Усне спілкування у фаховій діяльності

Усне мовлення – це така форма реалізації мови, яка виражається за допомогою звуків, являє собою процес говоріння і є первинною формою існування мови. Воно є засобом широких ділових контактів – у трудовому колективі, на зборах, нарадах, конференціях, а також під час бесід, переговорів з діловими партнерами, телефонних розмов. Ця широта суспільних функцій стає основою для розвитку та вдосконалення усної літературної мови. Недостатній рівень культури усного ділового мовлення може стати причиною значних економічних втрат. Відомий економіст Г. Карпухін стверджує, що держава на міжнародних переговорах мала значні, мільйонні втрати через неточно або неправильно складені заявки, неточності, в патентній формулі, мовне безкультур’я ділових людей. Сьогодні вносять пропозиції про те, щоб до характеристики ділових якостей людини додавати ще й мовну характеристику: вміє чи не вміє чітко та лаконічно висловлювати свої думки. Одного неточного, невдало сказаного слова або хоча б погано вимовленого слова іноді досить, щоб зіпсувати усе враження.

Відомий вислів, який приписують Сократові: “Заговори, щоб я тебе побачив”, – свідчить про те, що високий рівень культури усного, зокрема професійного, мовлення є яскравим свідчення високої загальної культури людини. Боротьба за чистоту усного мовлення, вправність і культуру вислову, за збагачення усного мовлення, за вільне оперування різноманітними словесно-виражальними засобами, боротьба за чіткість, виразність та емоційність ділової мови – основне завдання, яке ставить сьогодні вища школа перед студентом – майбутнім фахівцем у галузі економіки, банківської справи чи будь-якого іншого фаху.

Неодмінною умовою успіху є дотримання загальних вимог, які визначають рівень культури усного ділового мовлення:

1. Ясність, недвозначність у формулюванні думки.

2. Логічність, смислова точність, небагатослівність мовлення.

3. Відповідність між мовними засобами та обставинами мовлення.

4. Співмірність мовних засобів та стилю викладу.

5. Різноманітність мовних засобів (багатство лексики в активному словниковому запасі мовця).

6. Самобутність, нешаблонність в оцінках, порівняннях, зіставленнях, у побудові висловлювань.

7. Виразність дикції, відповідність інтонації мовленнєвій ситуації.

Цілком очевидно, що ці вимоги мають базуватися на:

• бездоганному знанні норм літературної мови, передусім тих, що реалізуються в усній формі;

• чутті мови як здатності людини відчувати належність слова до певного стилю, доречність чи недоречність його вживання у певній ситуації.

Вони пов’язані з:

• ерудицією і світоглядом людини;

• культурою мислення;

• ступенем оволодіння технікою мовлення;

• психологічною та комунікативною культурою мовця.

Бесіда. Функції та види бесід. Стратегії поведінки під час ділової бесіди

Бесіда — це розмова двох або більше осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих проблем.

Бесіда — чи не найскладніший з усіх жанрів усного ділового спілкування, оскільки значною мірою це експромт, а для експромтів требі мати значний життєвий досвід, необхідний запас теоретичних знань, а також досконало володіти мовним етикетом.

Щоб досягти успіху під час бесіди, треба ретельно готуватися до неї, бути уважним, тактовним до співрозмовника, постійно стимулювати в нього зацікавленість розмовою, враховувати точку зору співбесідника, висловлювати свої думки точно, логічно, переконливо.

Під час бесіди треба триматися скромно, але впевнено. Не слід розмовляти уривчасто; ви маєте бути спокійним, чемним, щоб створити психологічно сприятливу атмосферу довіри, доброзичливості.

Десять кроків, що дозволять провести бесіду успішно:

1. Ретельна підготовка.

Перед початком бесіди складіть її план, проаналізуйте ситуацію.

2. Пам'ятайте, до чого Ви прагнете.

Чітко сформулюйте мету бесіди.

3. Намагайтесь створити атмосферу довіри.

Співбесідник намагатиметься для Вас зробити щось хороше, якщо Ви справите приємне враження на нього.

4. Не підозрюйте співрозмовника в ненадійності.

Взаємна довіра завжди необхідна, аби досягти поставленої мети.

5. З'ясуйте перед бесідою, чи має ваш співрозмовник відповідні повноваження.

6. Не змушуйте співбесідника постійно приймати рішення.

7. Зосереджуйтесь на реальних потребах, а не на амбіціях.

Поважайте думки співрозмовника, як свої власні. Дотримуючись цього правила, Ви матимете більше шансів обминути гострі кути й узгодити рішення.

8. Слухайте уважно співбесідника й ставте коректні запитання.

Вміння слухати співрозмовника спонукає його до висловлювання власних думок, почуттів, переконань. Тоді виникає мить щирості, істинності, взаєморозуміння, поваги.

9. Працюйте на перспективу, а не на короткострокові результати.

10. Підбийте підсумки результатів бесіди.

Важливі рішення бажано зафіксувати на папері.

Розгляд сполучення цілей бесіди керівника і підлеглого за тематикою і контекстом проведення дозволяє виділити наступні основні види бесіди:

- інструктаж при прийомі на роботу й у період адаптації;

- інструктаж при дорученні нового завдання (проекту, завдання);

- атестація;

- обговорення планів і звітів співробітника;

- обговорення пропозицій співробітника;

- консультації зі співробітником.

Співбесіда з роботодавцем

Цей вид управлінської бесіди проводиться для того, щоб прискорити процес адаптації співробітника за рахунок роз'яснення:

- посадових обов'язків;

- регламентів;

- форм звітності;

- що очікується від співробітника, які показники роботи будуть розглядатися як успішні;

- неформальних правил поведінки в колективі.

Проводяться вони спочатку при прийомі на роботу (у перший день роботи), далі - протягом іспитового терміну (періоду адаптації) за необхідності. Оптимального ефекту можна досягти тоді, коли такого роду зустрічі проводяться не рідше одного разу на тиждень. Тривалість першої зустрічі зазвичай складає 1-2 години, наступних - 0,5-1 година.

Підготовка. Основою для організації такої бесіди є папка адаптації, що містить документи, які новий співробітник має вивчити. У ході бесіди керівник (чи наставник на період адаптації) пояснює ці документи.

Регламент проведення першої зустрічі:

1. Позначити мету і час зустрічі.

2. Повідомити необхідну інформацію з посиланням на документи.

3. Запропонувати співробітнику поставити свої питання у разі якоїсь неясності.

4. Уточнити розуміння співробітником основних моментів за допомогою питань типу "розкажіть, як Ви зрозуміли, у чому полягають Ваші основні обовязки?" чи "як Ви вважаєте, що наша компанія найбільше цінує в співробітниках?".

5. Домовитися про наступну зустріч і дати завдання співробітнику щодо вивчення необхідних документів.