Управленческие навыки

Большинство байеров имеют определенные обязанности по управлению младшим персоналом — стажерами или ассистентами и администраторами по закупкам. Некоторые компании специально обучают своих байеров, чтобы подготовить их к роли руководителей, однако эта практика не получила широкого распространения. Специалисты по закупкам продвигаются по служебной лестнице благодаря своей способности закупать ассортимент, пользующийся успехом и приносящий прибыль, но это не значит, что они автоматически овладевают навыками управления другими людьми. Если компания не предлагает пройти специальный курс обучения, байер может получить необходимые знания самостоятельно. Существует множество книг по менеджменту, способных вооружить нужными сведениями относительно быстро и без особых усилий. Байер также может инициировать неофициальный курс собственного обучения, организуя встречи с более опытными коллегами, имеющими свои наработки и методы в области управления командой. Проведение собеседований с претендентами на место ассистента байера также входит в обязанности последнего и требует от него навыков эффективного планирования и подготовки.

Байер может воспользоваться собственным опытом, мысленно вернуться в то время, когда он сам занимал место ассистента или стажера, и вспомнить, как с ним обращался его руководитель. Это позволит увидеть себя с точки зрения подчиненных и поможет в общении с ними оставаться профессионалом и оказывать им всяческую поддержку, как они того и ожидают. Одна из наиболее частых проблем, с которыми сталкиваются ассистенты специалистов по закупкам, состоит в том, что их руководитель недостаточно четко и ясно объясняет поставленные перед ними задачи. Это происходит из-за того, что байер переоценивает компетентность новичка, а время на объяснение ограничено. Байер должен быть открыт для общения и готов ответить на любые вопросы своего помощника, а также следить за тем, чтобы в его распоряжении всегда оставалось достаточно времени на подробный инструктаж. Хотя в напряженной работе отдела закупок нелегко найти даже минуту на объяснения, делать это совершенно необходимо, ибо в противном случае ассистенты могут допустить ошибки, ответственность за которые ляжет на байера. Хорошо информированный помощник с высокой мотивацией может сэкономить начальнику время и силы, помогая ему делать работу быстро и легко. И наоборот, деморализованный из-за отсутствия необходимых сведений ассистент быстро теряет стимул и действует все менее и менее продуктивно, а в итоге может просто уволиться, вследствие чего байеру придется снова заниматься дорогостоящим и отнимающим немало времени процессом поиска помощника. Если ассистент байера сталкивается с подобными трудностями, ему стоит обратиться напрямую к своему руководителю и настойчиво, но вежливо объяснить, что ему требуется дополнительная информация, кратко изложив при этом в качестве доказательства конкретную проблемную ситуацию, которой он мог бы избежать, если бы имел в наличии больше данных. Байер может даже не подозревать о существовании подобной проблемы, настоящий профессионал будет только рад ответить на все вопросы и оказать помощь. Если же ответная реакция руководителя не совсем адекватна, а неграмотный инструктаж продолжает приводить к появлению ошибок в работе, ответственность за которые возлагается на ассистента, последнему, вероятно, придется либо обсудить сложившуюся ситуацию с кем-нибудь из отдела кадров или с непосредственным начальником своего байера, либо попросить перевод в другое товарное направление. Отношение специалиста по закупкам ко всем коллегам вне зависимости от их положения в компании должно оставаться на высоком профессиональном уровне. Ему не следует забывать о том, что рано или поздно большинство ассистентов занимают более высокие должности. При переходе на место менеджера по закупкам байер может столкнуться с непростой проблемой: как делегировать все практические аспекты процесса закупок другим байерам и позволить им нести ответственность за большую часть решений, связанных с продукцией.

Помимо руководства персоналом байер отвечает за управление ассортиментом одежды, бюджетом, ресурсами (включая помещения в отделе закупок) и временем. Для эффективного осуществления этих функций необходимо уметь общаться с самыми разными людьми. Байеру важны регулярные встречи с сотрудниками своего отдела, а еженедельные собрания с ассистентами и стажерами, как правило, являются эффективным способом выполнения этой задачи. В идеале подобное совещание, которое необходимо проводить в одно и то же время, должно длиться 1–2 часа, при этом организовывать его нужно в отдельном помещении, где никто не сможет помешать работе команды. (Помните, что если вы прервете собрание в количестве четырех участников на полчаса, для того чтобы ответить на телефонный звонок, то в общей сложности зря потратите два часа потенциального рабочего времени своей команды.) Необходимо составить повестку дня и придерживаться ее, но при этом не лишать других членов команды возможности выносить на обсуждение важные вопросы. Если есть проблема, которую нужно подробно обсудить только с одним из ассистентов, лучше поговорить с ним по этому поводу после собрания, чтобы не тратить время всей группы. На обсуждение обязательно следует вынести такие ключевые моменты, как анализ событий и заданий, имевших место на прошлой неделе, а также постановку задач, запланированных на следующую. Необходимо определить конкретные действия, которые должны быть предприняты, и закрепить за каждым членом команды выполнение определенной функции. Нужно дать почувствовать всем, что они имеют возможность обсуждать любые трудности, мешающие их работе, а специалист по закупкам должен принимать меры к разрешению этих проблем, а не осуждать команду за пессимистический настрой. Таким образом, если байер готов выслушать коллег и соответственно отреагировать, их жалобы могут привести к положительным результатам. Не менее важно включать в повестку дня некоторые позитивные моменты, например высокие объемы продаж и личные успехи сотрудников. Мы слишком часто игнорируем успехи и концентрируем свое внимание на проблемах, а ведь достижения стоят того, чтобы их отпраздновать и таким образом поддержать и поднять боевой дух команды. Следует оставить в расписании свободное время непосредственно после запланированного окончания собрания, поскольку из-за обсуждения возникающих по ходу вопросов совещания иногда длятся дольше.

Одного собрания в неделю вряд ли будет достаточно для разрешения всех проблем, которые возникли в течение недели. Байеру приходится связываться с членами своей команды по крайней мере ежедневно. Он должен следить за тем, чтобы его ассистенты не боялись задавать вопросы, когда это необходимо. Ему также следует отвести некоторое время на планирование и организацию работы своего отдела, и в такие часы он может попросить команду не беспокоить его без крайней необходимости. Если байер обнаруживает ошибку в действиях одного из ассистентов, он должен обсудить ее наедине с виновником проблемы и сделать это как можно раньше, чтобы не усугублять ситуацию. Это может оказаться не таким уж простым делом, поскольку большинство офисов, где размещается отдел закупок, представляют собой единое открытое пространство. Однако в подобной ситуации нужно найти компромиссное решение и провести такой разговор в тот момент, когда в офисе присутствует меньше людей, чем обычно, или заказать комнату для совещаний. Байер должен поставить перед ассистентом четкие достижимые цели, чтобы тот смог исправить положение в течение определенного периода времени. По истечении этого срока байеру следует оценить работу помощника и либо похвалить его, если ситуация значительно улучшилась, либо изменить задачу. Порой специалист по закупкам сам может решить возникший вопрос, когда источник ошибки выявлен и имеет непосредственное отношение к работе, либо оказать моральную поддержку, если причина кроется в личных проблемах ассистента. Время от времени байеры могут слышать жалобы на работу своей группы от представителей других отделов головного офиса компании. В такой ситуации они должны рассмотреть поступившие сведения вместе с командой и в случае необходимости пригласить того, кто предъявлял к ним претензии, на собрание и открыто обсудить проблему.

Все рассмотренные выше методы отлично действуют в идеальной ситуации, но не следует забывать о том, что байер вынужден работать под колоссальным давлением, в условиях острейшего дефицита времени. Не всегда удается одинаково хорошо справляться с вопросами, связанными как с управлением закупками, так и с менеджментом в сфере персонала, но если начальник проявляет неподдельный интерес к деятельности своих подчиненных и по достоинству оценивает их вклад в работу, он имеет все шансы стать успешным руководителем. Управленческие навыки, так же как и опыт в области закупок, приобретаются со временем, им необходимо учиться, и тогда они станут такими же естественными, как умение выбирать и закупать ассортимент одежды.