Способи виявлення та виправлення помилок у бухгалтерському обліку та їх взаємозв’язок з первинною документацією

Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах визначено Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку № 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах» (затверджено Міністерством фінансів України від 28 травня 1999 р. № 137, зареєстровано в Міністерстві юстиції України від

21.06.1999 р. № 392/3685).

При заповненні облікових регістрів можливі помилки, які виникають з різних причин: внаслідок втоми, недбалості працівника, несправності калькулятора або комп’ютера. Для виявлення допущених помилок застосовують такі прийоми:

• повторне таксування — переведення натуральних і трудових вимірників у грошові (ціна х кількість);

• повторне підбиття підсумків;

• "пунктирування" — порівняння даних у первинних документах із записами в бухгалтерському обліку. При цьому вивірені суми позначають V.

Однак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки й необумовлені виправлення не допускаються. Помилки можуть бути локальні — перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно проставлена дата) і транзитні, якщо помилка автоматично проходить через кілька облікових регістрів, наприклад, перекручування запису будь-якої суми у «Журналі реєстрації господарських операцій» веде до помилок на рахунках бухгалтерського обліку, в оборотній відомості і балансі.

Найчастіше помилки трапляються в тексті операції, тоді вони призводять до неправильної кореспонденції рахунків — бухгалтерської проводки.

Часто зустрічаються помилки під час записів сум. Записавши суму в дебет одного рахунка, бухгалтер забуває списати її в кредит другого рахунка або навпаки. Буває, що записавши суму до «Журналу реєстрації господарських операцій», він забуває рознести її на рахунках бухгалтерського обліку. Інколи, записавши суму у регістри синтетичного обліку, бухгалтер забуває про аналітичний облік. Цю групу помилок можна легко проконтролювати шляхом правильного застосування методу подвійного запису.

Для пошуку числових помилок на калькуляторі підраховують числа, а потім повторюють той же підрахунок, але із знаком мінус.

Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, створених ручним способом виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписуються правильні текст або цифри. Закреслювання здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються методом (способом) «сторно» (червоне сторно). Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (кореспонденція рахунків, сума) вписується червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком мінус, а правильний запис (кореспонденція рахунків, сума) робиться чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис і відображується правильна сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Виправлення помилки має бути зумовлено надписом «Виправлення» та підтверджено підписом осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. Порядок виправлення помилок у документах і регістрах, що створені машинним способом, встановлюється вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.

Щодо виправлень у бухгалтерській звітності, то зміна даних у звітності внаслідок її перекручування, які відносяться як до поточного, так і до минулого року, проводять у тому звітному періоді, в якому було виявлено помилки.

Згідно зі стандартом бухгалтерського обліку 6 (наказ Мінфіну України від 28.05.1999 р. № 137) «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах» визначено порядок виправлення помилок, внесення та розкриття інших змін у фінансовій звітності. Норми цього стандарту детально розглядатимуться під час вивчення курсу «Бухгалтерський фінансовий облік» в подальшому.