Реквизиты:
Герб РФ или субъекта федераций
Наименование организаций который издал документ
Вид документа
Дата
Номер
Место издания
Заголовок к тексту
Текст
Подписи
Печать
Исполнитель
Визы согласования (на черновом варианте)
Решение это правовой акт принимаемый коллегиальными или совещательными органами организаций в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решение составляется по производственным вопросам (советами директоров, пед.советом) «те же реквизиты как в постановлений кроме гербов»
Текст состоит из констатирующей и распорядительной части.
Разделяется вводная от распорядительной части словом решил, решила, решили.
Если решения являются совместными то в заголовочной части таких документов указывается полное наименование всех организаций издающих данный документ. Форма глагола от 1 лица мн.ч.
Датой решения будет являться дата заседания коллегиального органа.
Указания
Это правовой акт издаваемый на основе единоначалия или его заместителями если прописано в уставе преимущественно по вопросам информационно-методического характера. А также по вопросам связанных с выполнением приказов, инструкций и др. актов данной и вышестоящих организаций. Имеет ограниченный срок действия. Составляется как вышеизложенные 2 вида документа. (в указаний можно предложить или обязать)
Распоряжение
Это правовой акт управления, как государственного органа, так и предприятия издается на основе единоначалия (зам. руководители структурных подразделений) в целях решения административных вопросов. Имеет ограниченный срок действия и касается очень узкого круга должностных лиц или организаций. Если данное распоряжение издается органа власти.
Реквизиты:
Те же и адресат.
26.01.2012 Инфомационно-справочные документы (исд)
Назначение: информирование сверху вниз, из организаций в организацию…
ИСД – служат для передачи вспомогательной информаций, которая может побуждать к действию или быть принятый к сведению.
Классификация ИСД:
Деловая переписка (письма)
Служебная переписка (внутри организаций)
Документы, передаваемые по средствам связи
Факс
Телеграмма
Телефонограмма
Электронное письмо
Справочно-аналитическая документация
Справки
Отзывы
Заключения
Переписка – это обобщенное название различных по содержанию документов которые обеспечивают оперативный информационный обмен между организациями (служебное письмо, телефонограмма, факс, электронное сообщение)
Классификация служебных писем:
Передача письма, в которых производится информация вспомогательно -делового назначения
Виды писем:
Информационное письмо
Сопроводительное письмо
Письмо-сообщение
Письма, в которых передается информация целевого и делового назначения (с опр. целью):
Запрос
Подтверждение
Гарантийное
Ответ (отказ, соглашение)
Передача прочей деловой информаций (в особых случаях)
Поздравления
Извинения
Соболезнование
Общее правило составления писем:
Деловое письмо - это письмо, обращенное должностному лицу подготовленное по определенному правилу. Для составления писем необходимо соблюдать правила
Пишем письмо только в том случае, если затруднен или невозможен разговор с человеком (телефон или личная встреча)
Если письмо выступает юридически значимым элементом делового общения (обязательства, гарантий, подтверждения)
В письмах рассматривается 1 или 2 вопроса, но связанных по теме
Объем делового письма не должен превышать 2х машинописных листов, исключение 5 листов, если это разъяснение сверху
Независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, а в необходимых случаях они могут иметь разъясняющий или дополняющий материал (приложение)
Письмо должно быть составлено грамотно, без помарок и исправлений. (в серьезных организациях в 2х экземпляров)
Письмо, как правило, имеет заголовок, (А5 без заголовка).
В зависимости от характера письма текст может быть простым или сложным. Простое состоит из 2х частей: вступление и заключение. Сложное состоит из 3х частей: вступление, основная часть (доказательство) и заключение.
Вступление: в связи…
Основная часть излагает существо вопроса (должна быть убедительной)
Заключение основная цель письма.
Используется следующая форма изложения. От 1 лица мн.ч (направляем на согласование…), от 1 лица ед.ч (прошу рассмотреть… «бланк должностного лица»), от 3 лица ед.ч (банк не может согласиться с вашими предложениями…). Должно быть обращение (уважаемый, уважаемые) заключение (с уважением и после этого подпись). Датой письма считается дата отправки, подписания.
Письма общеделового назначения – информационное, сопроводительное и письмо сообщение. (письма большого объема и пишется сверху вниз) подписывается руководителем вышестоящей организаций. Сопроводительное письмо это деловое письмо которое используется для отправки каталогов, документов не имеющих адресной части и отправляемый адресату документ требует дополнительного пояснения. Текст может начинаться со слов, представляем вам… по ведомству орг. Направляем… сотруднику высылаем вам… в письме может быть указана дополнительная информация отражающая характер управленческой ситуаций. Пожелания или просьба указывается после основного текста. Обязательным реквизитом является приложение.
Письма общецелевого назначения – просьба, запрос, предложение (оферта), заявка, ответ (соглашение или отказ), уведомление, напоминание, предупреждение, извещение.
Письмо просьба – служебное письмо, цель которого получить какую-то информацию, услугу, или товар необходимый организаций или автору. Должен содержать обоснование просьбы и непосредственно саму просьбу.
Запрос – служебное письмо, направленное с целью получения официальных сведений или документов. Может иметь причину, обоснование, информация о запросе. Подписывается руководителем организаций или уполномоченным лицом. В коммерческой деятельности это коммерческий документ который оформляется как письмо в котором покупатель обращается к продавцу с просьбой предоставить информацию о товарах, услугах, или направить предложение на поставку определенной партий продукций. указывается наименование товара, количество, цена.
Письмо предложение – служебное письмо направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества. Такие письма могут быть как инициативными или ответными. В коммерческой деятельности используется письмо оферта направляемая продавцом покупателю с предложением товаров или услуг с намерением заключить сделку с указанием её конкретных условий.
Письмо подтверждение – деловое письмо в котором адресат подтверждает получение сведений, каких-либо материалов… ключевым словом является (подтверждаем) может заканчиваться просьбой, пожеланием или предложением.
Письмо извещение – служебное письмо информирующая о публичных мероприятиях (совещание. Семинары, выставки, конференций, дни открытых дверей) рассылается широкому кругу лиц или организаций с целью участия в данном событий. Может сообщать или содержать просьбу выписать входной билет и.т.д подписывается двумя должностными лицами из разных организаций
Письмо заявка – это деловое письмо составляемая в случае если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги предоставляемая другой организацией. Может исполняться в унифицированной форме (трафарет или анкета) так и в свободной форме.
Письмо ответ - служебное письмо отвечающее на запрос, заявку или предложение. Должно отразить ситуацию, которая была отражена в письме запрос, заявка или предложение, т.е. вести параллель с инициативным письмом.
Письма по особым случаям