6.3. Терминология и структура данных
Все данные и другая информация СУБД хранятся на магнитных дисках в дисковых файлах.
Последовательность данных, записываемых на магнитный диск компьютера, называют файлом базы данных.
Файл базы данных представляет собой таблицу, каждая строка которой (запись) содержит некоторые сведения об описываемом объекте. Каждая клетка записи называется полем записи. Все записи базы данных имеют идентичную (одинаковую), заданную пользователем структуру и размеры.
Так, например, записи базы данных “Кадры” могут содержать поля: “Фамилия”, “Год рождения”, “Семейное положение”, “Адрес” и др.
Единицей длины данных является байт – 8 двоичных разрядов. Обычно один символ занимает один байт.
Поля записи содержат данные, которые могут быть отнесены к одному из нескольких возможных типов. Например, поля, хранящие фамилию, имя, отчество, букву – относятся к типу символьные. Поля, содержащие сведения о зарплате работника, определяются как числовые. Данные о дате рождения определены как специальный тип – дата.
6.4. Знакомство с субд Access
Запустить Access командой [Пуск-Программы-Microsoft Access].
С помощью команды [Файл-Открыть базу данных...] открыть существующую базу данных, например, базу данных «Борей» Изучите эту базу данных Борей.
Окно базы данных — один из главных элементов интерфейса Access. Здесь систематизированы все объекты БД:
таблицы,
запросы,
формы,
отчеты,
макросы и
модули.
Таблица. В базах данных вся информация хранится в двумерных таблицах. Это базовый объект БД. все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц. Каждая строка в таблице — запись БД, а столбец — поле.
Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле — однородные данные обо всех объектах .
Запросы. В СУБД запросы являются важнейшим инструментом. Главное предназначение запросов — отбор данных на основании заданных условий. С помощью запроса из базы данных можно выбрать информацию, удовлетворяющую определенным условиям.
Формы. Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах, в более удобном для восприятия виде. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, а также редактировать или удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты.
Отчеты. Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.
Макросы. Макросы служат для автоматизации повторяющихся операций. Запись макроса производится так же, как в других приложениях, например как в приложении Word.
Модули. Модули также служат для автоматизации работы с БД. Модули еще называют процедурами обработки событий и пишутся на языке VBA.
Создать базу данных можно двумя способами.
11.6. Создание реляционной базы данных и организация запроса
Система управления реляционными базами данных Microsoft Access позволяет создавать реляционные базы данных, а также обеспечивать их обработку с помощью запросов, форм и отчетов.
Создадим реляционную базу данных «Компьютер», в качестве основных объектов которой будут использованы три таблицы: «Комплектующие», «Поставщики» и «Цена». Таблицы «Комплектующие» и «Поставщики» должны быть связаны отношением «многие-ко-многим» с помощью таблицы «Цена».
Итак, прежде всего необходимо создать три таблицы: «Комплектующие» «Поставщики» и «Цена».
Таблица 11.3.Комплектующие
Код комплектующих |
Наименование |
Описание |
К1 |
Системный блок |
Pentium |
К2 |
Монитор |
15” |
К3 |
Клавиатура |
104кл. |
К4 |
Мышь |
5 кн. |
Таблица 11.4 Поставщики
Код поставщика |
Название фирмы |
Адрес |
П! |
Фирма 1 |
Адрес 1 |
П» |
Фирма 2 |
Адрес 2 |
Таблица 11.5. Цена
Счетчик |
Код комплектующих |
Код поставщика |
Цена |
1 |
К1 |
П1 |
9000 |
2 |
К1 |
П2 |
10000 |
3 |
К2 |
П1 |
5000 |
4 |
К2 |
П2 |
6000 |
5 |
К3 |
П1 |
250 |
6 |
К3 |
П2 |
300 |
7 |
К4 |
П1 |
100 |
8 |
К4 |
П2 |
150 |
Создание реляционной базы данных «Компьютеры»
Создать в приложении Access новую базу данных с помощью команды [Файл-Создать базу данных...] и присвоить ей имя «Компьютеры».
В окне Компьютеры: база данных выбрать группу объектов Таблицы и пункт Создание таблицы в режиме конструктора.
Таблица «Комплектующие» должна содержать три текстовых поля:
«Код комплектующих»,
«Наименование» и
«Описание».
Ключевым полем является поле «Код комплектующих».
3. В окне Комплектующие:
таблица ввести имена полей, тип данных и параметры полей.
В качестве ключевого поля задать поле «Код комплектующих».
Для сохранения таблицы ввести команду [Файл-Со-хранить].
Присвоить таблице имя «Комплектующие».
4. Для ввода данных в таблицу щелкнуть на значке Комплектующие.
Ввести данные в таблицу.
Таблица «Поставщики» должна содержать три текстовых ноля: «Код поставщика», «Название фирмы» и «Адрес». Ключевым полем является поле «Код поставщика».
5. Создать таблицу «Поставщики», выполнив рассмотренную выше последовательность действий. Ввести данные.
Таблица «Цена» должна содержать поля Счетчик, Код комплектующих, Код поставщика, а также поле Цена. В качестве ключа этой таблицы будет использоваться поле Счетчик.
С помощью аналогичных действий создать таблицу «Цена» и ввести данные. В полях внешних ключей не могут содержаться зна чения, отсутствующие в соответствующих ключевых
полях главных таблиц.
Таблицы «Комплектующие» и «Поставщики» должны быть связаны отношением «один-ко-многим» с таблицей «Цена». Таблица «Цена» содержит однотипные с полями первых двух таблиц поля «Код комплектующих» и «Код поставщика», являющиеся внешними ключами исходных таблиц.
Установим связи между таблицами с помощью окна Схема данных.
8. Выделенные
таблицы будут добавлены в специальное
окно -- Схема данных.
7. вести команду Сервис –Схема данных. Появится диалоговая панель Добавление таблицы Выделить в этом окне нужные таблицы и щелкнуть по кнопке Добавить |
|
|
|
Для установки между таблицами «Комплектующие» и «Поставщики» связи в отношении «многие-ко-многим» необходимо связать их с таблицей «Цена» в отношении « один-ко-многим ».
9. Перетащить мышью из таблицы «Комплектующие» ключевое поле — «Код комплектующих» (оно выделено жирным шрифтом) к одноименному полю внешнего ключа таблицы «Цена».
10. На появившейся диалого вой панели Связи устано виь опцию Обеспечение целостности данных, а затем опции каскадное обновление связанных по лей и каскадное удаление связанных записей. В за вершение щелкнуть по кнопке Создать.
Теперь установим связь в отношении «один-ко-многим» между таблицами «Поставщики» и «Цена».
Перетащить мышью из таблицы «Поставщики» ключевое поле — «Код поставщика» (оно выделено жирным шрифтом) к одноименному полю — внешнему ключу таблицы «Цена».
На появившейся диалоговой панели Связи установить опцию Обеспечение целостности данных, а затем опции каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. В завершение щелкнуть на кнопке Создать.
Теперь связь в отношении «многие-ко-многим» между таблицами «Комплектующие» и «Поставщики» через таблицу «Цена» установлена.
13. Это наглядно представлено в окне Схема данных.
Созданная реляционная база данных «Компьютеры» состоит из трех связанных таблиц и поэтому обладает целостностью данных. Это значит, что можно создавать запросы, формы и отчеты, которые используют данные из разных таблиц.
Создадим, например, запрос, который осуществляет выбор информации, необходимой для закупки дешевого системного блока.
Создание запроса в реляционной базе данных ""•' «Компьютеры»
На диалоговой панели Новый запрос выбрать опцию Конструктор и щелкнуть по кнопке ОК.
В таблице «Комплектующие» для поля «Код комплектующих» ввести условие «К1», в таблице «Поставщики» для поля «Название фирмы» установить вывод на экран, в таблице «Цена» для поля «Цена» ввести условие <9500.
На вкладке Запросы щелкнуть по кнопке Открыть. Появится результат выполнения запроса.
Задание 2. Придумать свой пример базы данных на тему социальной сферы и создать запрос.