Методика складання робочих документів аудитора.
(СЛАЙД 12) Документи, які входять до складу робочої документації аудитора, та за допомогою, яких виконуються аудиторські процедури і аудиторські докази (у т.ч. документи, які не підготовлені самим аудитором, наприклад, ксерокопії документів клієнта) повинні мати такі реквізити:
найменування документа;
найменування клієнта;
найменування ділянки аудиту;
період, що перевіряється або дата складання фінансової звітності;
відповідна нумерація;
джерело отримання інформації;
пояснення будь-яких символів у робочому документі;
підпис особи, яка склала документ, та її розшифровку;
дату перевірки документа;
підпис особи, що перевірила документ, та його розшифровку.
У багатосторінковому документі дані реквізити вказуються тільки на першій сторінці. На ній же повинна бути вказана кількість сторінок у документі (наприклад, у дужках після назви документа). На всіх подальших сторінках проставляються підписи особи, що підготувала або отримала документ, та особи, що перевірила документ. Таким чином, кожен робочий документ повинен містити два підписи. (СЛАЙД 13)
Система нумерації аудиторського файла повинна передбачати можливість необмеженого додавання до нього аркушів у мірі необхідності (на відміну від регістрів бухгалтерського обліку, де додавання або вилучення аркушів у пронумерованих або прошнурованих документах не допускається). Крім того, співробітники аудиторської групи повинні мати можливість автономно перевіряти окремі розділи звітності клієнта і при цьому самостійно оформляти та нумерувати свою частку аудиторського файла.
Основне дотримуватись базових принципів: чіткість, зрозумілість, постійність структури файлів, однозначність розміщення в ньому аркуша з даним номером, можливість паралельної автономної роботи різних співробітників над різними частинами файла та необмеженого додавання документів у файл у мірі необхідності.
Протягом усього строку ведення досьє, а також після завершення аудиторської перевірки і подання звіту клієнту аудитор має забезпечити належні умови зберігання документів. Робочі документи, повинні зберігатися в поточному архіві аудитора протягом року, а потім передаватися до постійного архіву аудиторської фірми на тривале зберігання. На жаль, окремі аудитори приділяють цьому питанню недостатньо уваги. Це може мати негативні наслідки (включаючи притягнення їх до відповідальності, тимчасове припинення аудиторської діяльності, позбавлення ліцензії чи сертифіката через відсутність в аудиторів можливості довести належне виконання ними своїх обов'язків у зв'язку з відсутністю або неправильним веденням робочих документів).
Особливої уваги потребує проблема конфіденційності інформації (змісту) робочих документів. Це одна з головних вимог і принципів роботи аудитора і правил аудиторської етики. (СЛАЙД 14) Документи аудиторської перевірки є власністю аудитора, їх зміст конфіденційний і не підлягає розголошенню. Аудитор повинен зберігати комерційну таємницю підприємства-клієнта і без згоди останнього не передавати будь-кому робочі документи про проведену перевірку, крім особливих випадків (наприклад, на вимогу правоохоронних органів; передавання довгострокових документів аудитору, який буде виконувати наступну аудиторську перевірку; у випадку контролю роботи аудитора та ті якості іншими аудиторами фірми або її директором, менеджером).
Робочі документи аудитора не можуть використовуватися як частина фінансової документації клієнта або як її заміна.
Аудитор повинен забезпечити надійне зберігання робочих документів. Мінімальний термін зберігання документації повинен бути не менше ніж п’ять років з моменту надання аудиторського висновку клієнтові.