Литература: Басаков делопроизводство

Кузнецов ДОУ и делопроизводство

Сологуб составление, редактирование, обработка документов

(05.09.2011) Документ как носитель информаций.

Рассмотреть что такое документ и каковы его функций и свойства.

Рассмотреть признаки документов и дать классификацию.

Документ-это материальный объект закрывающий в ней информаций для передачи её в пространстве и времени.

Документ-это зафиксированная на материальной носителе информация с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.

Свойства документов: информационная: это способность документа передавать и сохранять содержащую в нем информацию.

1)уникальность и типичность

2)значимость

Материальные свойства: определяются его эксплуатационными свойствами

1. Долговечность

2. Способность противостоять неблагоприятным факторам

Функций документа:

1. Информационная

2. Соцкультурная

3. Коммуникативная

Специальные функций: правовая (юридическая) содержание документа в виде доказательств, управление с помощью документа обеспечивается воздействие на решение вопросов в управлений или государства.

Организационная устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений.

Классификация документов:

1. Рукописные

2. Машинописные

3. Графические

4. Звуковые

5. Фотографические

6. Кинодокументы

По месту происхождения:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Внутренние

По содержанию:

1. Простые

2. Сложные

По происхождению:

1. Официальные

2. Личные

По срокам хранения:

1. Постоянные

2. Долговременные (свыше 10-ти лет)

3. Временные (до 10-ти лет)

По ограничению доступа:

1. Общедоступные

2. Конфиденциальные

3. Секретные

По стадиям создания:

1. Подлинник-подписанные и надлежашим образом оформленный экземпляр документа составленные первый раз (черновой и беловой)

2. Копия-повторное абсолютно точное воспроизведение подлинника засвидетельствованная в установленном порядке должностными лицами.

3. Оттиск-копия документа изготовленная под копирку при оформлений подлинника и остающегося в делах предприятия.

4. Дубликат- второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником, сопровождаемый подписью дубликат.

5. Выписка из документа-заверенная часть текста подлинника.

По срочности:

1. Срочные

2. Несрочные

По видам деятельности: по сфере организаций: научно-технический, по торговле и.т.п

По наименованию: научные, приказы, графики и.т.п

По степени унификаций:

1. Индивидуальные

2. Типовые-расчитаны на изложение однородных процессов и явлений.

3. Трафаретные-имеет заранее напечатанный текст с вопросами которые заполняются при окончательном оформлений

Примерные и унификационные в виде анкет и таблиц:

1. Анкета-это способ предоставления унификационного текста при котором постоянная информация заполняется в левой части листа а переменная в левой.

2. Таблица-это постоянная информация размещённая заголовок в графах и боковиках и переменная заполняется на пересечений.

07.09.2011 Общие требования и правила оформления документов.

1) Общие правила и требования к размерам бумаги.

ГОСТ 9327-60. Бумага и изделие из бумаги.

Размеры форматов:

А0-842*1189

А1-594*842

А6-105*148

ГОСТ 6.30-2003 устанавливает следующие требования к размерам полей:

20мм левое

10мм правое

20мм верх и низ

2) Нумерация страниц со второй и.т.д

Номера арабскими цифрами без знаков препинания.

Номер посередине верхнего поля.

3) Оформление дат:

1.цифровой

2.словесно-цифровой.

Цифровой-одной строкой

-арабскими цифрами

-разделительными точками.

-без переносов последовательность: число\месяц\год (04.09.2010)

ГОСТ Р6.30-2003 допускает оформление дат в обратном порядке.

Международный универсальный способ.

Словесно-цифровой финансового характера (04сентября 2010г.)

Если обозначается только год смета на 2010год.

Если дата из месяца и года сокращены (г-гг.) месяц, квартал, полугодие,

В феврале 2010г.

В сентябре-октябре-2010г.

Во IIквартале

Календарные сроки в сентябре 2010г.

В пределах 2х лет в 2009-2010г,

10-ти лет в 2001-2011гг.

Квартал римскими цифрами II квартал 2010г.

03.11.2011 организационно-правовые документы (ОПД) стр (100-107)

1. Определить назначение

2. Классификация

3. особенности подготовки ОПД

4. Основные реквизиты для всех документов

1. Назначение ОПД регламентировать деятельность организаций во всех ее аспектах. Документы обязательны для исполнения и составляет правовую основу деятельности организаций.

2. Классификация – по функциональному назначению документы сферы управления.

1. Директивные – указующие (вышестоящие организаций или правительство)

2. ОПД делятся на учредительные: устав, учредительный договор, положение об организаций.

Учредительные документы учреждают организацию

ОД положение структурного подразделения

Положение о коллегиальных и совещательных органах

Структура и штатная численность

Штатное расписание

Должностные инструкций

Нормативно-методические документы

Инструкций (инструкция по регистраций внутри организаций, правила, разъяснения, положения…)

Особенности подготовки орд

1. Разработка документов организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня ее государственной регистраций.

ОПД разрабатываются учреждением руководства или подразделения с привлечением юридических служб или квалифицированных специалистов. Обязательно должны согласовываться с юридической структурой.

2. Утверждение и согласование согласуются со всеми заинтересованными лицами и юридическими организациями. ОПД в обязательном порядке проходит процедуру утверждения. Вышестоящей организацией или коллегиальным органом. Некоторые ОПД могут утверждаться руководителем структурного подразделения. Утверждается ОПД, по средствам проставления подписи руководителя в графе утверждаю

3. Распорядительным документов (приказы распоряжения)

4. Решением коллективного органа.

Срок действия документа – ОПД с точки зрения действия относиться к бессрочным документам и действует до отмены или утверждения новых ОПД за исключением штатного расписания который действует в течение одного года.

Порядок внесения изменений в документы – изменения в устав организаций вносятся в соответствий с… по решению вышестоящего органа с обязательной регистрацией.

Вступление документа в силу – датой вступления в силу ОПД считается дата его утверждения.

Основные реквизиты ОПД

1. Название организаций

2. Вид документа (устав, приказ…)

3. Гриф утверждения

4. Заголовок к тексту

5. Текст документа

6. Подпись

Общие правила структуры - текст большинства ОПД имеет сложную структуру, т.е. состоят из разделов, которые нумеруются арабскими цифрами. ОПД должны соответствовать действующему законодательству и разрабатываются на основе типовых документов.

14.11.2011 ОПД - учредительные документы правила составление и оформления.

1. Устав предприятия – это правовой акт, определяющий права, функций, структуру организаций в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Основные виды уставов – государственных предприятий они начинают действовать после утверждения вышестоящими организациями. Существуют уставы муниципальных предприятий. Утверждаются районными (городскими) организациями.

Уставы коммерческих организаций – частных организаций утверждаются на общем собраний (учредителями) с обязательной регистрацией государственными органами.

Уставы общественных организаций – принимаются и утверждаются их съездами

Уставы бывают: