементарная задача или работа — это задача, которая может быть выполнена некоторым ресурсом и которую не имеет смысла делить на более простые задачи.

Типы связей между задачами

Задачи реального проекта связаны между собой во времени. На­пример, некоторые задачи не могут быть начаты до тех пор, пока не завершится некоторая предыдущая задача, другие— могут выполняться одновременно. Поэтому, после того как составлен список задач и задачи распределены по уровням (определены главные(обобщенные) задачи и подзадачи), необходимо устано­вить связи между задачами.

Различают три типа связей между задачами проекта:

• Окончание-начало (ОН)

• Начало-начало (НН)

• Окончание-окончание (ОО)

Описание связей различного типа приведено в табл. 15, графиче­ское их представление — на рис. 71

Таблица 15. Типы связей

Связь	Характеристика
Окончание-начало	Связь окончание-начало между задачами А и В означает, что задача В не может начаться раньше, чем закончится задача А.
Окончание-окончание	Связь окончание-окончание между задачами А и В означает, что задача В не может закончиться до тех пор, пока ничем закончится задача А.
Начало- начало	Связь между задачами А и В означает, что задача В не может начаться раньше, чем начнётся выполнение задачи А.

.

З адача А

Задача В

Окончание-начало.

З адача А

З адача В

Окончание-окончание.

З адача А

З адача В

Начало-начало.

Анализ плана проекта

На практике для анализа графика реализации проекта наиболее широко используются два метода:

• метод критического пути (Critical Patch Method — СРМ);

• метод анализа и оценки (пересмотра) программ (Program Evaluation and Review Technique — PERT).

Метод критического пути

В основе метода критического пути лежит понятие "критический путь". Критический путь (Critical Path) — это цепочка задач про­екта, которая определяет длительность выполнения проекта в целом.

PERT

Очевидно, что реальное время выполнения задач и проекта в це­лом может отличаться от указанного в плане.

При разработке плана, как правило, указывается некоторое сред­нее, ожидаемое значение длительности выполнения задачи, ко­торое обычно больше оптимистической, но меньше пессимисти­ческой длительности. Идея метода PERT состоит в расчете опти­мистической и пессимистической длительностей проекта на основе информации об оптимистических и пессимистических длительностях задач.

Риски проекта

Риск — это возможная опасность. Применительно к проекту, риск — это возможное неблагоприятное событие, которое может привести к увеличению срока выполнения задачи и, возможно, к увеличению срока выполнения проекта в целом и, как следствие, к увеличению затрат на реализацию проекта.

Источники рисков в большинстве проектов — недостаточно про­работанный график реализации проекта, а также ресурсы проекта.

Риски, причиной возникновения которых является расписание, называются рисками расписания. Если источником риска явля­ются ресурсы, как правило персонал, то такие риски называют ресурсными.

Анализ рисков расписания состоит в выявлении задач, у которых вероятность нарушения сроков выполнения наиболее высокая. Опыт показывает, что вероятность нарушения срока выполнения задачи достаточно высока, если:

• задача короткая (слишком оптимистическая оценка);

• задача длинная;

• задача с большим количеством ресурсов;

• задача с большим количеством зависимостей;

• задача с внешними зависимостями.

Анализ ресурсных рисков состоит в выявлении задач, ресурсами которых являются:

• неопытные сотрудники;

• сотрудники, ответственные за выполнение большого количе­ства задач;

• сотрудники, обладающие уникальными знаниями и навыками;

• уникальные материалы и комплектующие.

После выявления задач, подверженных рискам, в расписание сле­дует внести изменения, обеспечивающие уменьшение количества рискованных задач. Для задач, изменение которых с целью уменьшения риска невозможно, следует разработать план реак­ции на риск и включить этот план в общий план проекта.