43

ПОНЯТИЕ СИСТЕМЫ – БАЗОВЫЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

По-гречески система (systema) — это целое, составленное из частей.

Другими словами, система есть совокупность элементов, взаимосвязанных друг с другом и таким образом образующих определенную целостность.

Свойства и структурные элементы системы

Из этих примеров ясно, что системы очень разнообразны, но все они обладают рядом общих свойств:

1. Система состоит из элементов. Элемент системы — часть системы, выполняющая определенную функцию (лектор читает лекцию, студенты ее слушают и конспектируют и т.д.).

Элемент системы может быть сложным, состоящим из взаимосвязанных частей, т.е. тоже представляет собой систему. Такой сложный элемент часто называют подсистемой.

2. Система определенным образом организована. Организация системы — внутренняя упорядоченность и согласованность взаимодействия элементов системы. Организация системы проявляется, например, в ограничении разнообразия состояний элементов в рамках системы (во время лекции не играют в волейбол).

3. Система имеет структуру. Структура системы — совокупность внутренних устойчивых связей между элементами системы, определяющие ее основные свойства. Например, в иерархической структуре отдельные элементы образуют соподчиненные уровни и внутренние связи образованы между этими уровнями.

4. Системе присща целостность. Целостность системы — принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств ее элементов. В то же время свойства каждого элемента зависят от его места и функции в системе. Так, если вернуться к примеру с лекцией, то, рассматривая отдельно свойства лектора, студентов, предметов оборудования аудитории и т.д., нельзя однозначно определить свойства системы, где эти элементы будут совместно использоваться.

КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ,

как и любая классификация, может проводиться по различным признакам. В наиболее общем плане системы можно разделить на материальные и абстрактные.

Материальные системы представляют собой совокупность материальных объектов. Среди материальных систем можно выделить неорганические (технические, химические и т.п.), органические (биологические) и смешанные, содержащие элементы как неорганической, так и органической природы. Среди смешанных систем следует обратить особое внимание на человеко-машинные (эрготехнические) системы, в которых человек с помощью машин осуществляет свою трудовую деятельность. Важное место среди материальных систем занимают социальные системы с общественными отношениями (связями) между людьми. Подклассом этих систем являются социально-экономические системы, в которых общественные отношения людей в процессе производства являются связями между элементами.

Абстрактные системы — это продукт человеческого мышления: знания, теории, гипотезы и т.п.

По временной зависимости различают статические и динамические системы.

В статических системах с течением времени состояние не изменяется,

В динамических системах происходит изменение состояния в процессе ее функционирования.

Динамические системы с точки зрения наблюдателя могут быть детерминированными и вероятностными (стохастическими).

В детерминированной системе состояние ее элементов в любой момент полностью определяется ее состоянием в предшествующий или последующий момент времени. Иначе говоря, всегда можно предсказать поведение детерминированной системы. Если же поведение предсказать невозможно, то система относится к классу

вероятностных (стохастических) систем. Любая система входит в состав большей системы. Эта большая система как бы окружает ее и является для данной системы внешней средой.

По тому, как взаимодействует система с внешней средой, различают закрытые и открытые системы.

Закрытые системы не взаимодействуют с внешней средой, все процессы, кроме энергетических замыкаются внутри системы.

Открытые системы активно взаимодействуют с внешней средой, что позволяет им развиваться в сторону совершенствования и усложнения.

УПРАВЛЕНИЕ В СИСТЕМАХ

Управление - изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели.

Процессы управления присущи как живой, так и неживой природе. С управлением мы сталкиваемся в своей жизни повсеместно. Это и государство, которым управляют соответствующие структуры; это и ЭВМ, работающая под управлением программы, и т.д. Для создания информационных технологий необходимо создать (рассмотреть) наиболее общие модели управления в системах на концептуальном уровне, отображённых укрупнёнными структурными схемами.

ОБЩАЯ МОДЕЛЬ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ.

Теория систем управления рассматривается в разделе математики, который называется «Теории управления».

Совокупность объекта управления (ОУ), управляющего органа (УО) и исполнительного органа (ИО) образует систему управления (рис. 2.2), в которой выделяются две подсистемы: управляющая и управляемая.

Рис.2.2. Укрупнённая структурная схема системы управления

В процессе функционирования этой системы управляющий орган получает

• сигнал I_ос о текущем состоянии объекта управления и

• сигнал I_вх  о цели управления.

• Отклонения объекта управления от заданного состояния происходят под воздействием внешних возмущений (V).

• В результате сравнения сигналов I_вх и I_ос в управляющем органе является вырабатывается управляющий сигнал I_у.

• На основе сигнала Iу исполнительный орган вырабатывает управляющее воздействие (U), которое ликвидирует отклонение в объекте управления от цели управления(эталонного сигнала).

Наиболее сложным звеном в системе управления является управляющий орган. Здесь степень сложности определяется количеством выполняемых функций, т.е. управляющий орган должен уметь производить наибольшее разнообразие действий. Это естественно, так как на любое состояние объекта управления управляющий орган должен отреагировать соответствующим образом, своевременно обработав поступившую в него информацию и выработав управляющий сигнал.

Понятие обратной связи является фундаментальным в теории управления. В общем случае под обратной связью понимают передачу воздействия с выхода какой-либо системы обратно на ее вход.

Оптимальное управление.

Математическая запись цели управления называется целевой функцией.

Оптимальным называется управление, при котором

значение целевой функции достигает минимального, максимального или другого заданного значения с учетом условий работы экономического объекта.

УПРАВЛЕНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИМ ОБЪЕКТОМ.

В системах управления экономическими объектами обратная связь является информационной, и с ее помощью в управляющую подсистему поступает информация о текущем состоянии управляемой подсистемы.

Информационный обмен, который лежит в основе процесса управления системой, заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:

1. Сбора информации о текущем состоянии управляемого объекта;

2. анализа полученной информации и сравнения текущего со­стояния объекта с желаемым;

3. выработки управляющего воздействия с целью перевода управ­ляемого объекта в желаемое состояние;

4. передачи управляющего воздействия объекту.

На рис. 1.2 представлен пример системы управления экономическим объектом. Как видно из рисунка, управление основано на получении, переработке и использовании информации, которая циркулирует в каналах связи системы управления.

В системе циркулируют следующие виды информации:

Управленческая информация (совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации) формируется управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о внешней среде.

Учетно-отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю ситуацию объекта и степень влияния на нее внешней среды.

Информация о внешней среде — нормативно-законодательная информация, создаваемая государственными учреждениями, информация о конъюнктуре рынка, создаваемая конкурентами, поставщиками, потребителями.

Исходящая информация предназначена для других объектов экономики, вышестоящих организаций: отчетная финансовая информация — для государственных органов, инвесторов, кредиторов и т.д.; маркетинговая информация — для потенциальных потребителей.

Потоки управляющей информации, направляемой от субъекта к объекту управления, и учетно-отчетной информации о достигнутых показателях в обратном направлении, представляют собой информационные связи между субъектом и объектом управления. Эффективность управления достигается с помощью обратной связи — получения информации о текущем состоянии управляемого объекта. На основе анализа потоков информации принимаются соответствующие управленческие решения

Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Автоматизированная информационная система — это комплекс, который включает компьютерное и коммуникационное оборудова­ние, программное обеспечение, лингвистические средства, инфор­мационные ресурсы, а также системный персонал. Система обеспечивает поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей и для принятия решений.

Каждая автоматизированная информационная система ориенти­рована на ту или иную предметную область. Под предметной обла­стью понимают область проблем, знаний, человеческой деятельно­сти, имеющую определенную специфику и круг фигурирующих в ней предметов.

По целевой функции ИС можно условно разделить на следую­щие основные категории (рис. 1.5).

О собую важность в общественной жизни имеют экономические информационные системы {ЭИС), связанные с предоставлением и обработкой информации для разных уровней управления экономиче­скими объектами. Эта информация позволяет наиболее полно осуще­ствлять функции учета, контроля, анализа, планирования и регули­рования с целью принятия эффективных управленческих решений.

По уровню в системе государственного управления экономиче­ские информационные системы делятся на ИС федерального, регио­нального и муниципального значения.

В зависимости от области функционирования экономических объектов можно выделить ЭИС промышленно-производственной сферы и непромышленной сферы.

Системы поддержки принятия решений (СППР) — аналитиче­ские ИС, ИС руководителя — системы, обеспечивающие возможно­сти изучения состояния, прогнозирования, развития и оценки воз­можных вариантов поведения на основе анализа данных, которые отражают результаты деятельности компании на протяжении опреленного времени. В таких системах применяются современные технологии баз данных, OLAP (Online Analytical Processing — опе­ративная аналитическая обработка данных), ХД (хранилище данных) и визуализация данных

Информационно-вычислительные системы используются в научн:ых исследованиях и разработках для проведения сложных и объемных расчетов, в качестве подсистем автоматизированных систем правления и СППР в том случае, если выработка управленческих решений должна опираться на сложные вычисления. К ним отно­сятся информационно-расчетные системы, САПР (системы автома­тизированного проектирования), имитационные стенды контроля.

Информационно-справочные системы предназначены для сбора, хранения, поиска и выдачи потребителям информации справочного характера; используются во всех сферах профессиональной деятель­ности (Гарант, Кодекс, Референт, системы семейства Консультант-Плюс: КонсультантБухгалтера, КорреспонденцияСчетов, НалогиБу-хучет, КонсультантПлюс: Версия Проф, ДеловыеБумаги, Консуль-тантПлюс: Эксперт и др.).

Основными видами ИС образования являются автоматизирован­ные системы дистанционного обучения, системы обеспечения дело­вых игр, тренажеры и тренажерные комплексы. Они предназначены Для автоматизации подготовки специалистов и обеспечивают обу­чение, управление процессом обучения и оценку его результатов.

ИС, предназначенные для автоматизации всех функций управ­ления, охватывающие весь цикл функционирования экономическо­го объекта от научно-исследовательских работ, проектирования, из­готовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия, называют интегрированными.

Корпоративные ИС — это ИС, автоматизирующие все функции управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами.

СТРУКТУРА НФОРМАЦИОННОЙ СИТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ .

Рассматривая ИС в технологическом аспекте, можно выделить аппарат управления (АУ).

Оставшиеся компоненты — информационная технология (ИТ),

информационная система решения функциональных задач (ИСФЗ),

система поддержки принятия решений (СППР)

— информационно и технологически взаимоувязаны и составляют основу архитектуры ИС.

Состав  функциональных подсистем.

Состав функциональных подсистем в ЭИС для различных предприятий может быть различным. На рис. 2.5 приведена функциональная структура экономической информационной системы для управления производственным предприятием.

В данном случае выделены подсистемы, связанные с функциями управления:

1. учет и отчетность,

2. экономический анализ,

3. текущее планирование,

4. прогнозирование,

5. управление производством,

6. управление кадрами,

7. управление финансами,

8. управление инвестициями.

Обеспечивающие подсистемы

Составляют основу информационных технологий экономической информационной системы. Состав обеспечивающих подсистем, как правило, одинаков для разных экономических объектов, что позволяет реализовывать принцип совместимости информационных систем в процессе их функционирования. Обязательными элементами проектируемого технологического обеспечения ИТ являются:

информационное лингвистическое, техническое, программное, математическое, организационное, правовое, эргономическое. Охарактеризуем каждое из них более подробно.

ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ПОДСИСТЕМЫ.

Кадровое обеспечение включает в себя персонал, занимающийся проектированием, разработкой, внедрением и эксплуатацией ЭИС.

Организационно-правовое обеспечение информационных систем представляет собой совокупность норм, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру и функции, правовой статус системы и всех звеньев, регламентирующих процессы создания и функционирования ЭИС.

Лингвистическое обеспечение (ЛО) ЛО включает информационные языки для описания структурных единиц информационной базы (документов, показателей, реквизитов и т.п.), языки управления и манипулирования данными информационной базы ИТ, языковые средства информационно-поисковых систем, языковые средства автоматизации проектирования ИС и ИТ, диалоговые языки специального назначения и другие языки, систе­му терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования автоматизированных ИС и ИТ.

Техническое обеспечение (ТО) представляет собой технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, тиражирования информации, оргтехника и ДР), обеспечивающих работу ИТ. Центральное место среди всех технических средств занимают ПК и средства связи. Структурными элементами технического обеспечения наряду с техническими сред­ствами являются также методические и руководящие материалы, техническая документация и обслуживающий их персонал.

Информационное обеспечение (ИО).

Это специально организованная совокупность реквизитов, показателей, классификаторов и кодовых обозначений, унифицированных систем документации, а также персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обновления информации, доступ к ней по утвержденным паролям.

Как правило, создание ИС предусматривает автоматизирован­ную обработку экономических задач различных функциональных подсистем.

Выделение информационных подсистем в ИС зависит от вида деятельности объекта.

Так, например, в ИС предприятий и организаций выделяют функциональную подсистему «Бухгалтерский учет»; в ИС банка — «Операционный день банка».

Совокупность всех информационных подсистем объекта составляет структурную единицу информации высшего уровня информационную систему, реализующую различные функции управления.

Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая деление ИО на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, Документация, потоки информации)

и внутримашинное (информационые массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).

Структура информационного обеспечения включает:

• систему показателей предметной области (например, показа­тели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельно­сти и др.);

• системы классификации и кодирования экономической ин­формации;

• унифицированную систему документации, создаваемую руч­ным или автоматическим способом;

• потоки информации с использованием различных вариантов организации электронного документооборота;

Информационными единицами низшего уровня являются реквизиты и показатели, служащие основаниями для составления документов и хранения в памяти машины.

Реквизит — самая простая единица, состоит из знаков — цифр имеющих смысловое значение и не поддающихся дальнейшему делению.

Подразделяются на реквизиты-признаки, отражающие качественную сторону объекта, например наименование материала, и реквизиты-основания, отражающие количественную строку объекта, например количество материала, сумма, величина объема, длины и т.д.

Каждый реквизит характеризуется своими наименованиями и значениями, например:

Фамилия Табельный Код Количество

номер детали деталей

Иванов ^{3182 21626 105}

Петров 1234 18316 67

Сочетание одного основания и всех, относящихся к нему при­знаков, образует показатель — логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отражаемого явления. Основываясь на этом определении видно, что в приведенном выше примере отражено два показателя.

Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.

Документ является составной единицей информации, вклю­чающей множество реквизитов и дающей определенные количест­венную и качественную (либо только качественную) характеристи­ки объекта, процесса, явления.

Каждая экономическая задача характеризуется определенными формами документов и содержащейся в них системой показателей. Документ отражается на бумажных носителях. Далее в памяти машины все однородные документы (информационные сообщения) формируются в информационный файл — основную структурную единицу хранения информации в памяти компьютера при автоматизированной обработке экономических задач.

Информационные файлы имеют различное функциональное назначение. Выделяют файлы условно-постоянной, переменной, промежуточной, результатной, архивной и другой информации. Часть файлов используется только для обработки одной задачи, другие — для нескольких задач. Как правило, в автоматизированной обработке экономической задачи участвует большое число информационных файлов.

Например, при обработке финансовых операций, связанных с расчетами по кассе, создаются информационные файлы плана счетов, справочников подотчетных лиц, приходных кассовых ордеров, других документов, на основе которых формируется сводная отчетность: кассовая книга, журнал-ордер № 1 и др.

Совокупность различных информационных файлов, используе­мых для обработки какого-либо комплекса экономических задач (например, учета кассовых операций), организует следующую, уж_е довольно сложную, структурную единицу информации — информа­ционный поток.

Классификаторы, коды и технология их применения

Автоматизированная обработка учетной и финансово-кредитной информации в условиях применения персональных компьютеров позволяет получать различные сводки, таблицы, ведомости, где ин­формация расположена по каким-либо группировочным реквизи­там-признакам, например по счетам бухгалтерского учета, клиен­там, работающим и т.п. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-приз­наков условными обозначениями, для чего используются различные классификаторы.

Классификатор — это систематизированный свод однородных наименований объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений.

Код — Условное обозначение объекта алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами ко­дирования.

КОДИРОВАНИЕ — процесс присвоения условных обозначений (кодов) позициям номенклатуры. Коды могут быть цифровыми, бук­венными и комбинированными (примеры: цифровой код — 213 буквенный — АБС; комбинированный — АБ180).

Локальные коды составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управ­ления (сотрудники, подразделения, продукция и т.п.). Локальные коды должны быть едиными при решении различных экономиче­ских задач.

СИСТЕМЫ КОДИРОВАНИЯ.

Рассмотрим особенности методов кодирования. Кодирование информации производится по определенной системе — совокупно­сти правил, определяющих построение кода. В настоящее время при­меняется несколько систем кодирования экономической информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.

При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку путем присвоения порядков без резерва. Поэтому порядковая система имеет ограниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур. В порядковой системе происходит автоматическое кодирование компьютером однопризначных номенклатур.

Серийная система дополняет порядковую, ею можно закодировать и более призначные номенклатуры. Каждой группе старших знаков номенклатур присваивается серия номеров, а каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера старших признаков номенклатуры.

При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зави­симости от его значности. Затем каждый признак кодируется от­дельно, начиная с 1, 01, 001 и так далее в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в машине всех необходимых итогов в соответствии с выделенными

признаками.

Пример – номер лицевого счета в банке.

Указаниями Банка России рекомендуется сложная структура кода лицевого счета, построенная по комбинированной системе и включающая до 11 группировочных признаков.

Значность кода составляет ряд знаков, которые включают: номер банковского раздела плана счета(3 знака); номер счета первого порядка (2—3 знака); номер счета второго порядка (4—5 знаков); код валюты (6—8 знаков); защитный (9 знаков); номер филиала, отделения банка (10—13 знаков); номер лицевого счета клиента банка (14—20 знаков).При необходимости значность может быть расширена и "до 25 порядков.

Например, код лицевого счета клиента банка

4 07 02 810 9 3817 0100653

имеет структуру: