Забезпечення цілісності даних.

При створенні схеми даних користувач включає в неї таблиці і встановлює зв'язки між ними. Якщо зв'язувані таблиці знаходяться відносно типу 1:1 і 1:М, для організації зв'язку можна встановити прапорець забезпечення зв'язної цілісності даних, а також автоматичного каскадного оновлення і видалення зв'язаних записів.

Забезпечення зв'язної цілісності даних означає, що при коректуванні бази даних Access забезпечує для зв'язаних таблиць контроль за дотриманням наступних умов:

• в підлеглу таблицю не може бути доданий запис з неіснуючим в головній таблиці значенням ключа зв'язку;

• в головній таблиці не можна видалити запис, якщо не видалені пов'язані з нею записи в підлеглій таблиці;

• не можна змінити значення ключа зв'язку в записі головної таблиці, якщо в підлеглій таблиці є пов'язані з нею записи.

31. Які типи об’єднання даних під час встановлення зв’язків між таблицями можна вибрати?

Існує три типи зв’язків між таблицями.

Зв’язок «один-до-багатьох»

Розглянемо базу даних відстеження замовлень, яка включає таблицю «Клієнти» й таблицю «Замовлення». Клієнт може розмістити будь-яку кількість замовлень. Таким чином, для будь-якого клієнта, представленого в таблиці «Клієнти», в таблиці «Замовлення» може міститися багато замовлень. Отже, взаємозв’язок між таблицями «Клієнти» та «Замовлення» є зв’язком «один-до-багатьох».

Щоб представити зв’язок «один-до-багатьох» у структурі власної бази даних, візьміть первинний ключ на стороні зв’язку «один» і вставте його як додаткове поле або поля в таблицю на стороні зв’язку «багато». У цьому разі, наприклад, нове поле — поле ідентифікатора з таблиці «Клієнти» — потрібно додати до таблиці «Замовлення» та назвати його «Ідентифікатор клієнта». Потім Access зможе використати номер із поля «Ідентифікатор клієнта» в таблиці «Замовлення» для пошуку користувачів, які відповідають певним замовленням.

Зв’язок «багато-до-багатьох»

Розглянемо зв’язок між таблицями «Товари» та «Замовлення». В одному замовленні може бути вказано кілька товарів. З іншого боку, один товар може зустрічатися в багатьох замовленнях. Таким чином, кожному запису в таблиці «Замовлення» може відповідати багато записів у таблиці «Товари». Крім того, кожному запису в таблиці «Товари» також може відповідати багато записів у таблиці «Замовлення». Такий тип зв’язку називається зв’язком «багато-до-багатьох», оскільки будь-якому товару може відповідати багато замовлень, а будь-якому замовленню може відповідати багато товарів. Зауважте, що для виявлення наявних зв’язків «багато-до-багатьох» між таблицями важливо розглянути обидва кінці зв’язку.

Для представлення зв’язку «багато-до-багатьох» потрібно створити третю таблицю, яку часто називають розподільною, щоб розділити зв’язок «багато-до-багатьох» на два зв’язки «один-до-багатьох». Первинний ключ із кожної з двох таблиць потрібно вставити в третю таблицю. У результаті в третій таблиці буде записано усі випадки, або екземпляри, зв’язків. Наприклад, таблиці «Замовлення» та «Товари» пов’язані зв’язком «багато-до-багатьох», який визначатиметься через створення двох зв’язків «один-до-багатьох» із таблицею «Відомості про замовлення». В одному замовленні може зустрічатися багато товарів, і кожний товар може зустрічатися в багатьох замовленнях.

Зв’язок «один-до-одного»

У зв’язку «один-до-одного» кожному запису в першій таблиці може відповідати лише один запис у другій таблиці, а кожному запису в другій таблиці може відповідати лише один запис у першій таблиці. Цей тип зв’язку не дуже поширений, оскільки зазвичай відомості, пов’язані між собою в такий спосіб, зберігаються в одній таблиці. Зв’язок «один-до-одного» можна використовувати для розділення таблиці з великою кількістю полів, для відокремлення частини таблиці з міркувань безпеки або для зберігання даних, які застосовуються лише до підмножини головної таблиці. У разі визначення такого зв’язку обидві таблиці повинні мати спільні поля.

31. Як видалити зв’язок між таблицями? Як змінити тип об’єднання?

В режимі каскадного видалення зв'язаних записів при видаленні запису з головної таблиці будуть автоматично віддалятися всі зв'язані записи в підлеглих таблицях. При видаленні запису з головної таблиці виконується каскадне видалення підлеглих записів на всіх рівнях, де заданий цей режим.

При видаленні записів безпосередньо в таблиці або через форму виводиться попередження про можливість видалення зв'язаних записів.

31. Як роздрукувати схему відношень БД.

31. Для чого використовується Мастер подстановок? Як створити підстановку для деякого зовнішнього ключа таблиці, не користуючись Мастером?

Майстер підстановок відображається під час створення стовпця підстановки в поданні таблиці, під час перетягування поля з області «Список полів» до таблиці, яку відкрито в поданні таблиці, і в поданні конструктора, якщо у стовпці «Тип даних» вибрати пункт «Майстер підстановок». Майстер допомагає виконати всі кроки, потрібні для створення стовпця підстановки, і автоматично встановлює відповідні властивості полів. Майстер також створює зв’язки таблиць та індекси, якщо це потрібно для підтримки стовпця підстановки.

31. Яких правил необхідно дотримуватися під час визначення послідовністі

заповнення таблиць даними?

В Excel існує три типа даних, які вводяться у комірки таблиці: текст, число та формула.

Для введення даних треба переміститися у обрану комірку, ввести необхідні дані та натиснути Enter (вказівник комірки зміститься на одну позицію вниз) або будь-яку клавішу переміщення курсору (вказівник комірки зміститься на сусідню позицію у обраному напрямку).

При введенні даних вони відображаються у рядку формул, де також будуть представлені кнопки для відміни або підтвердження поточного введення даних.

Якщо перший символ - літера або знак «'», то Excel вважає, що вводиться Текст. Якщо перший символ - цифра, або знак «=»,то Excel вважає, що вводиться число або формула.

При введенні даних у комірку програма дозволяє заздалегідь задати їх формат:

• натиснути правою кнопкою мишки на комірці та вибрати у меню, що з'явився пункт Формат ячеек або

• вибрати в меню Формат ♦ Формат ячеек.

Якщо у цьому діалоговому вікні вибрати Число можна отримати всі можливі види представлення чисел: Общий, Числовой, Денежный, Дата, Время та інші.