Сортування списків
При сортуванні списків значення записів будуть виводитись в певному порядку відповідно до значень деяких полів.
Для сортування даних в Excel передбачений визначений порядок сортування.
Порядок сортування - спосіб зміни відносного положення даних, заснований на значенні чи типі даних. Дані можна сортувати за алфавітом, по числу та по даті.
Сортувати значення полів можна в порядку зростання (текстові значення сортуються в алфавітному порядку, числові - від меншого до більшого).
По замовчуванню рядки виділеного діапазону сортуються по вмісту одного із стовпчиків. Це називається сортуванням даних за простим ключем. Існує можливість сортування списку одночасно по вмісту двох і навіть трьох стовпців одночасно. Для сортування списку потрібно вірно відформатувати список і вибрати “Данные” - “Сортировка” (перед цим можна виділити діапазон комірок, який утворює список, але якщо список відформатований вірно, то він виділитися в Excel автоматично). В полі “Сортировать по” із списку потрібно вибрати поле, за яким будуть сортуватись записи списку. Поряд встановлюється порядок сортування записів для цього поля. Якщо перший рядок діапазону містить заголовки стовпців, то в області “Идентифицировать поля по” потрібно вибрати перемикач “подписям (первая строка диапазона)” для того, щоб виключити перший рядок із діапазону для сортування. Якщо вибрати перемикач “обозначениям столбцов листа”, то сортування буде відбуватись із врахуванням першого запису виділеного діапазону комірок.
Сортування даних за складним ключем означає, що сортування буде відбуватись більш як за одним стовпчиком. В цьому випадку у полі “Сортировать по…” вибираємо перше значення поля, за яким буде відбуватись впорядкування, в полі “Затем по” вибирається друге поле, в полі “в последнюю очередь по” вибирається третє поле.
Якщо потрібно відсортувати список по чотирьом ключам, тоді потрібно відсортувати його по найменш значимому полю, а потім у вікні “Сортировка диапазона” задати сортування по решті трьом полям.
По замовчуванню відбувається сортування рядків списку за значеннями стовпців. Для сортування стовпців за значеннями рядків потрібно у вікні “Сортировка диапазона” натиснути кнопку “Параметры”. У вікні “Параметры сортировки” потрібно вибрати в полі “Сортировать” перемикач “столбцы диапазона”. Решта дій виконується аналогічно - у вікні “сортировка диапазона” задаються значення рядків, за якими буде відбуватись сортування.
Не завжди користувачів задовольняє існуючий порядок сортування - за зростанням чи за спаданням. В Excel є можливість сортування списку за спеціальним порядком, який називається порядком сортування користувача. Перед сортуванням потрібно спочатку створити порядок сортування користувача. Для цього потрібно вибрати “Сервис” - “Параметры”, вкладка “Списки”. В полі “Списки” потрібно вибрати пункт “Новый список”. В полі “элементы списка” можна ввести елементи списку в потрібній послідовності, натискаючи після вводу кожного з них клавішу Enter. По завершенню створення списку натискаємо кнопку “Добавить”. Якщо в робочій книзі є вже набрані комірки, які можна використати для створення власного порядку сортування, то можна не набирати ці значення повторно, а використати вже сформований діапазон комірок. Для цього потрібно натиснути мишкою на кнопці поряд з полем “Импорт списка из ячеек”, виділити на робочому листі комірки, вміст яких можна використати для створення власного порядку. Адреси комірок з’являться у вікні “Параметры”, після чого потрібно натиснути кнопку “Импорт”. Після однієї з цих дій (після задання власного списку сортування вручну або після вказання діапазону комірок із власним списком сортування) в переліку додаткових списків з’явиться щойностворений список і відповідно нього можна буде проводити сортування.
Для сортування списку за створеним порядком користувача у вікні “Параметры сортировки”, яке отримується після натиснення на кнопку “Параметры” у вікні “Сортировка диапазона” в списку “сортировка по первому ключу” потрібно вибирати список користувача для сортування даних, задати поле, по якому буде відбуватись сортування і натиснути ОК для сортування даних.