Робота зі списками в Excel
Загальні поняття
Управляти великими масивами даних в Excel можна з використанням засобів, призначених для роботи з базами даних (або зі списками). База даних - це електронна таблиця, організована спеціальним чином.
Перед створенням списку потрібно продумати його структуру і визначити, які дані включити в нього.
Формування електронної таблиці як бази даних виконується, якщо:
в кожному стовпчику електронної таблиці знаходяться однотипні дані
кожний стовпчик має заголовок
в тій частині електронної таблиці, яку треба обробити як базу даних, не повинно бути порожніх рядків або стовпчиків.
Список формується на основні трьох основних структурних елементів:
Запис - це повний опис конкретного елемента списку.
Поле - це окремі елементи даних в запису.
Заголовок списку - це заголовки полів.
При формуванні списку потрібно виконувати наступні вимоги:
заголовок списку повинен мати інше форматування в порівняні з рештою списку, наприклад, інший розмір або тип шрифта.
Не можна відділяти заголовок від записів порожніми рядками.
Не можна починати вміст поля з пробілів
Якщо вказані умови виконані, то Excel автоматично розпізнає дану сукупність даних як список. При автоматичному визначенні списку ознакою кінця списку є перший порожній рядок.
На одному робочому листі потрібно розміщувати лише один список.
Обробка списків за допомогою форми даних
Для спрощення вводу і обробки інформації списків використовується діалогове вікно форми даних. В цьому вікні знаходяться кілька полів вводу, назви яких відповідають заголовкам полів списку. Для виводу вікна форми даних потрібно вибрати Данные - Форма. На екрані з’явиться вікно форми. У вікні форми даних можна вести пошук інформації, вводити нові записи в список, видаляти існуючі та редагувати записи
В заголовку вікна форми виводиться ім’я робочого листа. У вікні форми вказана загальна кількість записів списку та номер поточного запису. Для переходу від одного поля до іншого використовується клавіша tab. У формі можна змінювати значення комірок таблиці. Після натиснення кнопки “Закрыть” всі зміни будуть відображені в електронній таблиці. кнопка “Удалить” видаляє зі списку активний запис. Якщо потрібно вставити в список новий запис, то потрібно натиснути кнопку “Добавить”. Поля форми стануть порожніми і в них можна буде вводити дані. Новий запис вставляється за допомогою форми даних лише в кінець списку. Якщо потрібно вставити новий запис всередину списку, то це можна зробити лише безпосередньо на робочому листі без форми даних, вибравши “Вставка” - “Строки”.
За допомогою форми даних можна виконувати пошук записів у списку. Перед початком пошуку записів потрібно активізувати перший запис списку і відкрити вікно форми даних. Для пошуку записів потрібно натиснути кнопку “Критерии”. В результаті на екрані з’явиться порожня форма без записів. В цій формі задаються критерії пошуку. Якщо потрібно знайти запис із точно відомим значенням деякого поля, потрібно задати це значення у відповідному полі. Після цього потрібно натиснути кнопку “Далее”. У формі відобразиться перший запис, що задовольняє вказаним критеріям. Натискаючи кнопку “Далее” можна переглянути решта знайдених записів. Щоб повернутись до побудови умов потрібно натиснути кнопку “Критерии”. Якщо невідоме точне значення поля, а відоме приблизне (наприклад, потрібно знайти записи, в яких деяке поле починається з букви К), то при заданні критеріїв відбору використовують символи “*” (для заміни довільної кількості невідомих символів) або “?” (для заміни одного невідомого символа). Для пошуку числових значень в критеріях пошуку використовують оператори порівняння (>, <, = ,<>,<=, >=).