Інформаційні системи в менеджменті Лабораторна робота 1

Лабораторна робота 1. Визначення структури та обсягів економічної інформації

Короткі теоретичні відомості

Структура економічної інформації

Усю сукупність інформації можна поділити на такі складові, що знаходяться між собою у ієрархічній залежності:

• атрибут (реквізит),

• економічний показник,

• документ,

• масив (файл);

• підсистема;

• система.

Атрибут (реквізит, поле) – це елементарна інформаційна сукупність, що складається з ряду символів. Атрибут має назву та множину значень. Він є найменшою інформаційною сукупністю, яка розглядається в процесі побудови інформаційної системи. Атрибути бувають якісні та кількісні. Наприклад, інформаційне повідомлення "Тракторист Петренко П.П. 12.10.2008 зорав 12,3 га" містить цілий ряд атрибутів, наведених у таблиці 1.

Таблиця 1.
Атрибути інформаційного повідомлення
Назва атрибута	Значення атрибута	Тип атрибута
Дата	12.10.2008	якісний
Посада	тракторист	якісний
Прізвище	Петренко П.П.	якісний
Робота	оранка	якісний
Обсяг	12,3	кількісний
Одиниця виміру	га	якісний

Якісні атрибути описують вид господарського чи іншого процесу, умови і обставини, за яких здійснювалась господарська операція і були отримані ті чи інші кількісні дані. Кількісний атрибут вказує абсолютну чи відносну характеристику господарської операції.

Економічний показник – це інформаційна сукупність, що складається з ряду якісних і одного кількісного атрибута. Він є найменшою структурною одиницею економічної інформації (інформаційною сукупністю), що має економічний сенс. Показник розкриває суть явища, процесу чи господарської операції і дає його кількісну характеристику. Прикладом економічного показника є наведене вище інформаційне повідомлення: "Тракторист Петренко П.П. 12.10.2004 зорав 12,3 га".

Документ – це сукупність економічних показників, об’єднаних за певною ознакою (період часу, належність до певного виробничого підрозділу тощо), яка має самостійне значення. Часто документ має атрибути, призначені для ідентифікації та обслуговування самого документу (дата складання, номер, загальна сума тощо). Документ характеризується повним набором необхідних атрибутів.

Масив – набір пов’язаних однорідних документів. Для того, щоб існувала можливість об’єднати ряд документів у один масив, потрібно, щоб вони (1) мали однаковий набір атрибутів (полів) і (2) ці атрибути розташовувались в однаковому порядку.

Підсистема – набір масивів пов’язаних обслуговуванням споріднених задач, які разом складають автоматизацію окремої функції управління.

Система – набір всіх підсистем інформаційної системи управління підприємством чи організацією.

Розрахунок обсягів машинної пам’яті

При розрахунку обсягів машинної пам’яті, необхідної для зберігання даних, можна скористатись наведеними нижче відомостями, взятими з довідкової системи СУБД Access.

Створюючи таблицю, що містить масив даних, відразу необхідно вказати, до якого типу належать дані, що вводяться у кожний її стовпчик. Тільки у цьому випадку СУБД матиме змогу правильно відвести для масиву потрібне місце у пам’яті комп’ютера і контролювати правильність введення даних (наприклад, вона відразу помітить, що користувач припустився помилки, вводячи у числове поле текст чи дату). Типи даних в Access можуть набувати значень, наведених у таблиці 2.

При розрахунку обсягу пам’яті, необхідної для зберігання масиву (ОбсМ), можна скористатись спрощеною формулою:

ОбсМ = ОбсЗ  ЧисЗ,

де ОбсЗ - обсяг пам’яті, необхідної для зберігання одного запису, ЧисЗ – число записів у масиві. Величина ОбсЗ, у свою чергу, є сумою розмірів полів, з яких складається запис (рядок таблиці). Розміри текстових полів (у байтах) можна умовно вважати рівним числу символів. Розміри числових полів не визначаються числом символів, а залежать від значень чисел (табл. 3).

Таблиця 2
Типи даних в Access
Значення	Тип даних	Розмір
Текстовый	(Значення по замовчуванню). Текст чи числа, що не потребують виконання розрахунків, наприклад номери телефонів.	Число знаків, що не перевищує 255. Microsoft Access не зберігає пропуски в невикористовуваній частині поля.
Поле МЕМО	Дуже довгий текст чи комбінація тексту і чисел.	До 65 535 знаків
Числовой	Числові дані, що використовуються для проведення розрахунків.	1, 2, 4 або 8 байтів (див. таблицю 1.3)
Дата/время	Дати и час, що належать до років від 100 по 9999.	8 байтів
Логический	Значення «Так» і «Ні», а також поля, що містять лише одне з двох можливих значень (Да/Нет або True/False).	1 біт

Таблиця 3
Розміри числового поля в СУБД Access
Значення	Опис	Дробова частина	Розмір
Байт	Числа від 0 до 255 (без дробової частини).	Відсутня	1 байт
Целое	Числа від -32 768 до 32 767 (без дробової частини).	Відсутня	2 байти
Длинное целое	(Значення по замовчуванню.) Числа від -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (без дробової частини).	Відсутня	4 байти
Одинарное с плавающей точкой	Числа від –3,402823E38 до –1,401298E–45  для від’ємних значень, і від 1,401298E–45 до 3,402823E38 для додатних*)	7	4 байти
Двойное с плавающей точкой	Числа від –1,797693E308 до –4,940656E–324  для від’ємних значень і від 4,940656E–324 до 1,797693E308 для додатних*)	15	8 байтів
*) Границі чисел подано у вигляді мантиси і порядку; для представлення чисел у звичайному вигляді кому у мантисі потрібно перенести на число знаків, вказане у порядку. Так, числу -3,4Е4 відповідає -34000, а числу 3,4Е-3 відповідає 0,0034