3.2. Оформление страниц и структуры отчета

При создании отчета важно не только определить данные, которые должны быть представлены в отчете, но и нужным образом оформить отчет как документ: правильно разбить его на страницы, пронумеровать страницы, выделить наиболее важные данные. В этом разделе будут рассмотрены вопросы, касающиеся оформления страниц отчета.

Если не все нужные данные помещаются на одной странице, Access позволяет вставить принудительный разрыв страницы, чтобы не разрывать группы данных и не нарушать структуру отчета. Для этого:

1. Откройте отчет в режиме Конструктора.

2. На панели элементов нажмите кнопку Разрыв страницы (Page Break). В тех областях отчета, где можно вставить разрыв страницы, курсор мыши будет принимать вид маленького креста, к которому прикреплена страница.

3. Поместите указатель мыши в то место, где необходимо разорвать страницу, и щелкните левой кнопкой мыши. Появится символ разрыва страницы.

Теперь вся информация, расположенная после вставленного разрыва страницы, будет выводиться на новой странице. При необходимости использования принудительных разрывов страниц и в других местах отчета повторите описанную выше процедуру.

Вставленный разрыв страницы можно перемещать в пределах всего отчета. Для этого выделите его, щелкнув по нему левой кнопкой мыши либо выбрав его название в списке Объект (Object) панели форматирования, и с помощью мыши перетащите в новое место.

Чтобы удалить разрыв страницы, выделите его и нажмите клавишу Delete либо выберите команду Правка, Удалить (Edit, Delete).

После того как отчет разбит на страницы, их необходимо пронумеровать. Access 2002 предоставляет несколько возможностей нумерации многостраничных отчетов. Номера страниц могут быть двух форматов, выводиться внизу или вверху каждой страницы с различным выравниванием. Для вставки номеров страниц:

1. Откройте отчет в режиме Конструктора.

2. Выберите команду Вставка, Номера страниц (Insert, Page Numbers).

3. В появившемся диалоговом окне Номера страниц (Page Numbers) установите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

В разделе нижнего или верхнего колонтитулов (в зависимости от выбранного в окне Номера страниц (Page Numbers) значения) появится текстовое поле, источником данных которого будет выражение, задающее номер страницы в выбранном формате. Как и любое другое текстовое поле, номер страницы можно перемещать и форматировать, изменять его свойства и размер.

Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид (View) в режиме Конструктора.

Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.

Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике — таблице и запросе.

Раздел примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета примечание будет отображено только внизу последней страницы.

Для добавления областей заголовка и примечания отчета выберите команду Вид, Заголовок/примечание отчета (View, Report Header/Footer).

Добавьте заголовок отчёта Затраты пациентов по группам риска.