Работа в Конструкторе отчетов
3.1. Окно Конструктора
Создадим новый отчёт. Для этого сначала дополним структуру таблиц нашей базы данных. Внесите в таблицу Данные о посещении врачей пациентами числовое поле Оплата.
На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report).
В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите элемент Конструктор (Report Wizard). Нажмите кнопку ОК. Появится шаблон для создания отчёта (рис. 6). Это окно можно было открыть, щёлкнув два раза по строке Создание отчёта с помощью конструктора в окне базы данных.
Разработку структуры отчета, изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов можно производить только в режиме Конструктора отчетов. Панель элементов (Toolbox), отображаемая в этом режиме, позволяет создавать элементы управления (табл. 1). При этом некоторые элементы управления можно создать с помощью Мастера элементов, осуществляющего пошаговое руководство этим процессом. Чтобы открыть отчет в режиме Конструктора, выделите
Таблица 1.
Панель инструментов Конструктор отчетов
Кнопка |
Описание |
Команда меню |
Вид (View) |
Отображение в рас-крывающемся списке трех вариантов пред-ставления отчетов |
Вид, Конструктор (View, Design View); Вид, Образец (View, Layout Preview) или Вид, Предварительный просмотр (View, Print Preview) |
Сохранить (Save) |
Сохранение открытого отчета |
Файл, Сохранить (File, Save) |
Продолжение табл. 1
Кнопка |
Описание |
Команда меню |
Найти (Search) |
Отображение панели поиска документов Office. |
Файл, Найти (File, Search) |
Печать (факс) (Print (Fax)) |
Печать или отправка по факсу отчета без открытия диалого-вого окна Печать (Print) |
Не предусмотрена |
Предварительный просмотр (Print Preview) |
Предварительный просмотр отчета. Отчет может быть напечатан из окна предварительного просмотра |
Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview) |
Вырезать (Cut) |
Удаление выделен-ных объектов из отчета в буфер обмена Windows |
Правка, Вырезать |
Копировать (Сору) |
Копирование выделенных объектов отчета в буфер обмена |
Правка, Копировать (Edit, Copy) |
Вставить (Paste) |
Вставка содержимого буфера обмена в отчет |
Правка, Вставить (Edit, Paste) |
Формат по образцу (Format Painter) |
Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой |
Нет |
Отменить (Undo) |
Отмена последнего изменения отчета |
Правка, Отменить |
Вернуть (Redo) |
Повторить отмененное действие |
Правка, Вернуть (Edit, Redo) |
Продолжение табл. 1
Кнопка |
Описание |
Команда меню |
Добавление гиперссылки |
Вставка в отчет гиперссылки |
Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink) |
Список полей (Field List) |
Отображение или скрытие списка по-лей, содержащихся в источнике данных отчета |
Вид, Список полей (View, Field List) |
Панель элементов (Toolbox) |
Отображение или скрытие панели элементов |
Вид, Панель элементов (View, Toolbox) |
Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) |
Вывод окно Сорти-ровка и Группировка (Sorting and Grouping), в котором можно задать струк-туру отчета и поря-док отображения данных в нем |
Вид, Сортировка и группировка (View, Sorting and Grouping) |
нужный отчет в окне базы данных и выберите команду Вид, Конструктор (View, Design View) или нажмите на кнопку Конструктор (Design) в окне базы данных.
Основным разделом отчета является(см. рис. 6) область данных, в то же время отчет Access может содержать и другие разделы: Заголовок отчета (Report Header). Печатается только в начале отчета; используется на титульной странице.
Верхний колонтитул (Page Header). Печатается вверху каждой страницы.
Заголовок группы (Group Header). Печатается перед обработкой первой записи группы.
Область данных (Detail). Печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.
Примечание группы (Group Footer). Печатается после обработки последней записи группы.
Рис. 6. Шаблон для создания отчёта с помощью конструктора
Нижний колонтикул (Page Footer). Печатается внизу каждой страницы.
Примечание отчета (Report Footer). Печатается в конце отчета после обработки всех записей.
Инструментальные средства Конструктора отчетов включают следующие основные элементы:
Панель инструментов Конструктор отчетов (Report Design). Кнопки этой панели дублируют некоторые команды меню режима Конструктора отчетов.
Панель инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)). Кнопки данной панели облегчают форматирование элементов управления (например, выбор цвета и стиля рамок элементов управления или параметров оформления текста).
Панель инструментов Панель элементов (Toolbox), с помощью которой в отчет добавляются элементы управления.
Вертикальная и горизонтальная линейки позволяют производить точную разметку отчета и его разделов.
Крайняя правая вертикальная линия позволяет определить ширину отчета — расстояние до его правой границы.
Крайняя нижняя горизонтальная линия позволяет определить высоту нижнего поля отчета.
С помощью вертикальной и горизонтальной полос прокрутки можно просматривать части отчета, находящиеся за границами области окна Конструктора отчетов.