1.7. База данных Access

MS Access способен обрабатывать разнообразные данные, сохранять информацию в специальной форме, выбирать из таблиц необходимые сведения, обрабатывать, подготавливать отчеты и т.п.

MS Access по своей структуре и способу хранения информации относится к реляционным базам данных, так как вся информация хранится в таблицах.

В MS Access под базой данных понимается совокупность всех информационных данных и средств обработки (объектов): таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули. Фактически базой данных в MS Access называется вся информационно-поисковая система. В MS Access перечисленные выше данные хранятся в одном файле, имеющем расширение mdb. В FoxPro, Clipper для хранения каждой таблицы, отчета, модуля создаются отдельные файлы, имена которых имеют различные расширения.

Рассмотрим более подробно терминологию MS Access.

Таблица — набор данных, имеющих табличную структуру. Каждый объект учета (сотрудник, автомобиль и т.д.) характеризуется набором реквизитов (полей). Данные одного объекта располагаются в одной строке таблицы, называемой записью. Столбцы таблицы соответствуют различным реквизитам. Данные одного столбца таблицы имеют один тип и формат.

Запрос — совокупность условий отбора данных из существующих таблиц базы данных.

Форма — диалоговое окно, предназначенное для ввода и отображения данных таблиц и запросов в удобном для пользователя виде, а также размещения командных кнопок и т.д.

Отчет — средство оформления данных таблиц и запросов в наглядном виде для вывода на печать.

Макрос — записанная последовательность команд MS Access, предназначенная для автоматического выполнения некоторой последовательности операций пользователя.

Модуль — программа, написанная на алгоритмическом языке Visual Basic и предназначенная для автоматического выполнения ряда операций. Модули составляют обычно в тех случаях, когда разработка макроса невозможна или затруднена. Программирование модулей предоставляет более широкие возможности, но требует также и больших знаний.

Индекс — выражение, составленное на основе данных реквизитов таблицы и используемое для упорядочивания записей базы данных. В большинстве случаев в качестве индекса может выступать один из реквизитов. Индексируют обычно поля таблиц, по которым часто производится поиск информации.

Ключ - уникальное выражение, составленное на основе данных реквизитов таблицы и используемое для идентификации записей базы данных. В большинстве случаев в качестве ключа может выступать один из реквизитов или индекс. Ключевые поля таблиц используются для установления связи между ними.

Счетчик — специальный тип данных, значения которого для каждой записи уникальны. Значения данного поля устанавливаются СУБД автоматически. Обычно счетчики используются для установления ключевых полей таблиц.

Мастер — средство, организующее построение таблиц, форм, отчетов и т.д. посредством диалога с пользователем.

Конструктор — инструментарий для ручной разработки таблиц. форм. отчетов, запросов.

Основные операции по разработке БД.

Создание новой базы — создание нового файла, предназначенного для хранения перечисленных выше объектов.

Создание таблиц — описание свойств реквизитов таблицы и сохранение их под определенным именем.

Создание форм — размещение в диалоговом окне полей данных таблиц или запросов, пояснительных надписей к ним, а также создание командных кнопок и связь их с макросами или модулями. Каждая форма сохраняется в базе данных под своим именем.

Создание запросов — описание полей данных, включаемых в запрос, а также условий отбора записей. Каждому запросу в базе данных присваивается собственное имя.

Создание фильтров — описание условий отбора данных. Фильтры могут быть сохранены в виде запросов.

Создание макросов — описание последовательности действий с таблицами, формами и запросами базы данных, которые обычно пользователь выполняет при помощи меню СУБД, командных кнопок и клавиатуры или манипулятора «мышь».

Создание отчетов — размещение на макете страницы полей таблиц или запросов, пояснительных надписей к ним. Организация группировки данных, порядка их следования.

Корректировка данных — добавление, удаление или обновление данных таблиц при помощи форм или непосредственно в таблицах.