Основні вимоги до написання скарги

1 Чіткість формулювання проблеми.

2 Конструктивність фактів.

3 Ввічливість, уникнення приватного тону.

4. Визначеність з типом відправки скарги: електронне повідомлення/факс (незначна проблема) чи лист (суттєва скарга).

Module IV. Офіційний лист-запит (an official letter of enquiry)

Лист-запит — це комерційний документ, звертання покупця до продавця із проханням надати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж прислати пропозицію на поставку товару.

Як правило, запити роблять на основі проспектів, ка­талогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, рекламних оголошень у засобах масової інформації тощо. Оформлюючи запит на товар, що зацікавив Вас, Ви повинні вказати підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та інші умови поставки. За необхідності можете також попросити надіслати Вам проспекти, буклети, каталоги, прейскуранти, креслення тощо або навіть зразки товару.

Складання будь-якого ділового листа англійською мовою підпорядковується загальним правилам:

• Весь текст поділяється на абзаци без використання нового рядка. Кожний абзац відокремлюється одним інтервалом.

• У верхньому лівому куті листа вказується повне ім'я відправника або назву компанії з цією адресою.

• У верхньому правому куті листа вказується ім'я адресата і назва компанії, якій лист адресовано, а також її адреса (з нового рядка).

• Дата відправлення вказується трьома рядками нижче, або у верхньому правому куті листа (через інтервал).

• Основний текст повинен бути поміщений в центральній частині листа.

• Головна думка листа може починатися з причини звернення: "I am writing to you to ..."

• Зазвичай лист закінчується висловом подяки ("Thank you for your prompt help ...") і вітанням "Yours sincerely, "якщо автор знає ім'я адресата і 'Yours faithfully', якщо не знає.

• Чотирма рядками нижче вказується повне ім'я автора та посада.

• Підпис автора від руки ставиться між привітанням й ім'ям.

На початку листа слід помістити назву та адресу Вашої компанії, вище у правому куті має йти назва компанії, до якої Ви звертаєтеся. Скласти текст листа Ви можете за допомогою таких стандартних виразів. (див. додатки).

• Офіційне звернення:

Dear Sir (звернення до чоловіка, чиє ім’я Ви не знаєте);

Dear Madam (звернення до жінки, чиє ім’я Ви не знаєте);

Dear Sirs (звернення до компанії);

Dear Sir or Madam (звернення до людини, якщо ні ім’я, ні стать невідомі).

• Вказівка джерела інформації про компанію:

With reference to your advertisement (ad) in ... – Щодо Вашої реклами в …

Regarding your advertisement (ad) in ... – Відносно Вашої реклами в ...

• Прохання вислати необхідні дані:

Could you please send me ... – Не могли б Ви вислати мені…

I would be grateful if you could ... – Я був би вдячний, якщо Ви ...

Can you give me some information about ... – Чи можете Ви надати мені інформацію про ...

Could you send me more details ... – Могли б Ви вислати мені докладну інформацію ...

• Додаткові питання:

I would also like to know ... – Я б також хотів дізнатися ...

Could you tell me whether ... – Скажіть, будь ласка ...

• Підпис:

Yours faithfully, – З повагою, (якщо ім'я Вам невідомо)

Yours sincerely, – Щиро Ваш, (якщо ім'я Вам відомо)