4.3. Подчиненная форма
Если между таблицами существует связь один-ко-многим, то есть одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной, то для ввода данных необходимо создать подчиненную форму.
В окне базы данных перейдите в раздел Формы.
Щелкните по кнопке Создать.
В раскрывшемся диалоговом окне Новая форма выберите пункт Мастер форм.
В список Выбранные поля добавьте поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Карточка сотрудника и Степень родства, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения из таблицы Родственники сотрудника.
Щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне диалога выберите тип представления данных по Карточка сотрудника и включите переключатель Подчиненные формы, щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне диалога выберите внешний вид подчиненной формы табличный и щелкните на кнопке Далее.
В списке следующего окна выберите стиль оформления Обычный или любой другой понравившийся вам и снова щелкните на кнопке Далее.
В последнем окне мастера форм введите имя формы Родственники сотрудника, имя подчиненной формы Подчиненная родственники и щелкните на кнопке Готово.
Щелкните на кнопке Вид, чтобы перейти в конструктор формы.
Создайте заголовок формы Родственники сотрудника.
Щелкните по надписи Подчиненная родственники и удалите ее с помощью клавиши Delete.
Откройте форму Подчиненная родственники в режиме конструктора.
Щелкните правой кнопкой мыши на поле Степень родства и выберите в контекстном меню команду Свойства.
В разделе Другие в поле Имя введите Родственники.
Закройте данную форму, сохранив сделанные изменения.
Откройте форму Родственники сотрудника в режиме формы.
Перетаскивая границы заголовков полей подчиненной формы измените их ширину.
Полученный результат создания подчиненной формы представлен на рис.4.8.
Рис.4.8. Подчиненная форма Родственники сотрудника
5. Отчеты
В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.
5.1. Мастер отчетов
Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать достаточно привлекательные отчеты. Создадим отчет, выводящий информацию о родственниках сотрудников.
В окне базы данных перейдите в раздел Отчеты.
Щелкните по кнопке Создать.
В раскрывшемся диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Мастер отчетов.
Добавьте в список Выбранные поля поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Карточка сотрудника и все поля, кроме поля Код, из таблицы Родственники сотрудника.
Поле Код содержит служебную информация, предназначенную для обеспечения связи данных таблиц. Поэтому помещать такие поля в отчет не имеет смысла.
Щелкните на кнопке Далее.
Во втором окне мастера можно выбрать тип представления данных – упорядоченные по записям таблицы Карточка Сотрудника, а затем – по записям таблицы Родственники сотрудника.
Оставьте вариант по Карточка Сотрудника и щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне диалога не добавляйте уровней группировки. Щелкните на кнопке Далее.
Четвертое окно мастера позволяет задать порядок сортировки записей. Выберите в первом списке имя поля Степень родства, щелкните на кнопке сортировки справа от списка, чтобы сортировка производилась в обратном порядке, и щелкните на кнопке Далее.
Следующее окно позволяет выбрать вид макета для отчета и ориентацию страницы.
Выберите макет Структура 1 и щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне мастера выберите стиль оформления Строгий. Затем щелкните на кнопке Далее.
В последнем окне мастера форм введите имя отчета Родственники сотрудников и щелкните на кнопке Готово.
Мастер сформирует отчет и откроет его в режиме предварительного просмотра (рис.5.1). В нем видно, что сначала идет фамилия, имя, отчество сотрудника, а ниже информация о его родственниках. Затем располагаются те же данные, касающиеся второго человека, и т.д.
Рис.5.1. Фрагмент отчета, сформированного мастером