4. Вывод отчета на экран или на печать
4.1. Разметка страницы и вывод отчета
Компоновка страницы устанавливается командой Файл Параметры страницы меню. Основные элементы диалогового окна Параметры страницы приведены на рисунке 12.
Обратите внимание, что именно здесь можно установить условия для создания многоколонного отчета.
Поля. Здесь можно задать поля и указать, следует ли распечатать только данные (для форм и отчетов) или распечатать также колонтитулы (для таблиц или запросов). Установки, выбранные в этом диалоговом окне, сохраняются вместе с файлом отчета.
Рис.12. Окно для установки параметров страницы
Страница. Здесь определяется ориентация (книжная или альбомная), размер бумаги и принтер. В диалоговом окне Параметры страницы вы можете выполнить настройку принтера, например, выбрать требуемый лоток подачи бумаги (рис.13).
Столбцы. Здесь задается число, размер и макет столбцов (только для форм и отчетов).
В области Параметры сетки устанавливаются значения, определяющие количество колонок на странице и их параметры:
Число столбцов - число колонок на странице.
Ширина - ширина колонок в сантиметрах или дюймах.
Высота - расстояние между колонками (рис.14).
Рис.13. Определение параметров страницы
Microsoft Access 2002 сохраняет заданные параметры страницы вместе с отчетом, поэтому для каждого отчета эти параметры достаточно задать один раз.
Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access 2002 позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме просмотра образца или в режиме предварительного просмотра.
Чтобы при просмотре отчета увеличить какую-либо его часть, поместите над ней указатель мыши в виде увеличительного стекла и щелкните левой кнопкой мыши либо нажмите кнопку Масштаб (Zoom)
на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview).
Рис.14. Определение параметров столбцов
Можно также выбрать в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) той же панели инструментов нужный процент увеличения.
Чтобы напечатать отчет, нажмите кнопку Печать (факс) (Print (Fax)) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера.
С помощью диалогового окна Печать (Print) можно распечатать либо весь отчет целиком, либо его часть, вывести отчет в файл для последующей печати и указать количество печатаемых копий. Нажав кнопку Свойства (Properties), можно изменить значения параметров, относящихся к выбранному принтеру. Для печати отчета нажмите кнопку ОК.
4.2. Печать отчётов из формы
Можно печатать отчёты непосредственно из формы. Например, можно создать специальную кнопку в главной кнопочной форме, при нажатии на которую будет сначала появляться диалоговое окно для задания параметров отбора записей, а затем выводится отчёт для просмотра.
Создайте форму За период, на которой разместите два раскрывающихся списка: Начальная дата, Конечная дата. Эти поля должны быть связаны с полем Дата посещения таблицы Данные о посещении врачей пациентами (рис. 15).
Создайте также на форме кнопку Просмотр отчёта и Выход (рис.15).
Для кнопки Просмотр отчёта в свойстве Нажатие кнопки задайте макрос Открыть отчёт. В поле Имя отчёта выберите Затраты пациентов по группам риска. В поле Режим задайте значение Просмотр (рис. 16).
В строке Условие отбора нажмите кнопку построителя выражений. Сгенерируйте следующее выражение:
[Дата посещения] Between [Forms]![за период]![Начальная дата] And [Forms]![за период]![Конечная дата] (рис.16).
Данное выражение позволяет отбирать записи за определённый промежуток времени. Можно задать другое выражение, например, тогда выражение примет вид:
[Дата посещения]<[Forms]![за период]![Конечная дата].
В результате будут выводиться записи до даты, указанной в поле Конечная дата.
Рис.15. Форма За период
Создайте кнопку Отчёты в главной кнопочной форме (см. методические указания №3). Задайте для неё следующие параметры:
В поле Текст введите имя кнопки
В поле Команда выберите Открыть форму для изменения
В поле Форма выберите имя созданной ранее формы (рис. 17).
В результате кнопочная форма будет выглядеть, как показано на рис. 18. При нажатии кнопки просмотр отчёта сначала появится диалоговое окно, затем после задания параметров отбора записей можно будет просмотреть отчёт.
Рис.16. Макрос Открыть отчёт
Рис. 17. Добавление кнопки в главную кнопочную форму
Рис. 18. Главная кнопочная форма