Что должно быть на Вашем рабочем месте?

ТОЛЬКО САМОЕ НЕОБХОДИМИЕ: компьютер, телефон(ы), ежедневник, ручка/карандаш и документы, над которыми Вы работаете в данный момент.

Нагромождение лишних бумаг свидетельствует лишь о Вашей неорганизованности, а не о Вашей занятости!

• Лоток для входящих документов: Вы не в состоянии предвидеть, что Вы получите с сегодняшней почтой, однако Вы можете и должны управлять содержимым Вашего лотка для входящей корреспонденции. Просматривайте входящую корреспонденцию строго в определенное время, а не каждый раз как что-то поступило. Отдельно рекомендуется завести папку или лоток с входящими «Документами, ожидающими решения».

• Лоток для исходящих документов: Убедитесь в том, что Ваши исходящие документы вовремя подготовлены к отправке.

• Документы к прочтению и исполнению: Отведите строго определенное время для ежедневного чтения документов. Выделите один день в неделю для более объемных или сложных документов.

• Документы, ожидающие решения: Просматривайте их только тогда, когда это действительно необходимо. Раз в неделю избавляйтесь от ненужных бумаг.

• Документы, предназначенные для передачи коллегам: Определите, кто и какому сроку должен закончить работу по тому или иному документу. Поставьте дату и подпись приложите к исходящим документам.

• Мусорная корзина: Пользуйтесь ей как можно чаще – этот предмет офисной мебели многие используют в недостаточном объеме. Важные документы и их черновики должны быть уничтожены таким образом, чтобы их не могли восстановить специалисты по промышленному шпионажу из конкурирующих фирм.

Организация работы с входящими документами

Так как количество входящих документов часто огромно, ГЛАВНОЕ в организации работы с ними – не поддаваться эмоциям, а отделить важное от второстепенного, а затем решить, что со всем эти делать?

Соблюдайте «Правило ______________»: когда Вы начинаете просматривать новую порцию входящих документов, не пытайтесь сразу разобраться с каким-либо отдельным документом. Просмотрите каждый не более _________________, а затем:

• Разложите документы на три стопки: __________________________ (~50%), ______________________ (~20%), _________________________________(~30%). Любой из входящих документов может быть отнесен к одной из этих категорий;

• Теперь гора документов не выглядит устрашающей: Просмотрите еще раз стопку ___________________________, применяя «Правило ______________» и распределите ее содержание таким образом: __________________________ (~25%), ________________________ (~40%), _________________________ (~35%).

• Теперь займитесь документами из стопки ________________________________.

• Как ____________________________ мы разберем позже

• Работа с документами из стопки _________________________ Большинство бумаг, на первый взгляд важных, потом оказываются невостребованными. Для них существует папка «Документов, _____________________________». Помещайте в нее как можно больше документов. Подождите и ______________________________________.

• Остальные документы, имеющие особое назначение, должны быть отмечены датами к исполнению и отнесены к «Системе планирования», которую мы рассмотрим в разделе __________________________________________