Лабораторна робота 9. Застосування Інтранет для управління сучасними компаніями

Загальні теоретичні відомості

Розглянемо порядок роботи з інформацією в умовах застосування локальної мережі, яку застосовує організація для роботи з документами трьох типів: текстовими документами, електронними таблицями та базами даних.

Текстові документи.

Зв'язки між текстовими документами організовуються за допомогою гіперпосилань. Гіперпосилання зручні тим, що вони можуть організовуватись безпосередньо у тексті. Для його активації достатньо просто клацнути мишкою на виділеному слові (рисунку, фото тощо) у тексті, що зараз читається користувачем, – і відкриється інший документ, у якому пояснюється чи деталізується пов’язана з даним терміном інформація.

За допомогою гіперпосилань можна отримати прямий доступ до:

• папки з документами – якщо за допомогою гіперпосилання потрібно відкрити не сам документ, а місце зосередження групи потрібних документів;

• окремого документа – коли цей документ невеликого розміру або наперед невідомо, яка його частина знадобиться користувачу, що переходить по цьому посиланню;

• конкретного місця в документі – коли документ великий і наперед відомо, яке саме його місце потрібне користувачу.

В останньому випадку у документі, до якого здійснюється перехід, необхідно завчасно організувати одну або декілька закладок.

Закладка – це невидима у звичайних умовах поіменована мітка всередині текстового документу Word, до якої можна організувати автоматичний перехід з будь-якого місця даного текстового документу, інших документів MS Office, розташованих як на даній робочій станції, так і у будь-якому іншому місці локальної чи глобальної мережі. Назва закладки повинна бути якомога коротшою, не містити пропусків і інших спеціальних символів. Починатись вона повинна з літери. Наприклад, Нак_1_120109 – закладка для позначення наказу № 1 від 12 січня 2009 року).

Щоб поставити закладку, потрібно встановити основний курсор Word у місце, передбачене для закладки, вибрати пункти меню Вставка – Закладка. У діалоговому вікні, що з'явиться, у поле Имя закладки ввести назву закладки і натиснути клавішу Добавить.

Розглянемо приклад.

Головний менеджер фірми "Агросфера" встановив, що для повсякденної роботи йому потрібна інформація, згрупована у такі теми:

• Накази

• Листування

• Інструкції

• Дані про кадри

• Оперативні довідки

Фрагмент детальної структури взаємно пов'язаних інформаційних ресурсів наведений на рис. 1.

Кінцевими елементами схеми є текстові документи, створені у середовищі програмb MS Word, які з допомогою гіперпосилань зв'язані як зі спеціально організованими точками доступу до документів (наприклад, з файлами Накази.doc, Інструкції.doc), так і безпосередньо один з одним (наприклад, прізвище працівника, якого згадано у наказі, з файлом, де зберігається його особова справа). Файли, що слугують точками доступу до кінцевих документів можуть, у свою чергу, викликатись зі спеціально створеного для цього файлу (на рис. 1 це файл Каталог.doc). Така структура доступу до кінцевих документів (файл Каталог.doc – фали доступу – кінцеві документи) буде називатись далі дворівневою.

Приклади кінцевих документів наведено у Додатку в кінці лабораторної роботи. У цьому прикладі кінцеві документи розміщуються у 10 файлах:

РС1 – файл Накази09.doc (накази за 2009 рік);

РС2 – файл Накази10.doc (накази за 2010 рік);

РС3 – файл Накази11.doc (накази за 2011 рік);

РС3 – файл ІнстТБ.doc (інструкції з техніки безпеки);

РС4 – файл ІнстПос.doc (посадові інструкції);

РС5 – файл ЛистиПостач.doc (листи до постачальників);

РС6 – файл ЛистиЗамов.doc (листи до замовників);

РС7 – файл ЛистиДерж.doc (листи до органів державного управління);

РС8 – Файл ЛистиІнозем.doc (листи до іноземних партнерів);

РС9 – Файл Кадри.doc (Особові справи працівників);

РС10 – файл ЗаконАкти.doc (закони, постанови, розпорядження, обов'язкові для виконання директором і іншими посадовими особами фірми)

З авдання 1

На основі гіперпосилань організувати дворівневу інформаційну систему (ІС) керівника (за варіантом).

Варіанти завдання 1

1. ІС декана з даними про студентів, викладачів, дисципліни, здача сесій тощо.

2. ІС завідувача комбікормового заводу (дані про робітників, раціони, інгредієнти, приготування кормів тощо).

3. ІС вагаря (дані про автомобілі, водіїв, вантажі, зважування тощо).

4. ІС керівника транспортного цеху (водії, автомобілі, запчастини, ремонти, перевезення тощо).

5. ІС менеджера по кадрах (працівники, посади, професії, вакансії, скорочення тощо).

6. ІС менеджера пункту заправки автомобілів (види пального, автомобілі, ємності для пального, заправники, заправні колонки, видача пального тощо).

7. ІС менеджера тракторної бригади (трактористи, трактори, заправка, виконання робіт тощо).

8. ІС менеджера молочнотоварної ферми (доярки, корови, групи корів, доїння тощо).

9. ІС менеджера саду (сорти, бригади, робітники, збирання плодів, види плодів тощо).

10. ІС завідувача током (зернові культури, робітники, водії, автомобілі, розвантаження, завантаження тощо).

11. ІС керівника сільської пекарні (види борошна, сорти хліба, бригади, добавки, випіканні, відвантаження тощо).

12. ІС завідувача дитячим садком (вихователі, групи дітей, іграшки, виховні заходи, навчання тощо).

13. ІС менеджера м’ясопереробного підприємства (види худоби, м’ясники, забій тварин, розробка туш тощо).

14. ІС менеджера консервного цеху (види плодів і овочів, рецептура, види консервів, упаковка, виробництво тощо).

Порядок виконання

1. Кожний студент створює свої фа­йли на п’яти різних комп’ютерах, що працюють в мережі:

1. на двох комп'ютерах він розміщує файли з кінцевими документами (файлів має бути не менше шести, а окремих документів у них – не менше 20);

2. на двох інших комп’ютерах – файли доступу до кінцевих документів (типу файлів Інструкції.doc, Накази.doc тощо на рис. 1); таких файлів має бути не менше чотирьох; приблизний зміст файлу цього типу наведено на рис. 2;

3. на останньому комп’ютері студент створює файл з посиланнями для відкриття файлів, вказаних у п. б).

Для розміщення всіх своїх файлів студенту необхідно у папках Мої документи кожного з п’яти комп’ютерів створити папки, де згадується його прізвище.

2. У кожному з файлів, створюваних у п. а) необхідно поставити закладки перед кожним окремим документом.

3. Зв'язати кожний з файлів доступу зі "своїми" документами, створивши до них гіперпосилання з указуванням не тільки файлу, а й закладки у цьому файлі. Так наприклад, для створення гіперпосилання між назвою теми наказу № 1 за 2009 рік у таблиці (файл Накази.doc) і міткою цього наказу у файлі Накази09.doc (нехай ця мітка має вигляд Нак_1_150109) потрібно:

1. виділити назву теми наказу № 1 (слова "Про призначення замісника директора з зовнішньоекономічної діяльності");

2. вибрати у меню пункти Вставка – Гиперссылка;

3. у діалоговому вікні Добавить гиперссылку, що з'явиться при цьому, натиснути клавішу Обзор біля поля Связать с файлом/URL;

4. у вікні Связать с файлом знайти файл, з яким встановлюється зв'язок, тобто Накази99.doc; якщо файл розташований на іншому комп'ютері мережі (як у нашому випадку), то необхідно скористатись папкою робочого столу Сетевое окружение для його пошуку у мережі;

5. для того, щоб уточнити місце у кінцевому файлі Накази99.doc, до якого здійснюється перехід за допомогою гіперпосилання, натисніть клавішу Обзор біля поля Имя объекта в документе;

6. у вікні Закладка буде наведено список усіх закладок, які існують у файлі Накази99.doc. Вкажіть мишкою назву потрібної закладки (наприклад, Нак_1_150199) і натисніть клавішу ОК;

7. натисніть клавішу ОК у вікні Добавить гиперссылку.

4. Організувати роботу директора з усіма інформаційними ресурсами, для чого на комп’ютері директора створити файл Каталог.doc, приблизний зміст якого наведено на рис. 3.

5. Організувати декілька гіперпосилань безпосередньо між кінцевими документами, вставивши для цього мітки у документах, на які робляться посилання.

6. Продемонструвати роботу усієї інформаційної системи, викликавши файл Каталог.doc і відкривши панель інструментів Web.

Е

1. Дані про трактористів

Код трак­торис­та	Прізвище тракториста	Стаж, років
101	Іванчук	5
102	Петренко	2
103	Сидорець	8
104	Грищенко	7
105	Василенко	5
106	Мельник	8
107	Климчук	5

лектронні таблиці.

Часто інформаційні задачі, що розв’язуються в організації за допомогою табличного процесора є достатньо складними, коли для отримання необхідних відомостей потрібно залучати інформацію, що міститься у розподілених по мережі електронних таблицях. Це пов’язано з тим, що при великих обсягах вихідної та умовно-постійної інформації часто буває доцільно зосередити різні таблиці на комп’ютерах різних користувачів.