3.3. Размещение полей
Прежде чем размещать поля, необходимо выбрать таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет. (Если нужно создать свободный отчет, не выбирайте ничего из этого списка.) Чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, необходимо создать отчет на основе запроса.
В окне свойств
отчёта на вкладке Данные
в строке Источник
записей
щёлкните по кнопке
.
Появится окно, изображённое на рис.7.
Рис.7. Окно выбора таблиц
Выберите таблицу Данные о врачах и нажмите кнопку Добавить. То же сделайте и с остальными таблицами. В итоге в окне построителя запросов появятся все три таблицы. Установите связи между ними. Затем добавьте в запрос все поля, размещённые в отчёте (рис.8). Закройте окно построителя запросов.
В Access для размещения полей в отчетах широко используется метод перетащить и опустить. Размещение в отчете поля называют элементами управления.
Размещение элементов управления в отчете выполняется в три этапа.
Отображение окна списка полей с помощью щелчка на кнопке Список полей (Field List) панели инструментов.
Рис.8. Окно построителя запросов
Задание типа элемента управления с помощью щелчка на соответствующей кнопке панели элементов (в том случае, если необходимо создать элемент управления, тип которого отличается от типа, создаваемого по умолчанию при перетаскивании в отчет поля из списка полей).
Выделение полей и перетаскивание их в окно конструктора отчетов.
Для отображения списка полей щелкните на кнопке Список полей (Field List) панели инструментов. После этого появится небольшое окно со списком всех полей запроса, лежащего в основе отчета. Это окно называется немодальным (modeless), поскольку оно всегда остается на переднем плане, даже при выполнении работы в других окнах Access. Как вы видите, это окно пустое. Чтобы в нём появился список полей какой-либо таблицы, в окне свойств отчёта на вкладке Данные в строке Источник записей из раскрывающегося списка выберите нужную таблицу. Для нашего отчёта потребуются сведения о пациентах, поэтому выберите таблицу Данные о пациентах.
На рисунке 9 показано окно списка полей.
Рис. 9. Окно списка полей
Выбор полей из окна списка полей в режиме конструктора отчетов происходит точно так же, как и в режиме конструктора формы. Можно, например, выделить поле, щелкнув на его имени в списке полей, а затем перетащить его в окно конструктора отчетов.
Для выделения смежных полей выполните следующие действия.
Выделите имя первого нужного вам поля, щелкнув на нем.
Переместите курсор мыши к последнему нужному вам полю из списка.
Нажмите клавишу <Shift> и щелкните на последнем нужном вам поле.
При этом выбранная группа полей отобразится в инверсном виде, и ее можно будет перетащить в окно конструктора отчетов.
Для выбора несмежных полей списка следует щелкнуть на каждом из них, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Все выбранные поля отобразятся в инверсном виде, и их можно будет перетащить в окно конструктора отчетов.
Выбранные поля из таблицы необходимо перетащить в область данных отчета. При выборе одного поля курсор мыши примет вид пиктограммы, символизирующей одно поле, которая представляет собой прямоугольник с текстом внутри. А при выборе нескольких полей курсор мыши примет вид пиктограммы, которая представляет собой набор из трех таких прямоугольников.
Разместите таким образом следующие поля: Уникальный идентификатор пациента, Фамилия пациента, Фамилия доктора, Дата посещения, Оплата. Обратите внимание, что при перетаскивании поля из списка оно размещается в окне конструктора отчётов вместе с надписью. Надпись удобнее разместить в верхнем колонтитуле, чтобы названия столбцов печатались вверху каждой страницы. Для этого выделите надписи, нажмите кнопку Вырезать, затем щёлкните левой кнопкой мыши в области верхнего колонтитула и нажмите Вставить.