Тема № 10. Комунікації в організації
План
Поняття «комунікація» та її місце в процесі управління. Комунікації між організацією й зовнішнім середовищем. Види комунікацій в організації.
Комунікаційний процес, його елементи й етапи. Зворотній зв′язок і шум.
Міжособові комунікації. Перешкоди при обміні інформацією. Способи вдосконалення мистецтва спілкування.
Поняття «комунікація» та її місце в процесі управління.
Дослідження, проведені за кордоном, показали, що керівник (менеджер) організації від 50 до 90% усього часу витрачає на комунікації, тому що обмін інформацією вбудований в усі основні види управлінської діяльності. Саме тому комунікації називають сполучним процесом.
Слід зазначити, що якість обміну інформацією може прямо впливати на ступінь реалізації цілей. Це означає, що для успіху індивідів і організацій необхідні ефективні комунікації.
Хоча загальновизнано, що комунікації мають величезне значення для успіху організації, опитування показали, що 73% американських, 63% англійських і 85% японських керівників вважають комунікації головною перешкодою на шляху досягнення ефективності їхніми організаціями. Ці опитування показують, що неефективні комунікації – одна з головних сфер виникнення проблем.
Тому з'ясуємо, де поза й усередині організації необхідні ефективні комунікації.
У попередній темі ми розглянули фактори зовнішнього середовища, що впливають на діяльність організації. Від цих факторів залежать комунікаційні потреби організації.
Організації користуються різноманітними засобами для комунікацій зі складовими свого зовнішнього оточення. З наявними і потенційними споживачами вони спілкуються за допомогою реклами й інших програм просування товарів на ринок. У сфері відносин із громадськістю основна увага приділяється створенню певного образу, «іміджу» організації на місцевому, загальнонаціональному чи міжнародному рівні. Організаціям приходиться підкоряться державному регулюванню і тому заповнювати багато письмових звітів, в яких подається інформація з фінансів й маркетингу, а також наводяться відомості про розміщення компанії, можливості кар'єри, пільги і т.п. Це лише деякі приклади з усього розмаїття способів реагування організації на події й фактори зовнішнього оточення. Тому, як правило, обговорення, переговори, службові записки, звіти, збори і т.п., які циркулюють усередині організації, найчастіше є реакцією на можливості чи проблеми, що створює зовнішнє оточення.
Види комунікацій в організації Вертикальні комунікації
Інформація, що переміщається усередині організації з рівня на рівень називається вертикальною комунікацією. Вона може передаватися по низхідній, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом, підлеглим рівням управління повідомляється про поточні задачі, зміни пріоритетів, конкретні завдання, рекомендовані процедури і т.п.
Крім обміну по низхідній, організація має потребу в комунікаціях по висхідній. Наприклад, інженер розробив більш ефективний спосіб розкрою листового металу для крил літака, й повідомляє про свою ідею безпосередньо начальнику. Якщо керівник вирішив підтримати пропозицію інженера, він повідомить про неї на наступний, більш високий рівень. Зміна вимагає схвалення з боку керуючого заводом чи керуючого виробничими операціями на більш високому рівні. Цей приклад ілюструє обмін інформацією, що відбувається заради підвищення конкурентоспроможності організації за рахунок збільшення продуктивності.
Комунікації по висхідній, тобто знизу нагору, також виконують функцію сповіщення про те, що робиться на нижчих рівнях. Таким чином, керівництво дізнається про поточні або майбутні проблеми й пропонує можливі варіанти їх виправлення. Обмін інформацією по висхідній відбувається у формі звітів, пропозицій, пояснювальних записок.