3.4. Сортировка и группировка данных

Группировка данных выполняется в том случае, если требуется организовать вложенность данных, например, напечатать список затрат пациентов по группам риска. В этом случае сначала печатается список всех пациентов одной группы, затем второй, третьей и т.д., что позволяет подводить итоги по каждой из групп данных.

Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы и подгруппы. Чтобы открыть диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting and Grouping), откройте отчет в режиме конструктора и нажмите кнопку Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) на панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) .

В появившемся диалоговом окне можно определить поля или выражения, по которым Access будет группировать данные. Кроме того, сгруппированные данные можно сортировать по возрастанию или по убыванию. Символ Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) на кнопке выделения в левом сером столбце этого диалогового окна указывает на то, что данное поле или выражение (находящееся справа от значка) используется для группировки записей. Определите поле для группировки Группа риска. В строках Заголовок группы и Примечание группы выберите Да. Далее в разделе Заголовок группы разместите поле Группа риска.

Access 2002 позволяет группировать данные двумя способами: по категориям, при этом каждой категории должно соответствовать уникальное значение, и по диапазону значений, который может быть как числовым, так и алфавитным. При этом для группировки данных можно использовать не только значения полей, но и выражения.

Уровней группировки может быть несколько, т. е. можно созда-вать подгруппы внутри группы строк.

3.5.Вычисление промежуточных и итоговых значений

Добавим итоги по каждой группе и по отчёту в целом.

1. Нажмите кнопку Поле на панели элементов.

2. Добавьте поле в примечание группы. Назовите его Число визитов в группе. В строке свойства Данные нажмите кнопку построителя выражений. Введите выражение для подсчёта количества записей в группе с помощью функции count, как это показано на рисунке 10.

3. Данную функцию можно найти в папке Встроенные функции, вложенную в папку Функции (рис. 10).

4. Добавьте таким же образом поле Оплата визитов в группе. Постойте для него выражение с помощью функции sum:

Sum([Оплата]).

5. Теперь добавим тоги по отчёту в целом. Разместите в разделе Примечание отчёта три поля: Общие затраты на лечение, Общее количество визитов. Постройте для них выражения аналогично вышеприведённым. Полученный отчёт изображён на рис.11.

Как правило, отчеты, подготавливаемые в одной базе данных, должны быть выполнены в одном стиле. Потратив достаточно много времени на создание и форматирование одного отчета, не

Рис.10. Окно построителя выражений

хотелось бы терять еще столько же времени на разработку остальных. В качестве решения этой проблемы Access 2002 предлагает использовать созданный отчет в качестве шаблона для всех новых отчетов.

Чтобы создать отчет, который послужит шаблоном для всех последующих отчетов:

1. В окне База данных щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New).

2. В появившемся диалоговом окне Новый отчет (New Report) выделите в списке способов создания элемент Конструктор (Design View) и нажмите кнопку ОК. Откроется окно Конструктора отчетов.

3. Если необходимо, добавьте к отчету разделы верхнего и нижнего колонтитулов, раздел примечания и раздел заголовка отчета. С помощью мыши установите необходимую ширину отчета и высоту его разделов.

4. Выделите весь отчет, щелкнув левой кнопкой мыши в левом верхнем углу в месте пересечения линеек либо выбрав в списке Объект (Object) панели форматирования элемент Отчет (Report).

5. На панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) нажмите кнопку Свойства (Properties).

6. В появившемся окне свойств отчета раскройте вкладку Макет (Format). Определите на этой вкладке те значения свойств, которые должны иметь все создаваемые отчеты. Например, можно указать файл рисунка, который будет использоваться в качестве фона отчетов,

Рис.11. Результат выполнения отчёта

определить параметры отображения рисунка, установить точную ширину отчета в сантиметрах, задать частоту сетки, по которой выравниваются объекты отчета.

Замечание. Для контроля вносимых изменений используйте режим Предварительного просмотра. Чтобы перейти в этот режим, на панели инструментов Конструктор отчета (Report Design) нажмите кнопку Вид (View), на которой отображен элемент списка режимов Предварительный просмотр (Print Preview).

7. Закройте окно свойств и сохраните отчет: выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) и в появившемся диалоговом окне введите название отчета, например Образец. Закройте отчет, щелкнув по кнопке с изображением крестика в правом верхнем углу отчета.

8. Выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options). В появившемся диалоговом окне Параметры (Options) раскройте вкладку Формы и отчеты (Forms/Reports).

9. В текстовом поле Шаблон отчета (Report template) укажите название созданного отчета (в нашем примере: Образец) и нажмите кнопку ОК.

Теперь при создании отчета в режиме Конструктора в качестве шаблона будет использоваться указанный отчет, т. е. по умолчанию свойства создаваемого отчета будут иметь значения, определенные в шаблоне.